|
02
Aralık 2004 Tarihli Resmi Gazete
Sayı:
25658
Karar Sayısı : 2004/8125
Ekli “Resmi Yazışmalarda Uygulanacak Esas ve Usuller Hakkında
Yönetmelik”in yürürlüğe konulması; 10/10/1984 tarihli ve 3056 sayılı Kanunun 2
nci ve 33 üncü maddelerine göre, Bakanlar Kurulu’nca 18/10/2004 tarihinde
kararlaştırılmıştır.
Ahmet Necdet SEZER
CUMHURBAŞKANI
Resmî Yazışmalarda Uygulanacak Esas ve Usuller Hakkında
Yönetmelik
BİRİNCİ BÖLÜM
Amaç, Kapsam, Dayanak ve Tanımlar
Amaç
Madde 1 — Bu
Yönetmeliğin amacı; resmî yazışma kurallarını belirlemek, bilgi ve belge
alışverişinin sağlıklı, hızlı ve güvenli bir biçimde yürütülmesini
sağlamaktır.
Kapsam
Madde
2 — Bu Yönetmelik, bütün kamu kurum ve kuruluşlarını kapsar.
Dayanak
Madde 3 — Bu
Yönetmelik, 10/10/1984 tarihli ve 3056 sayılı Başbakanlık Teşkilatı Hakkında Kanun Hükmünde
Kararnamenin Değiştirilerek Kabulü Hakkında Kanunun 2 nci ve 33 üncü maddelerine dayanılarak
hazırlanmıştır.
Tanımlar
Madde
4 — Bu Yönetmelikte geçen;
a) Resmî yazı: Kamu kurum ve kuruluşlarının kendi aralarında veya
gerçek ve tüzel kişilerle iletişimlerini sağlamak amacıyla yazılan yazı, resmî
belge, resmî bilgi ve elektronik belgeyi,
b) Resmî belge: Kamu
kurum ve kuruluşlarının kendi aralarında veya gerçek ve tüzel kişilerle
iletişimlerini sağlamak amacıyla oluşturdukları, gönderdikleri veya
sakladıkları
belirli bir standart ve içeriği olan belgeleri,
c) Resmî bilgi: Kamu kurum ve kuruluşlarının kendi aralarında veya
gerçek ve tüzel kişilerle iletişimleri sırasında metin, ses ve görüntü şeklinde
oluşturdukları, gönderdikleri veya sakladıkları bilgileri,
d) Elektronik ortam: Belge ve bilgilerin üzerinde bulunduğu her
türlü bilgisayarı, gezgin elektronik araçları, bilgi ve iletişim teknolojisi
ürünlerini,
e) Elektronik belge: Elektronik ortamda oluşturulan, gönderilen ve
saklanan her türlü belgeyi,
f) Dosya planı: Resmî yazıların hangi dosyaya konulacağını
gösteren kodlara ait listeyi,
g) Yazı alanı: Yazı kağıdının üst, alt, sol ve sağ kenarından 2,5
cm boşluk bırakılarak düzenlenen alanı,
h) Güvenli elektronik imza: Münhasıran imza sahibine bağlı olan,
sadece imza sahibinin tasarrufunda bulunan güvenli elektronik imza oluşturma
aracı ile oluşturulan, nitelikli elektronik sertifikaya dayanarak imza sahibinin
kimliğinin ve imzalanmış elektronik veride sonradan herhangi bir değişiklik
yapılıp yapılmadığının tespitini sağlayan elektronik imzayı,
ifade
eder.
İKİNCİ BÖLÜM
Resmî Yazışma Ortamları, Nüsha Sayısı, Belge Boyutu ve Yazı
Tipi
Resmî
yazışma ortamları ve güvenlik
Madde 5 — Kamu
kurum ve kuruluşları arasında yazılı iletişim, kâğıt kullanılarak veya
elektronik ortamda yapılır.
Kâğıtla yapılan resmî yazışmalarda daktilo veya bilgisayar
kullanılır. Bu tür yazışmalar, yazının içeriğine ve ivedilik durumuna göre faks
ile de gönderilebilir. Faksla yapılan yazışmalarda, yazıda belirtilen hususlarda
hemen işlem yapılabilir, ancak bunların beş gün içerisinde resmî yazı ile
teyidinin yapılması gerekir.
Elektronik ortamdaki
yazışmalar ilgili mevzuatta belirtilen güvenlik önlemlerine uyularak
yapılır.
Elektronik ortamda yapılan yazışmalar bu ortamın özellikleri
dikkate alınarak kaydedilir, dosyalanır ve ilgili yere iletilir. Gerekli
durumlarda, gelen yazı kağıda dökülerek de işleme alınır.
Her kurum kendisi ve gerektiğinde kurum içindeki birimler adına
resmî elektronik
posta (e-posta) adresi belirler. Bu adreslerin belirlenmesinde koordinasyon
Başbakanlık
tarafından yapılır. Elektronik ortamdaki resmî yazışmalar bu adresler arasında
yapılır.
Kamu kurum ve kuruluşları elektronik ortamda yapılacak
yazışmalarda, bu Yönetmeliğe aykırı olmamak kaydıyla gerekli düzenlemeleri yapabilir.
Nüsha
sayısı
Madde 6 — Kağıt
kullanılarak hazırlanan resmî yazılar en az iki nüsha olarak düzenlenir.
Belge
boyutu
Madde 7 — Resmî
yazışmalarda A4 (210x297 mm) ve A5 (210x148 mm) boyutunda kağıt
kullanılır.
Yazı
tipi ve karakter boyutu
Madde 8 — Bilgisayarla yazılan yazılarda "Times New Roman" yazı tipi ve 12 karakter
boyutunun kullanılması esastır. Rapor, form ve analiz gibi özelliği olan
metinlerde farklı
yazı tipi ve karakter boyutu kullanılabilir.
ÜÇÜNCÜ BÖLÜM
Resmî Yazıların Bölümleri
Başlık
Madde 9 — Başlık,
yazıyı gönderen kurum ve kuruluşun adının belirtildiği bölümdür. Bu bölümde amblem de yer alabilir.
Başlık,
kağıdın yazı alanının üst kısmına ortalanarak yazılır.
İlk satıra "T.C." kısaltması, ikinci satıra kurum ve kuruluşun adı
büyük harflerle, üçüncü satıra ise ana kuruluşun ve birimin adı küçük harflerle
ortalanarak yazılır. Başlıkta yer alan bilgiler üç satırı geçemez.
Bakanlıklar ile bağlı ve ilgili kuruluşların taşra teşkilatlarında
kullanılan başlıklar 5442 sayılı İl İdaresi Kanunu hükümlerine uygun olarak
düzenlenir.
Bölge müdürlüklerinde ise bakanlığın adının altına hangi bölge
teşkilatı olduğu yazılır (Örnek:1).
Sayı
ve evrak kayıt numarası
Madde 10 — Sayı ve
evrak kayıt numarası, dosya planına göre verilir, başlığın son satırından iki
aralık aşağıda ve yazı alanının en solundaki "Sayı:" yan başlığından sonra
yazılır.
Bu ifadeden sonra kod
numarası verilir. Kod numarasından sonra kısa çizgi (-) işareti konularak dosya
numarası, dosya numarasından sonra (-) işareti konularak evrak kayıt numarası
yazılır. Genel evrak biriminden sayı verilmesi durumunda araya eğik çizgi (/)
işareti konulur.
Evrak kayıt numarası, yazıyı gönderen birimde ve/veya kurumun
genel evrak biriminde aldığı numaradır (Örnek: 2).
Resmî yazışmalarda Başbakanlık tarafından belirlenen kodlama
sistemine ve dosya planına uyulması zorunludur.
Tarih
Madde 11 — Yazının
yetkili amir tarafından imzalanarak ilgili birimden sayı verildiği zamanı
belirten tarih bölümü, sayı ile aynı hizada olmak üzere yazı alanının en sağında
yer alır.
Tarih;
gün, ay ve yıl rakamla, aralarına (/) işareti konularak
yazılır.
Konu
Madde
12 — Konu, sayının bir aralık
altına "Konu:" yan başlığından sonra, başlık bölümündeki "T.C." kısaltması
hizasını geçmeyecek biçimde yazılır. Yazının konusu, anlamlı ve özlü bir şekilde
ifade edilir.
Gönderilen
makam
Madde 13 — Gönderilen makam; yazının gönderildiği kurum, kuruluş ve kişi ile
bunların bulundukları yeri belirtir. Bu bölüm; konunun son satırından sonra,
yazının uzunluğuna göre iki-dört aralık aşağıdan ve kağıdı ortalayacak biçimde
büyük harflerle yazılır. Yazının gönderildiği yerin belirlenmesine ilişkin diğer
hususlar parantez
içinde küçük harflerle ikinci satıra yazılır.
Kuruluş dışına gönderilen yazılarda, gerekiyorsa yazının gideceği
yerin adresi küçük harflerle ve başlığın ilk satırının hizasında, iki aralık
bırakılarak ayrıca belirtilir.
Kişilere yazılan yazılarda; "Sayın" kelimesinden sonra ad küçük,
soyadı büyük, unvan ise küçük harflerle yazılır (Örnek: 3).
İlgi
Madde 14 — İlgi,
yazılan yazının önceki bir yazıya ek ya da karşılık olduğunu veya bazı belgelere
başvurulması gerektiğini belirten bölümdür.
"İlgi:" yan başlığı, gönderilen makam bölümünün iki aralık altına
ve yazı alanının soluna küçük harflerle yazılır.
İlgide yer alan bilgiler bir satın geçerse, "İlgi" kelimesinin
altı boş bırakılarak ikinci satıra yazılır.
İlginin birden fazla olması durumunda, a, b, c gibi küçük harfler
yanlarına ayraç işareti ") " konularak kullanılır.
İlgide,
" tarihli ve sayılı" ibaresi kullanılır.
İlgide yazının sayısı, kurum veya birimin dosya kodu tam olarak
belirtilir. İlgi, tarih sırasına göre yazılır. Yazı aynı konuda birden fazla
makamın yazısına karşılık veya daha önce yazılmış çok sayıda yazıyla ilgili ise
bunların hepsi belirtilir (Örnek: 4).
Metin
Madde
15 — Metin, "İlgi"den sonra
başlayıp "İmza"ya kadar süren kısımdır.
Metne, "İlgi"nin son satırından itibaren iki aralık, "İlgi" yoksa
gönderilen yerden sonra üç aralık bırakılarak başlanır.
Metindeki kelime aralarında ve nokta, virgül, soru işareti gibi
yazı unsurlarının arasında bir vuruş boşluk bırakılır.
Paragraf başlarına yazı alanının 1.25 cm içerisinden başlanır.
Paragraf başı yapılmadığı durumlarda paragraflar arasında bir satır aralığı boşluk
bırakılır (Örnek: 5-A, B).
Metin içinde geçen sayılar rakamla ve/veya yazı ile yazılabilir.
Önemli sayılar rakam ile yazıldıktan sonra parantez içerisinde yazı ile de
gösterilebilir.
Metin içinde veya çizelgelerde üçlü gruplara ayrılarak yazılan
büyük sayılarda gruplar arasına nokta (22.465.660), sayıların yazılışında
kesirleri ayırmak için ise virgül (25,33 -yirmi beş tam yüzde otuz üç)
kullanılır.
Yazı, Türk Dil Kurumu tarafından hazırlanan İmla Kılavuzu ile
Türkçe Sözlük esas alınarak dil bilgisi kurallarına göre yaşayan Türkçe ile
yazılır.
Metinde zorunlu olmadıkça yabancı kelimelere yer verilmez ve
gereksiz tekrardan kaçınılır. Türk Dil Kurumu tarafından hazırlanan İmla Kılavuzu'nda
bulunmayan kısaltmaların kullanılmasının zorunlu olduğu durumlarda, kısaltmanın
ilk kullanıldığı yerde parantez içinde kısaltmanın açık biçimi gösterilir.
Alt makama yazılan yazılar "Rica ederim.", üst ve aynı düzey
makamlara yazılan yazılar "Arz ederim.", üst ve alt makamlara dağıtımlı olarak
yazılan yazılar "Arz ve rica ederim." biçiminde bitirilir.
İmza
Madde 16 — Metnin
bitiminden itibaren iki-dört aralık boşluk bırakılarak yazıyı imzalayacak olan
makam sahibinin adı, soyadı ve unvanı yazı alanının en sağına yazılır. İmza ad
ve soyadın üzerinde bırakılan boşluğa atılır. Elektronik ortamda yapılacak
yazışmalarda, imza yetkisine sahip kişi yazıyı, güvenli elektronik imzası ile
imzalar.
Yazıyı imzalayanın adı küçük, soyadı büyük harflerle yazılır.
Unvanlar ad ve soyadın altına küçük harflerle yazılır. Akademik unvanlar ismin
ön tarafına küçük harflerle ve kısaltılarak yazılır.
Yazıyı imzalayacak olan makam, yazının gideceği makama göre
kurum/kuruluşun
"imza yetkileri yönergesi"ne veya yetkili makamlarca verilen
imza-yetkisine uyularak seçilir.
Yazıyı makam sahibi yerine yetki devredilen kişi imzaladığında,
imzalayanın ad ve soyadı birinci satıra, yetki devredenin makamı "Başbakan a.",
"Vali a." ve "Rektör a.", biçiminde ikinci satıra, imzalayan makamın unvanı ise
üçüncü satıra yazılır.
Yazı vekaleten imzalandığında, imzalayanın ad ve soyadı birinci
satıra, vekalet bırakanın makamı "Başbakan V.", "Vali V." ve "Rektör V."
biçiminde ikinci satıra yazılır (Örnek: 6-A).
Yazının iki yetkili tarafından imzalanması durumunda üst makam
sahibinin adı, soyadı, unvanı ve imzası sağda (Örnek: 6-B); ikiden fazla yetkili
tarafından imzalanması durumunda üst makam sahibinin adı, soyadı, unvanı ve imzası solda
olmak üzere yetkililer makam sırasına göre soldan sağa doğru sıralanır (Örnek:
6-C).
Atama kararnamelerinde imza bölümü, Örnek: 6-D'de olduğu biçimde
düzenlenir.
Onay
Madde 17 — Onay
gerektiren yazılar ilgili birim tarafından teklif edilir ve yetkili makam
tarafından onaylanır.
Yazı onaya sunulurken imza bölümünden sonra uygun satır aralığı
bırakılarak yazı alanının ortasına büyük harflerle "OLUR" yazılır. "OLUR"un
altında onay tarihi yer alır.
Onay tarihinden sonra imza için uygun boşluk bırakılarak
onaylayanın adı, soyadı ve altına unvanı yazılır (Örnek: 7-A).
Yazıyı teklif eden birim ile onay makamı arasında makamlar varsa
bunlardan onay makamına en yakın yetkili "Uygun görüşle arz ederim." ifadesiyle
onaya katılır. Bu ifade, teklif eden birim ile onay bölümü arasına uygun boşluk
bırakılarak yazılır ve yazı alanının solunda yer alır (Örnek: 7-B).
Elektronik ortamda hazırlanan yazıya onay verecek yetkili kişi
resmî yazıyı güvenli elektronik imzası ile imzalar.
Ekler
Madde 18 — Yazının
ekleri imza bölümünden sonra uygun satır aralığı bırakılarak yazı alanının
soluna konulan "EK/EKLER:" ifadesinin altına yazılır.
Ek adedi birden fazla ise numaralandırılır. Ek listesi yazı
alanına sığmayacak kadar uzunsa ayrı bir sayfada gösterilir.
Yazı eklerinin dağıtımdaki bazı yerlere gönderilmediği durumlarda,
"Ek konulmadı" ya
da "Ek-.... konulmadı", bazı eklerin konulması durumunda ise, "Ek-....
Konuldu" ifadesi
yazılır (Örnek: 8).
Dağıtım
Madde 19 — Dağıtım,
yazıların gereği ve bilgi için gönderildiği yerlerin protokol sırası esas
alınarak belirtildiği bölümdür. "EKLER"den sonra uygun satır aralığı bırakılarak
yazı alanının soluna "DAĞITIM:" yazılır. Ek yoksa dağıtım EKLER'in yerine
yazılır.
Yazının gereğini yerine getirme durumunda olanlar, "Gereği"
kısmına, yazının içeriğinden bilgilendirilmesi istenenler ise "Bilgi" kısmına
protokol sırasıyla yazılır. "Gereği" kısmı dağıtım başlığının altına, "Bilgi"
kısmı ise "Gereği" kısmı ile aynı satıra yazılır.
"Bilgi" kısmı yoksa, kurum ve kuruluş adları doğrudan "DAĞITIM"
başlığının altına yazılır (Örnek: 9-A, B).
Paraf
Madde 20 — Yazının
kurum içinde kalan nüshası, yazıyı hazırlayan ve kurum tarafından belirlenen en
fazla 5 görevli tarafından paraf edilir. Paraflar, adres bölümünün hemen üstünde ve yazı
alanının solunda yer alır.
Elektronik
ortamda yapılan yazışmalarda paraflar elektronik onay yoluyla alınır.
Yazıyı paraflayan kişilerin unvanları gerektiğinde kısaltılarak
yazılır, (:) işareti konulduktan sonra büyük harfle adının baş harfi ve soyadı
yazılır. El yazısı ile tarih belirtilerek paraflanır (Örnek:
10).
Koordinasyon
Madde 21 — Başka birimlerle işbirliği yapılarak hazırlanan
yazılarda, paraf bölümünden sonra bir satır aralığı bırakılarak "Koordinasyon:" yazılır ve
işbirliğine dahil olan personelin unvan, ad ve soyadları paraf bölümündeki
biçime uygun olarak düzenlenir (Örnek: 11).
Adres
Madde 22 — Yazı
alanının sınırları içinde kalacak şekilde sayfa sonuna soldan başlayarak yazıyı
gönderen kurum ve kuruluşun adresi, telefon ve faks numarası, e-posta adresi ve
elektronik ağ sayfasını içeren iletişim bilgileri yazılır. İletişim bilgileri
yazıdan bir çizgi ile ayrılır.
Yazının gönderildiği kurum ve kişilerin, gerektiğinde daha
ayrıntılı bilgi alabilmeleri için başvuracakları görevlinin adı, soyadı ve unvanı adres
bölümünün sağında yer alır (Örnek: 12).
Gizli
yazılar
Madde 23 — Yazı
gizlilik derecesi taşıyorsa, gizlilik derecesi belgenin üst ve alt ortasına
büyük harflerle kırmızı renkli olarak belirtilir. Gizlilik dereceleri; çok
gizli, gizli, özel, hizmete özel şeklinde görev alanı ve hizmet özelliğine göre
kurum veya kuruluşça belirlenir (Örnek: 5-A,
B).
İvedi
ve günlü yazılar, tekit yazısı
Madde 24 — Öncelik
verilmesi gereken durumlarda yazıya cevap verilmesi gereken tarih metin içinde,
yazının ivedi ve günlü olduğu ise sayfanın sağ üst kısmında büyük harflerle
kırmızı renkli olarak belirtilir. Yazıyı alan bu ivediliğin gereğini
yapmakla yükümlüdür (Örnek: 5-A, B).
Resmî yazılara uygun sürede cevap verilmemesi durumunda ilgili
kurum ve kuruluşlara tekit yazısı yazılır.
Sayfa
numarası
Madde 25 — Sayfa
numarası, yazı alanının sağ altına toplam sayfa sayısının kaçıncısı olduğunu gösterecek
şekilde verilir (Örnek: 1/9, 2/7, 5/32).
Aslına
uygunluk onayı
Madde 26 — Bir
yazıdan örnek çıkartılması gerekiyorsa örneğinin uygun bir yerine "Aslının aynıdır" ifadesi
yazılarak imzalanır ve mühürlenir.
Kurum ve kuruluşlar
elektronik ortamdaki belgelerin değiştirilmesini ve aslına uygun olmayan biçimde
çoğaltılmasını önleyen teknik tedbirleri alır.
DÖRDÜNCÜ BÖLÜM
Resmî Yazıların Gönderiliş ve Alınışlarında Yapılacak
İşlemler
Kayıt
kaşesi
Madde 27 — Gelen evrak, Örnek 13'te yer alan kayıt kaşesi kullanılarak kaydedilir. Kamu kurum ve
kuruluşları Örnek 13'te yer alan kaşeyi örnek alarak kendilerine uygun bir kaşe
hazırlar ve kullanırlar. Bu kaşeler evrakın arka yüzüne basıldıktan sonra
evrakın tarih ve sayısı yazılır, ünite içinde hangi bölümü ilgilendiriyorsa o
bölümün karşısına gereği yapılmak veya bilgi vermek maksadıyla (x) işareti
konulur. Ek olduğunda bunların adedi en alt sütunda rakamla belirtilir.
Elektronik
ortamda yapılan yazışmalarda, doğrulama yapıldıktan sonra yazı ilgili birime
gönderilir.
Yazıların
gönderilmesi
Madde 28 — Yazıyı
gönderenin iletişim bilgileri zarfın sol üst köşesinde, yazının gideceği yerin
iletişim bilgileri ise zarfın ortasında yer alır. Yazının gizlilik derecesi
zarfın üst ve alt ortasına, ivedilik derecesi ise sağ üst köşeye gelecek biçimde
kırmızı renkle belirtilir.
Çok gizli yazılar çift zarf ile gönderilir. İç zarfa yazı konulur,
zarfın kapanma yerlerine hazırlayanın parafları atılır ve saydam bant ile
paraflar örtülecek şekilde zarf kapatılır. İç zarfın üzerine de iletişim
bilgileri yazılarak, yazının çok gizli olduğu zarfın üst ve alt ortasına, varsa
ivedilik derecesi sağ üst köşeye gelecek biçimde kırmızı renkle belirtilir.
İç zarf ve Örnek 14'te gösterilen iki suret evrak senedi dış
zarfın içine konularak gizlilik derecesi olmayan yazılar gibi kapatılıp, üzerine
gideceği yer ve evrak sayısı yazılır. Dış zarfın üzerinde gizlilik derecesi
bulunmaz, varsa ivedilik derecesi kırmızı renkli olarak
belirtilir.
Elektronik ortamdaki yazışmalar kurum ve kuruluşların e-posta adresi üzerinden yapılır.
Elektronik ortamda yapılan yazışmaların ve gönderilen belgelerin
gizli olması durumunda bunlar bir iletinin ekinde gönderilir ve iletinin konu
kısmına gizlilik derecesi yazılır.
"Çok
gizli" gizlilik dereceli yazıların
alınması
Madde 29 — "Çok
gizli" gizlilik dereceli yazılarda, dış zarfı açan görevli iç zarf üzerinde yer
alan "çok gizli" ibaresini gördüğünde zarfı açmadan yetkili makama sunar. Bu
görevli dış zarfın içinde yer alan evrak senedini imzalayarak bir nüshasını
gönderen makama iade eder.
BEŞİNCİ BÖLÜM
Son Hükümler
Yürürlük
Madde
30 — Bu Yönetmelik yayımı
tarihinde yürürlüğe girer.
Yürütme
Madde
31— Bu Yönetmelik hükümlerini Bakanlar Kurulu
yürütür.
EKLERİ
ALINMAMIŞTIR
| 
RESMİ YAZIŞMALARDA
UYGULANACAK ESAS VE USULLER HAKKINDA YÖNETMELİK