2. İŞLETME ÇALIŞANLARI TARAFINDAN YAPILAN HİLELER     

   İşletmelerde Yapılan Hileler ve Bunların Önlenmesi - 1    

 

 

22 Temmuz 2003

 

Halil SÖYLER

(MÜSBE Muhasebe Finansman Bilim Dalı Doktora Öğr.)

halil62@hotmail.com

 

2. İŞLETME ÇALIŞANLARI TARAFINDAN YAPILAN HİLELER

 

Globalleşen ve giderek rekabetin yoğunlaştığı dünyada çalışan kişilerin çalıştıkları işletmeler bünyesinde yaptıkları hileler son yıllarda önemli ölçüde artış göstermiş ve verdikleri zararlar büyük boyutlara ulaşmıştır.

Dolayısıyla, çalışanların yaptıkları hileler, hem ekonomiye hem de çalıştıkları işletmelere büyük zararlar vermektedir. Buna bir örnek vermek gerekirse, İngiltere'de, tek bir çalışan yüzünden bütün bir şirketin iflasa sürüklenmesi yeterli olacaktır herhalde. Ayrıca yine bir çalışanın yaptığı hile, öteki çalışanların işlerine son verilmesi gibi istenmeyen sonuçlar da doğurabilmektedir.

Çalışanların dahil oldukları hile olayları çok önemlidir ve giderek de artmaktadır. Şirket otomasyonu arttıkça, şirket içinde hile yapma imkanları da artmaktadır. Çünkü hile olaylarının tespit edilmesi ve önlenmesi daha çok sorun teşkil etmektedir. Sonuç olarak, işletmeler, beyaz yakalı çalışanlarının işleyebilecekleri dolandırıcılık suçlarında daha çok dikkat etmektedir. Her bir dolandırıcılık olayının ortalama 116,000 $ gibi bir kayba yol açtığı bilinmektedir.

Bir şirketin sahibi ya da müdürü, daha olaydan şüphe bile etmeye fırsat kalmadan söz konusu yolsuzluktan büyük miktarda kayba uğrayabilir. Çünkü bu tarz suçlar, güvenilir bir mevkiye sahip şirket çalışanları tarafından işlenmektedir. Kayıp, nakit kayıtlarından alınan ufak bir para miktarı da olabilir çok daha büyük bir meblağ da olabilir.

Bu bağlamda, hileye yönelik sorunlar üzerinde her ülke ve işletme önemle durmalıdır. Ayrıca hilenin, genel ekonomi üzerindeki, devlet yönetimi üzerindeki ve hile yapmayan kişiler üzerindeki olumsuz etkileri etraflıca dikkate alınmalıdır.

2.1 İşletme Çalışanlarınca Yapılan Hilelerin Yapılma Biçimleri ve Önlenmesi

İşletme çalışanları işletmelerde çok değişik biçimlerde hile yapmaktadırlar. Çalışanlarca işletmelerde yapılabilecek hileler ve bunlara ilişkin açıklamalar aşağıda verilmiştir.

-- Çeşitli biçimlerde yapılan para tahsilatının kayıtlara yansıtılmadan zimmete geçirilmesi.

-- İşletmenin kayıtlarında gözüken paranın zimmete geçirilmesi.

Bu tür hile olaylarında, şirket çalışanları yapılan tahsilatın veya elde edilen işletme hasılatının bir kısmını çeşitli yollarla kişisel kullanımı için çalması söz konusudur. Bu bağlamda bu tür hileleri önleyebilmek için işletmelerde yapılması gereken işlemlerden bazıları aşağıda açıklanmıştır.

  • Tahsilat makbuzlarını kontrol etmek için şirkette ikinci bir eleman bulundurun,
  • Boş tahsilat makbuzlarını sıkı bir şekilde takip edin,
  • Nakit mevduatlarınızın eldeki nakit hasılata eşit olduğundan emin olun,
  • Ödemelerine karşılık kredi alamayan müşterilerinizden gelen şikayetleri araştırın.

 

-- İşletmeye ait çekler üzerinde yapılan hileler ( çalınması, değiştirilmesi vb. )

Belki de işletme çalışanlarının en fazla rağbet ettiği hile biçimlerinden biri de çekler üzerinde yapılanlardır. Çeklerde yapılan hilelerin maddi boyutlarını tam olarak kimse bilmemektedir. Tahminler farklılık gösterse de açık olan bir şey var o da mevcut baskı ve grafik teknolojileriyle çek hilelerinin giderek arttığıdır.

 

Ernst&Young LLP araştırma şirketinin yaptığı tahminlere göre her yıl 500 milyon çekte yolsuzluk yapılmaktadır. Yakın zamanda Amerikan Bankacıları Derneği (American Bankers Association –ABA) çeklerde dönen dolaplardan kaynaklanan maddi kaybı, 4.2 Milyar USD olarak belirlemiştir. FBI ise 2 Milyar USD gibi bir kayıp olduğunu dile getirmiştir. ABA, 1991 ve 1993 yılları arasında, çeklerde yapılan hilelerde % 136’lık bir artışla 1.270.000 vakaya kadar ulaştığını belirtmektedir. Yapılan bu yolsuzluklar, çek defterlerinin çalınmasından daha karmaşık ve profesyonelce düzenlenen sahtekarlıklara kadar değişiklik göstermektedir. Bu türden çek yolsuzluklarını önlemenin yolları aşağıda açıklanmıştır.

 

  • Şirketin bünyesinde bir denetleme mekanizması kurarak çeklerin yetkisi olmayan kişilerce imzalanmasını engelleyin,
  • Bankaların imza kartlarını düzenli olarak güncelleyin. Çek yazma yetkisini güvenilir insanlara verin,
  • Çek stoğunuzu kontrol edin, ve yazıcınız için kullanılan yazılım ve donanımı güvence altına alınız,
  • Bankanıza zaman zaman giderek güvenlik prosedürlerini kontrol ediniz. Bankanız olası çek yolsuzluklarına karşı ne kadar hazırlıklı araştırınız.

 

-- Banka kayıtları ile oynanarak parasal yarar sağlanması.

Çalışanların banka hesapları üzerinde çeşitli biçimlerde oynayarak kişisel menfaat sağlaması mümkündür. Bu tür durumların önlenmesi amacıyla aşağıda işlemler yapılmalıdır.

 

  • Dönem içinde banka hesap ekstrelerini bankalar itibariyle sondaj usulü kontrol ediniz. Devamlı ve yüksek tutarlı kullanılabilir günlük devir bakiyelerini tespit ediniz. Gerekirse döküm listesi çıkartınız.
  • Bankaların ödediği faizler ile ilgili kayıtlarda ilgili yıl gelir hesap hesaplarına yazılıp yazılmadığını kontrol ediniz.
  • İnceleme dönemi sonu itibariyle döviz mevduat hesabının olup olmadığını tespit ediniz. Döviz mevduat hesaplarının değerlenmesi gerekir, kontrol ediniz.

 

-- Belgeler üzerinde yapılan sahtekarlıklar ile yarar sağlama.

-- Yapılmaması gereken veya önceden yapılmış ödemelerin yapılması.

-- İşletmeye gerçek olmayan borçlar yaratılarak lehte ödemenin sağlanması.

-- Sahte satıcılar yaratarak lehte ödeme sağlanması.

 

Usulüne uygun ve düzenli çalışmayan bir muhasebede hile yapılması daha kolaydır. Örneğin; Kasadaki paradan bir kısmını zimmetine geçiren veznedar bu durumu örtbas etmek için usulsüz bazı işlemler yapmaktadır. Bunun için sahte belgelere dayanan ödemeler, yapılmaması gereken ödemeler, gerçek olmayan borçlar için yapılan ödemeler veya sahte satıcılara yapılan bazı ödemeleri çektiği paraları kapatmak için kasaya geçirebilmektedir. Bu gibi durumları önleyebilmek için aşağıdaki işlemler yapılmalıdır.

  • İşletme kayıtlarında yer alan belgeler üzerinde düzeltme veya tahrifat yapılıp yapılmadığını kontrol edilmelidir.
  • İşletmenin tedarikçisi durumundaki firmalar ile belirli periyotlar da gerekli mutabakat işlemleri yapılmalıdır.
  • Benzer isim ve adresler ile sürekli olarak karşılaşılması durumunda olay detaylı şekilde incelenmelidir.

 

-- Stok ve hurda hırsızlığı.

Depodaki malları zimmetine geçiren bir depo çalışanı, bu durumu gizlemek için stok kartlarında toplam yanlışlıkları yaparak bu amacına ulaşabilir. Stok ve hurda hırsızlıklarını işletmelerde önlemek amacıyla aşağıdaki işlemler yapılmalıdır.

 

  • Dönem sonu itibariyle stok hesaplarının mizan bakiyesini tutar ve miktar yönünden doğruluğu kontrol edilmelidir.
  • Maliyet bedeline nazaran satış bedeli % 10 ve daha fazla değer düşüklüğü gösteren stokların hurda stoklarına dahil edilmelidir.
  • Bilanço tarihi itibariyle çıkarılmış olan mukayeseli envanter listelerini inceleyiniz ve listelerde ki yetkili imzaların olup olmadığı kontrol edilmelidir.
  • Envanter listelerindeki kaydi bakiyelerin mizan kayıtlarıyla mutabakatını ayrı ayrı stoklar ve toplam tutarlar itibariyle kontrol edilmelidir.

 

-- Duran varlık ya da ekipman hırsızlığı.

Bu tür hırsızlık olaylarında çalışanlar, işletmede deftere kayıtlı duran varlık niteliğine sahip demirbaşları veya işletmede kullanılan çeşitli araç gereçlerini kendi menfaatleri doğrultusunda iktisap edebilmektedirler. Bu türden hırsızlık olaylarının önlenmesi için yapılabilecek işlemler arasında:

  • İşletmede mevcut sorumlulukları çalışanlar arasında sıkı bir şekilde dağıtımı,
  • İşletmeye kayıtlı demirbaşların kaydı detaylı bir biçimde tutulmalı, hatta değerli demirbaşların seri numaralarının bir yere kaydedilmesi gerekmektedir.

-- Gerçek olmayan harcamalar yaratarak ödemelerin elde edilmesi.

-- Gider kalemlerinin şişirilmesi.

Çalışanlar tarafından yapılan bu tür hileler, genellikle işletmelerin muhasebe kayıtları üzerinde muhteviyatı itibariyle yanıltıcı belge kullanmak suretiyle gerçekleştirilmektedir. Bu tür hilelerde çalışanlar gerek kendi yaptıkları gerekse tamamen fiktif gider ve harcamalar yaratarak kendi menfaatleri doğrultusunda ödemeleri elde edebilmektedir. Bu tür hileleri önleyebilmek amacıyla işletmeler:

 

  • Dönem içinde türleri itibariyle ortaya çıkan giderlerin bütçeyle karşılaştırması yapılmalı ve bütçeye göre önemli sapma gösteren harcamaların sebeplerinin araştırılması gerekmektedir.
  • Genel olarak giderler muavin kayıtlardan hareketle sondaj usulü kontrol edilmelidir.
  • Giderlere ait mahsup veya tediye fişlerinin yetkililerce imzalanıp imzalanmadığı kontrol edilmelidir.
  • Dönem içinde yapılan giderlerden dikkati çeken ve önemli tutarları ihtiva eden harcamalara ilişkin detaylı araştırmalar yapılmalı ve bu giderlerin ödemeleri kontrol edilmelidir.

-- Gereğinden fazla satın alımı yapılması.

-- Fazla mesai ücretleri yaratılarak menfaat sağlanması.

-- Hayali çalışanlar yaratılarak menfaat sağlanması.

Çalışanlar tarafından yapılan bu tür hilelerde ise işletme kayıtları üzerinde oynanarak gerçek olmayan kayıtlar yapılmak suretiyle çalışanların gerek gerçek olmayan fazla mesai ücreti gerekse gerçek olmayan çalışanlara yapılan ödemeleri zimmetlerine geçirmeleri söz konusu olmaktadır. Bu tip hilelerin önlenmesi içinde işletmeler etkin bir iç kontrol yapısı ve buna uyumlu olarak çalışabilecek iç denetim mekanizmaları kurmaları gerekmektedir.

-- Arttırılmış kişisel sağlık harcamaları ile menfaat sağlanması.

-- Arttırılmış seyahat harcamaları ile menfaat sağlanması.

Günümüzde çalışanlar çalıştıkları işletmelerden aldıkları ücretleri yeterli görmeyerek yapmış oldukları sağlık, yol ve yemek gibi harcamalarını şişirmek suretiyle işletmelerden gerçek olmayan harcamalara istinaden ödemeler alarak yarar sağladıkları bilinmektedir. Bu tür hilelerin önlenmesi için :

  • Sağlık, yemek, yol vb. masrafların ödenmesinde masraf listeleri üzerinde yetkili imzaların ve liste eklerinde ilgili masrafların belgelerinin bulunup bulunmadığını kontrol edilmelidir. Ayrıca yapılan bu harcamaların varsa işletme tarafından konulmuş olan politika ve prosedürlere uygunluğu araştırılmalıdır.

2.2 İşletme Çalışanlarının Hile Yapma Olasılığı

İşletmelerde kimlerin hile yapabileceğine ilişkin çeşitli sınıflandırmalar yapılmıştır.

  • Bazı çalışanlar her zaman dürüsttür,
  • Bazı çalışanlar (yukarıdaki gruptan daha az ) her zaman dürüst değildir,
  • Bir çok çalışan bazen dürüsttür,
  • Bazı çalışanlar çoğu zaman dürüsttür.

 

Yukarıdaki sınıflandırmadan elde edilebilecek istatistiki bilgiler göre ise de:

 

  • Çalışanların % 5’i koşullar ne olursa olsun hile yapmaya kararlı durumdadırlar,
  • Çalışanların % 10’u koşullar ne olursa olsun hile yapma eğilimi içinde değildir,
  • Çalışanların % 85’i uygun ortam koşullarında hile yapma eğilimine girebilmektedir.

Yukarıdaki açıklamalara göre dikkate alınması gereken çalışanlar % 85’lik gruba giren kişilerdir. Dolayısıyla hileye karşı alınan önlemlerde bu % 85’lik grup dikkate alınacaktır.

Rudewicz’e göre de çalışanların büyük çoğunluğu dürüst ve güvenilirdir. Rudewicz’e göre yukarıda sınıflandırma biraz farklılık göstermekte olup;

  • Çalışanların % 10’u asla hile yapmaz,
  • Çalışanların % 10’u her şartta hile yapar,
  • Çalışanların % 80’i fırsat oluşması durumunda hile yapmaktadır.

2.3 İşletme Çalışanlarını Hile Yapmaya İten Nedenler

Bir kişinin çalıştığı işletmeyi dolandırmasına neden olarak bilinen veya bilinmeyen çok çeşitli unsurlar olabilmektedir. Ancak bazı unsurların bir araya gelmesi halinde hile eylemi kaçınılmaz olmaktadır. Örneğin; herhangi bir ortamda yangın çıkabilmesi için benzin, ateş ve oksijenin birleşmesi yeterli olmaktadır. Bunlardan birinin olmaması durumunda ise yangın tehlikesi yok denecek kadar azalmaktadır.

Hilenin gerçekleşme eylemini de yukarıda açıklanan türden bir birlikteliğe indirgemek mümkündür. Bu bağlamda hilenin oluşması için gerekli 3 unsurun varlığından söz edilebilmektedir. Bu unsurlar:

  • Baskı,
  • Fırsat ve
  • Haklı gösterme olarak ifade edilebilmektedir.

Bunun dışında öne sürülen bir diğer farklı görüşte ise; suç (hile) iki faktörün bileşimi ile oluşur. Bu iki faktör; Fırsat ve baskıdır.

Suç = Fırsat + Baskı

Fırsatlar; çalışanlara olan fazla güvenden kaynaklanmaktadır. Baskı ise; çalışanların borçları veya kayıpları gibi zayıflıklardan doğar.

Bu üç unsurun birleşimi ve hilenin oluşumu çeşitli şekillerle ifade edilebilmektedir. Bunlardan bir tanesi: iç içe geçmiş üç çember şekli ile ifade edilen oluşumdur. Burada da üç ayak söz konusudur. Bu unsurlar ; fırsat, baskı ve haklı göstermedir. İşte bu üç çemberin kesiştiği nokta yüksek riskli olarak tanımlanmıştır.

Diğeri ve asıl olarak üzerinde duracağımız, adına hile üçgeni adı verilen ve üç unsurun bir araya gelmesi ile hileye neden olan süreç aşağıda açıklanmıştır.

                     BASKI

HİLE

ÜÇGENİ

        FIRSAT             HAKLI GÖSTERME

Bu hile üçgeninin işleyişini aşağıda basit bir örnek üzerinden açıklanmıştır.

- Çalışan, kumar tutkusu nedeniyle büyük tutarlı bir borç altına girmiştir. Gelir düzeyinin yetersiz olması nedeniyle borcunu ödeyememiş ve ölüm tehdidi almaya başlamıştır. (BASKI unsuru)

- İşletmede sağlıklı bir iç kontrol yapısı ve denetim mekanizması olmadığından çalışan yakalanmayacağını düşünerek parayı zimmetine geçirmektedir. ( FIRSAT unsuru)

- Yakalandığında, yaptığı eyleminin ahlaki nitelik taşımadığını bilse de parayı sonradan yerine koyacağını ve bu nedenle suçlanabileceğini tahmin etmediği gibi bahaneler ileri sürerek kendini haklı gösterme çabası içine sokabilmektedir. (HAKLI GÖSTERME unsuru)

Yukarıdaki örnekte görüleceği üzere üç unsurun bir araya gelmesi ile hile eylemi meydana gelmiştir. Çok kesin olarak söylenemese de bu üç unsurun birinin veya birkaçının olmaması hileyi ortadan kaldırabilecek veya olasılığını azaltabilecektir.

YARARLANILAN KAYNAKLAR

1- 20 Ways to Detect Fraud

2- BOZKURT, Nejat; İşletme Çalışanları Tarafından Yapılan Hileleri Doğuran Nedenler, Yaklaşım Dergisi, Yıl:8 Sayı:92, Ağustos 2002

3- BOZKURT, Nejat; İşletmelerde Çalışanların Yaptıkları Hileler, Ortaya Çıkartılması ve Önlenmesi, Seminer Notları, Marmara Üniversitesi, İstanbul 2001

4- Employee Theft Prevention Tips, http://www.metrokc.gov/www.nav.map

5- GUERCİO, John P, RİCE, E. Barry and SHERMAN, Martin F.; Old Fashioned Fraud by Employees is Alive and Well, Results of a Survey of Practicing CPAs, CPA Journal, September 1988

6- HANSEN, James D and BUCKHOFF, Thomas A., To Catch A Thief, Journal Of Accountancy, March 2000

7- KAYMAK, Can; Muhasebede Yapılan Hata ve Hilelerin Muhasebe ve Muhasebe Denetimi Yönünden Değerlendirilmesi, Yüksek Lisans Tezi, M.Ü.S.B.E. Muhasebe Finansman Bilim Dalı, İstanbul 1996

8- KRASINSKI, Mark; Preventing Loss From Check Fraud, TMA Journal, Atlanta, July – August 1996

9- Managing a Smal Business, Preventing Embezzlement

10- MARTİN, Josh; An HR Guide to White Collar Crime, HR Focus, Sep 1998, Vol 75, Issue 9, Newyork