DEFTER VE BELGELERİN KAYBININ SONUÇLARI

Gerçek ve Tüzel kişiler, işletmelerinin mali ve iktisadi durumunu, üçüncü kişilerle ticari ilişkilerini, her yıl içinde elde edilen sonuçları ve vergi ile ilgili hesaplarını tesbit etmek amacıyla TTK ve VUK’na göre belirtilen defterleri tutmak zorundadırlar. Gerçek ve Tüzel kişiler işletmeleri ile ilgili defter ve belgeleri VUK’nun 253’ncü maddesi gereğince ilgili bulundukları yılı takip eden takvim yılından başlayarak beş yıl süre ile, TTK’nıun 68’nci maddesi gereğince defterleri son kayıt tarihinden ve belgeleri ise tarihlerinden itibaren on yıl saklamak zorundadırlar. Tutulması mecburi olan defter ve belgelerin kaybedilmesi halinde yapılacak işlemler ve sonuçları şunlardır:

Gerçek ve Tüzel kişiler defter ve belgelerini değişik nedenlerle kaybedebilirler. Bunlardan birincisi defter ve belgelerin yangın, su baskını, yer sarsıntısı ve hırsızlık gibi nedenlerle kaybıdır. VUK’nun 13’ncü maddesinin 4’ncü bendi sahibinin iradesi dışında sebepler dolayısıyla defter ve vesikaların elinden çıkmış bulunmasını mücbir sebep saymıştır. İkincisi ise gerçek ve tüzel kişinin defter ve belgelerini bilerek yok etmesidir.

TTK’nun 68’nci maddesine göre "’Bir tacirin saklamakla yükümlü olduğu defter ve belgeler yangın, su baskını, yer sarsıntısı veya hırsızlık gibi nedenlerle ziyaa uğrarsa tacir ziyaı öğrendiği tarih den itibaren on beş gün içinde ticari işletmesinin bulunduğu yerin yetkili mahkemesinden kendisine bir vesika verilmesini isteyebilir.Bu süre adli tatile rast geliyorsa başvuru nöbetçi mahkemeye yapılmalıdır.

VUK’nun 30’ncu maddesinin 3’ncü bendi gereğince tutulması mecburi olan defterlerin vergi incelemesi yapmaya yetkili olanlara herhangi bir sebeple ibraz edilmemesi re’sen takdir nedenidir. Yani defter ve belgelerin kaybı halinde, vergi incelemesine yetkili olanlara ibraz edilemeyeceğinden re’sen vergi tarh edilir. Ancak mükellef beyannamesini vermeden defter ve belgelerini kaybetmişse matrah takdir komisyonunca saptanır. Mükellef takdir edilen bu miktarı kabul ederse beyannamesini bu miktar üzerinden verir. Bu miktarın belli bir kısmını kabul ederse kabul ettiği kısım üzerinden beyanname verir ve yargı yoluna gider. Bu durumda yargı kararına göre işlem yapılır. Mükellefe her hangi bir ceza kesilmez. Mükellef kendisine bildirilen matrahı beyan etmez veya yargı yoluna gitmezse vergi matrahı re’sen takdir edilir.

Diğer taraftan VUK’nun 373’ncü maddesine göre "Bu kanunda yazılı mücbir sebeplerden her hangi birinin vukua geldiği malum ise veya tevsik ve ispat olunursa vergi cezası kesilmez" denilmektedir. Burada mükellef defter ve belgelerini mücbir sebeple kaybettiğini TTK’na göre aldığı zayii belgesi ile ispatlayabilir. Bu durumda ceza uygulaması yapılmamaktadır.

Öte yandan mükellefin defter ve belgelerini mücbir sebep sayılan haller dışında kaybetmesi halinde defter ve belgelerini vergi incelemesine yetkili olanlara ibraz edemeyeceği için vergi matrahı re’sen takdir edilir. VUK’nun 352’nci maddesine göre kesilen usulsüzlük cezası iki kat uygulanır. Ayrıca hapis cezası uygulanması için Cumhuriyet Savcılığı’na suç duyurusunda bulunulur.

Katma Değer Vergisi Kanunu’nun 34/1 maddesine göre "vergi, alış faturası ve benzeri belgelerde gösterilmesi ve bu belgelerin kanuni defterlere kaydedilmesi şartıyla indirilebilinir". Vergi inceleme elemanları bu hüküm gereği defter ve belgelerini ibraz etmeyen mükelleflere Gelir ve Kurumlar vergisi yönünden çok, KDV indirimlerini red eden raporlar düzenlemektedirler.

Ancak Maliye Bakanlığı'nda mücbir sebep nedeniyle defter ve belgelerini kaybeden mükelleflerin, zayi belgesi olması şartıyla KDV indirimlerinin red edilmemesi yönünde görüş oluşmuştur. Maliye Bakanlığı defter ve belgelerini deprem ve sel felaketi nedeniyle kaybeden mükelleflerin hiçbir şart aramadan KDV indirimlerini kabul etmektedir. Deprem ve sel felaketi dışındaki (hırsızlık, yangın ve münferit su basması gibi) münferit nedenlerle defter ve belgelerini kaybeden mükellefler, mal ve hizmet alışlarını belgeleyen vesikalarını inceleme elamanına ibraz etmeleri halinde KDV indirimleri kabul edilmektedir.

Defter ve belgelerini süresi içinde mücbir sebeple kaybettiğini ispatlayan zayi belgesi almayan mükelleflerin KDV indirimleri rededilmektedir.

Defter ve belgelerin yıllarca saklanmasının amacı gerçek ve tüzel kişi tacirler arasında meydana gelen uyuşmazlıkların giderilmesinde delil olarak kullanılmasıdır. TTK’nun 79’nci maddesinde Ticari defterler ve saklanması mecburi olan belgelerin teslimi miras ve iflas davalarında istenebilir. Teslim halinde defterler, hesap ve belgeler mahkeme ve bilirkişiler tarafından incelenir. Ayrıca TTK’nun 80’nci maddesine göre mahkeme esnasında gerekirse tutulması zorunlu olan defterlerin ibrazı istenebilir. İstenildiğinde mahkemeye ibraz edilmeyen defter ve belgeler diğer tarafın defter ve belgelerinin düzenli olması halinde ibraz etmeyen aleyhine delil sayılır. Düzenli tutulan defter ve belgeler sahipleri lehine delil sayılır. Defter ve belgelerin kaybı halinde zayi belgesi alınması, defter ve belgelerin mahkemeye ibraz edilmemesi halinde ibrazdan kaçınma sayılmaz.