KAMU İHALE TEBLİĞİ (TEBLİĞ NO:2003/11)  

11 Eylül 2003 Tarihli Resmi Gazete

Sayı: 25226

Kamu İhale Kurumundan:

Kamu  İhale Tebliği

(Tebliğ No: 2003/11)

4734 sayılı Kamu İhale Kanununun 53 üncü maddesinin (a) bendine göre bu Kanunda belirtilen esas, usul ve işlemlerin doğru olarak uygulanması konusunda Kamu İhale Kurumu görevli ve yetkilidir. Ayrıca, yapılan ihaleler ve sözleşmelerle ilgili Kurum tarafından belirlenen şekilde bilgi toplamak, adet, tutar ve diğer konular itibariyle istatistikler oluşturmak, yayımlamak ve ihale ilanları ile ilgili esas ve usulleri düzenlemek, basılı veya elektronik ortamda Kamu İhale Bültenini yayımlamak Kurumun görevleri arasında sayılmıştır.

Bu nedenle, 4734 sayılı Kanunda belirtilen esas, usul ve işlemlerin doğru olarak uygulanmasını bilgi teknolojileri desteğiyle sağlamak, kolaylaştırmak, hızlandırmak, kamu kaynaklarıyla karşılanan mal ve hizmet alımlarıyla yapım işlerine ilişkin olarak bilgi toplamak, adet, tutar veya diğer konular itibariyle istatistikler oluşturmak, sonuçlarını raporlamak ve yayımlamak, teyit taleplerine ilişkin işlemleri hızlı ve etkin bir şekilde yerine getirmek amacıyla İhale Bilgi Sistemi (İBİS) oluşturulmaktadır. İhale Bilgi Sistemi üzerinden idarelerin istisna kapsamına alınmış ihaleleri ile doğrudan temin yoluyla yapılan alımları ve bu Kanunda belirtilen esas ve usullere göre yapılan ihalelerinin her biri için bir  İhale Kayıt Numarası (İKN) alınması, ihale üzerinde kalan isteklinin ihalelere katılmaktan yasaklı olup olmadığının Kurumdan teyit ettirilmesi ve ihalelere ilişkin gerekli bilgilerin toplanması ve değerlendirilmesi amacıyla aşağıdaki uygulamaların yapılması  gerekli görülmüştür.

1. İhale Bilgi Sistemi

a.        İhale Kayıt Numarası

4964 sayılı Kanunla 4734 sayılı Kanunda yapılan değişiklikler üzerine çıkarılan uygulama yönetmeliklerinde yer alan “idarelerce ihale onayının alınmasından sonra, ihale ilanı veya davetinden önce Kurumdan İhale Kayıt Numarası alınır” hükmü uyarınca İhale Kayıt Numarası alınması  zorunludur. İstisna kapsamında gerçekleştirilen ihaleler ve doğrudan temin yoluyla yapılan alımlarda da İhale Kayıt Numarası alınacaktır.

İhale Kayıt Formu usulüne uygun ve ilgili kısımları doldurulduktan sonra Kuruma gönderilecektir.

İhale Kayıt Formu Kurum tarafından alınıp gerekli kontroller yapıldıktan sonra İhale Kayıt Numarası verilip idareye ulaştırılacaktır.

Her bir ihale işlem dosyası için İhale Kayıt Formu doldurularak Kurumdan alınan İhale Kayıt Numarası, ait olduğu ihale ile ilgili tüm işlemlerde ve Kurumla internet üzerinden veya yazılı olarak yapılacak yazışmalarda kullanılacaktır.

İhale Kayıt Numarası ihale onayı ile bağlantılı olup, ihale onayı değiştirildiğinde ve/veya iptal edildiğinde idarece İhale Kayıt Numarası da iptal edilecektir. Aynı işle ilgili olarak yeni bir ihale onayı alındığında ise, idarece yeni bir İhale Kayıt Numarası alınacaktır.

İnternet üzerinden İhale Kayıt Numarası alınması işlemi, Kurumun web sayfasında (www.kik.gov.tr) yer alan açıklamalar takip edilerek hızlı ve etkin bir biçimde  gerçekleştirilebilir.

b.        İhale İlanlarının Alınması ve Yayınlanması (Kamu İhale Bülteni)

        15.08.2003 günlü ve 25200 sayılı Resmi Gazete’de yayımlanan 4964 sayılı Kanunun 41 inci maddesi ile 4734 sayılı Kanuna eklenen Ek 1 inci madde de  4734 sayılı Kanunun 13 ve 47 nci maddelerinde düzenlenen ihale ilanlarının Resmi Gazete’de yayım zorunluluğuna ilişkin hükümlerden Kanunun 53 üncü maddesinde öngörülen Kamu İhale Bülteninde yayım zorunluluğunun anlaşılacağı belirtilmiştir.

        Bu hüküm 01.01.2004 tarihinde yürürlüğe gireceğinden ihale ilanlarının Kamu İhale   Bülteninde yayınlanmasına ilişkin düzenlemeler daha sonra duyurulacaktır.

c.        İhale Üzerinde Kalan İsteklinin İhalelere Katılmaktan Yasaklı Olup Olmadığının Teyit Ettirilmesi

4734 sayılı  Kanunun 40 ıncı maddesinin son fıkrasında, ihale kararlarının ihale yetkilisince onaylanmadan önce idarelerin, ihale üzerinde kalan isteklinin bu Kanunun 58 inci maddesine göre yasaklı olup olmadığını teyit ettirerek buna ilişkin belgeyi ihale kararına eklemek zorunda oldukları belirtilmiştir.

4964 sayılı Kanunun 2 nci maddesi ile değişik 4734 sayılı Kanunun 3 üncü maddesi uyarınca  istisna kapsamında yapılan alımlarda da aynı şekilde ihale üzerinde kalan isteklinin ihalelere katılmaktan yasaklı olup olmadığı Kamu İhale Kurumundan teyit ettirilecektir.

40 ıncı maddede, sadece 4734 sayılı Kanunun 58 inci maddesine göre ihale üzerinde kalan isteklinin yasaklı olup olmadığının Kamu İhale Kurumundan teyit ettirilmesinden söz edilmiş ise de, bu Kanunun diğer hükümleri ile 4735 sayılı Kamu İhale Sözleşmeleri Kanunu hükümleri uyarınca ihalelere katılmaktan yasaklananlar hakkında  da teyit işlemi gerçekleştirilecektir.

Kamu İhale Kurumu sözü edilen  hükümler çerçevesinde Resmi Gazete’de yayımlanan ihalelere katılmaktan yasaklama kararlarını  günlük olarak takip etmekte ve kararlarda yer alan bilgilere göre sicil tutma görevini yerine getirmektedir. Kurumun görevini daha etkin, hızlı ve sağlıklı bir şekilde yerine getirebilmesi, ihale yapan idarelerin ise ihaleyi zamanında ve usulüne uygun bir şekilde tamamlayabilmeleri amacıyla Kurum tarafından tutulan ve Kurumun web sayfasında ilan edilen yasaklılar listesinin ve yasaklamalarla ilgili açıklamaların takip edilmesi gerekmektedir.

4734 sayılı  Kanunun 40 ıncı maddesinin son fıkrası gereği teyit belgesi sadece ihaleyi yapan idareler tarafından talep edilebilecektir. İhale üzerinde kalan isteklinin ya da diğer kişi ve kuruluşların kendileri hakkında yasaklı olup olmadıklarına ilişkin talepleri üzerine verilen cevaplar, teyit belgesi niteliği taşımaz.

 Kamu İhale Kurumunun ihalelere katılmaktan yasaklananlara ilişkin sicil tutma görevini yerine getirirken ve 40 ıncı maddeye göre idarelerin yasaklamalarla ilgili teyit  taleplerine verdiği cevaplar, idarelerce verilen ve Resmi Gazete’de yayımlananlar ile yargı mercilerince Kamu İhale Kurumuna bildirilen ihalelere katılmaktan  yasaklama kararlarının  kapsam ve içeriği ile sınırlıdır.

4734 sayılı Kanunun 22 nci maddesi uyarınca doğrudan temin yoluyla yapılan alımlarda, diğer ihale usulleri için öngörüldüğü şekilde ihale kararının ihale yetkilisince onaylanmasından önce ihale üzerinde kalan isteklinin ihalelere katılmaktan yasaklı olup olmadığının teyit ettirilmesi idarenin takdirinde bulunmaktadır.

İnternet üzerinden teyit belgesi alınması işlemi, Kurumun web sayfasında (www.kik.gov.tr) yer alan açıklamalar takip edilerek hızlı ve etkin bir biçimde gerçekleştirilebilir.

Teyit talep başvuruları faks yoluyla kabul edilmeyecek ve  cevaplandırılmayacaktır.

              4964 sayılı Kanunun 25 inci maddesiyle değişik 4734 sayılı Kanunun 40 ıncı maddesinin 6 ncı fıkrasında ihale yetkilisinin karar tarihini izleyen en geç beş iş günü içinde ihale kararını onaylayacağı veya gerekçesini açıkça belirtmek suretiyle iptal edeceği hükme bağlanmıştır.

                İnternet üzerinden veya yazılı olarak yapılacak teyit taleplerinde bu sürenin göz önünde bulundurulması gerekmektedir.

 Özellikle, teyit taleplerine ilişkin yazıların Kurumumuz kayıtlarına alınması, sorulan hususların kayıtlardan sorgulanması, cevap gönderme işlemleri ve postada meydana gelebilecek gecikmeler de dikkate alınarak yazıların ihale onay süreci başladıktan sonra ivedilikle Kuruma ulaştırılması önem arzetmektedir.

Kamu İhale Kurumunun 07.04.2003 tarih ve 2003/DK.D-105 sayılı ve 13.06.2003 tarih ve 2003/DK.L-185 sayılı kararları bu Tebliğ yürürlüğe girdiği tarihten itibaren uygulanmayacaktır.

d.        Yapılan İhalelerle İlgili Bilgi Edinilmesi (İhale Bilgi Formu)

4734 sayılı Kanunun 53 üncü maddesine göre yapılan ihaleler ve sözleşmelerle ilgili Kurum tarafından belirlenen şekilde bilgi toplamak, adet, tutar ve diğer konular itibariyle istatistikler oluşturmak ve yayımlamak görevi Kuruma verilmiştir. Bu görevin etkin, hızlı ve sağlıklı bir şekilde yerine getirilebilmesi amacıyla İhale Bilgi Formu oluşturulmuştur. 

Anılan Kanun ve uygulama yönetmeliklerinde belirtilen sözleşmenin taraflarca imzalanmasından sonra hazırlanacak İhale Bilgi Formu en geç otuz gün içinde Kamu İhale Kurumuna gönderilir hükmü uyarınca  İhale Bilgi Formu internet üzerinden veya yazılı olarak Kuruma gönderilecektir.

4734 sayılı Kanunla istisna kapsamına alınmış ihaleler ile doğrudan temin yoluyla yapılan alımlarda da idarelerce ihale bilgi formları aynı usulde Kuruma ulaştırılacaktır.

Sözleşme düzenlenmeyen hallerde de İhale Bilgi Formunun ilgili kısımları yapılan ihalenin özelliğine göre doldurulacaktır.

2.  İhale Bilgi Sisteminden Yararlanmada Uyulacak Hususlar

a. İnternet üzerinden formların doldurulması ve gönderilmesi halinde ayrıca formların yazı ile gönderilmesine gerek kalmayacaktır. 

b. İhale Bilgi Sistemi ile ilgili işlemlerin daha hızlı ve doğru biçimde yapılması, verilerin daha düzenli ve güvenilir biçimde sağlanması, teyit işlemlerinin kısa sürede yapılabilmesi amacıyla bu Tebliğin Resmi Gazete’de yayım tarihini izleyen günden itibaren formların internet üzerinden doldurulması suretiyle Kuruma ulaştırılması mümkün olacaktır.

c. Formlar Kurumumuz web sayfasındaki açıklamalar dikkate alınarak doldurulacaktır. Formların internet üzerinden doldurulması halinde sorgu alanlarının ilgili bölümlerinin tam ve doğru olarak doldurulması tamamen idarelerin sorumluluğunda olacaktır. Bilgiler girilirken kısaltma yapılmayacak, açık olarak yazılacaktır. Hatalı ve eksik bilgi girilmesi sonuçları etkileyeceğinden idarelerin tüm bilgileri tam ve hatasız olarak girmesi önem taşımaktadır.

d. İdarelerin formları internet yolu ile iletmeleri zorunlu olmayıp, Kuruma Ek’te yer alan formları yazılı olarak göndermeleri de mümkün olacaktır.

e. 4734 sayılı Kanunun 53 üncü maddesine göre Kurumun görevlerini yerine getirirken formlar ve formlardaki bilgiler ile ilgili çıkan ihtilaflarda Kurum kayıtları esas alınacaktır. İdarelerin formlardaki bilgilerin eksik veya hatalı olduğunu tespit etmeleri halinde düzeltme istemeleri  mümkündür. Ancak, bu yöndeki taleplerin yazılı  olması zorunludur.

Tebliğ olunur.

EKLER (Ekler Kamu İhale Kurumu'na yönlendirilmiştir.)

İhale Kayıt Formu

İhale Bilgi Formu

Teyit Talep Formu