|
Ankara,
01 Mart 2005
Rüknettin
Kumkale
YMM
ruknettin@kumkale.tr.tc
ANONİM ŞİRKETLERDE GENEL KURUL TOPLANTILARI
1.
ANONİM
ŞİRKETLERDE GENEL KURUL TOPLANTILARINA
DAVET
1.1. Davete Yetkili Olanlar
1.1.1. Yönetim Kurulu
Şirket genel kurulu her hesap dönemi sonundan itibaren üç ay
içinde olağan ve lüzumu halinde olağanüstü olarak yönetim kurulu tarafından
toplantıya çağrılır.
İmtiyazlı pay sahipleri genel kurulu da yönetim kurulu
tarafından toplantıya çağrılır.
1.1.2. Denetçiler
Yönetim kurulu
tarafından süresi içinde davet edilmemesi halinde genel kurul denetçiler
tarafından olağan toplantıya davet edilir.
Şirket açısından zorunlu ve ivedi sebeplerin çıkması veya
azlığın talebi üzerine lüzum görülmesi halinde şirket genel kurulu olağanüstü
olarak toplantıya çağrılır.
Yasal olarak, imtiyazlı pay sahipleri genel kurul toplantısının
yapılması zorunlu olduğu halde yönetim kurulu tarafından toplantıya davet
edilmemesi halinde denetçiler tarafından toplantıya davet olunur.
Şirket anasözleşmesinde daha az bir oran öngörülmemiş ise,
şirket sermayesinin en az onda birine sahip olan kimselerin (azlık) Türk
Ticaret Yasasının 366'ncı maddesi gereğince yönetim kurulu ile denetçilere
yaptıkları müracaatlara rağmen makul bir sürede toplantının yapılmaması üzerine
mahkemenin yetkili kılması halinde şirket genel kurulu azlık pay sahipleri
tarafından toplantıya davet edilir.
Tasfiye halinde olan şirketlerde tasfiye işlemlerinin
icaplarından olan hususlar hakkında karar vermek üzere şirket genel kurulu
tasfiye memurları tarafından toplantıya davet edilir.
Anonim Şirketlerin tedrici olarak kurulmaları sırasında
yapılması zorunlu olan kuruluş genel kurulu kurucular tarafından toplantıya
davet edilir.
Yasal olarak imtiyazlı pay sahipleri genel kurul
toplantısının yapılması zorunlu olduğu halde yönetim kurulu ve denetçiler
tarafından toplantıya davet edilmemesi halinde imtiyazlı pay sahiplerinin her
biri tarafından toplantıya davet edilebilir.
İstifa, görev süresinin dolması veya her hangi bir nedenle
organsız kalan şirketlerde, genel kurul, mahkemece atanmış kayyımlar veya davet
konusunda yetki verilmiş azlık pay sahipleri tarafından toplantıya çağrılır.
Ortakların tamamının imzaları noterce onaylanmış bir yazı
ile genel kurul olarak toplanmak istediklerini Bakanlığa bildirmeleri
durumunda, yalnızca şirket organlarının oluşturulması amacıyla toplantı
yapılabilir.
Şirket genel kurulunu toplantıya
davete ilişkin ilânın, ilân ve toplantı günü hariç olmak üzere Türkiye Ticaret
Sicili Gazetesi'nde en az iki hafta önceden yapılması zorunludur. Ayrıca nama
yazılı hisse senedi sahipleri ile önceden şirkete bir hisse senedi tevdi ederek
ikametgahını bildiren hamiline yazılı pay sahiplerine taahhütlü mektup
gönderilmesi suretiyle toplantı günü bildirilir.
Ancak Sermaye Piyasası Yasası'nın
11'inci maddesi uyarınca, nama yazılı olarak ihraç edilmiş olup da, borsalarda
veya teşkilatlanmış diğer piyasalarda işlem gören hisse senedi sahiplerine
toplantı gününün taahhütlü mektupla bildirilmesine ilişkin Türk Ticaret
Yasası'nın 368'inci maddesi hükmü uygulanmaz.
Davet edilen ilk toplantıda nisabın
temin edilememesi halinde, genel kurul aynı usullerle yeniden toplantıya davet
edilir. İlân metnine, nisabın sağlanamaması halinde ikinci toplantının davetine
ilişkin olarak konulan hükümler geçersizdir.
Şayet şirket anasözleşmesinde
yukarıda belirtilenlere ilave olarak başka bir surette de toplantı gününün
bildirilmesi öngörülmüş ise ön görüldüğü şekilde yine toplantı ve ilân günleri
hariç olmak üzere en az iki hafta önceden toplantı daveti ayrıca yapılır.
Gene Kurul
İlanında şu konulara yer verilmesi gerekmektedir
Türkiye Ticaret Sicili Gazetesi
ile diğer gazetelerde yapılacak ilânlarda ve ortaklara gönderilecek
mektuplarda,
· Toplantı günü ve saati,
· Toplantı yeri (hiçbir tereddüte mahal vermeyecek
surette adres olarak belirtilmelidir.),
· Gündem,
· Gündemde anasözleşme değişikliği var ise değişen
madde/maddelerin Bakanlıktan izin alınan eski ve yeni şekilleri,
· Davetin hangi organ tarafından yapıldığı,
· İlk toplantının herhangi bir nedenle ertelenmesi
üzerine genel kurul yeniden toplantıya davet ediliyor ise, ilk toplantının
erteleme sebebi ile bu toplantıda yeterli olan toplantı nisabı,
· Olağan toplantı ilânlarında faaliyet raporu ile
bilânço, kâr ve zarar cetvellerinin ortakların incelemesine hangi adreste açık
bulundurulduğu,
belirtilir.
Ayrıca genel kurul toplantısında kendisini vekil vasıtasıyla
temsil ettirecekler için vekaletname örnekleri ilân edilir.
Türk Ticaret Yasası'nın 370. maddesine göre sermayeyi temsil
eden bütün payların sahipleri veya temsilcilerinin hazır bulunacağı yani bütün
ortakların asaleten ve vekaleten hazır bulunmaları halinde yapılacak genel
kurul toplantısı için, toplantıya çağrı hakkındaki merasimlere uyulmaya gerek
bulunmamaktadır. Yani bu durumda genel kurulun toplantıya çağrılması ile ilgili
ilân vermeye ve ortaklara mektup göndermeye gerek yoktur. Bu durum daha çok
ortaklarının tamamının bir ya da iki aileden teşekkül ettiği ve ortak adedi az
olan Anonim Şirketler için uygulanabilmektedir. Bu tip Anonim Şirketlerde her
zaman ortakların tamamını asaleten ve vekaleten bir araya toplayabilme imkanı
olduğundan toplantıya çağrı için gerekli ilân ve mektup gönderme merasimlerinin
yapılmasına gerek olmamaktadır.
Her ortağın toplantıya katılma hakkı vardır. Oy hakkını haiz
olan pay sahibi, genel kurul toplantılarında bu hakkını bizzat kullanabileceği
gibi, pay sahibi olan veya anasözleşmede aksine hüküm bulunmadıkça pay sahibi
olmayan üçüncü bir şahıs vasıtasıyla kullanabilir. Özel mevzuatında yer alan
vekaleten oy kullanılmasının kısıtlanmasına ilişkin hükümler saklıdır.
Nama yazılı hisse senetleri ile
henüz hisse senedine bağlanmamış payların sahipleri veya temsilcileri doğrudan
doğruya genel kurula katılabilirler.
Hamiline yazılı olarak ihraç
edilmiş hisse senedi sahipleri ise, genel kurula katılabilmek için hisse
senetlerini veya bunlara sahip olduklarını gösteren belgeleri toplantı gününden
bir hafta önce şirkete vermek zorundadırlar.
Rehin veya tevdi edilmiş yahut
ariyet olarak başka bir kimseye bırakılmış hisse senetlerinin oy hakkı bunların
sahiplerine aittir. Pay sahipleri oy haklarını usulüne uygun vekaletname düzenleyerek
temsilcileri vasıtasıyla da kullanabilirler.
Üzerinde intifa hakkı bulunan bir
hisse senedinden doğan oy hakkı intifa hakkı sahibi tarafından kullanılır. Bu
durumda genel kurul toplantısına katılan kimse intifa hakkı sahibi olduğunu
belgelendirmek zorundadır.
Bir hisse senedinin birden çok
sahibinin bulunması halinde bunlar ancak, aralarından seçecekleri bir temsilci
vasıtası ile genel kurula katılıp oy kullanabilirler.
Halka açık olmayan şirketlerde gerek nama gerek hamiline yazılı hisse
senetleri sahiplerinin vekilleri vasıtasıyla toplantıda temsil edilebilmeleri
için vekaletnamenin örneğe (Bakınız: 6.15) uygun olarak düzenlenmesi ve vekalet
verenin imzasının notere tasdik ettirilmesi veya noterce onaylanmış imza
sirkülerinin eklenmesi şarttır. Halka açık Anonim Şirketlerde genel kurula
vekaleten katılma ve oy kullanma hakkında SPK'nın Seri: IV, No: 8 sayılı tebliğ
hükümleri uygulanır.
Her pay sahibi genel
kurulda ancak bir kişi tarafından temsil edilebilir. Tüzel kişi pay
sahiplerinin birden fazla kişi ile temsil edilmesi durumunda bunlardan ancak
birisi tarafından oy kullanılabilir. Oy kullanmaya kimin yetkili olduğu yetki
belgesinde gösterilir.
Yasal temsil hallerinde bu durumun belgelendirilmesi gerekir.
Genel kurul toplantılarında yönetim kurulu üyeleri ile denetçilerin
kendilerinin hazır bulunması esastır.
Olağan genel kurul toplantılarında yönetim kurulu üyelerinden
en az bir üye ile, denetçilerden de en az birisi hazır bulunmadıkça toplantı
yapılamaz.
Her pay, en az bir oy hakkı verir. Bir payın sahibine birden
fazla oy hakkı vermesi şirket anasözleşmesinde açıkça hüküm bulunmasına
bağlıdır.
Şayet şirket anasözleşmesi ile aynı nominal değerli paylardan
bazılarına birden fazla oy hakkı vermek veya farklı nominal değerli paylara
eşit oy hakkı vermek suretiyle bazı paylara oyda imtiyaz verilmiş ise
anasözleşme değişikliğinde imtiyazlı oy kullanılamaz.
Farklı nominal değerli payların sahipleri anasözleşme değişikliklerinde
sermayedeki payları oranında oy kullanırlar. Genel kurulda kullanılacak oy
miktarları toplantıdan önce yönetim kurulunca tespit edilerek ilân edilir.
Pay sahiplerinin hiçbiri kendisi veya karı ve kocası yahut
usul ve füruu (altsoy ve üstsoy) ile şirket arasındaki şahsi bir işe veya
davaya dair olan genel kurul görüşmelerinde oy kullanamazlar.
Yönetim kurulu üyeleri genel kurulda gerek topluca gerekse
tek tek yapılacak ibra oylamasında sahip oldukları paylardan doğan oy haklarını
kullanamazlar. Ancak yönetim kurulu üyesi olmayan pay sahiplerinin kendilerine
verecekleri vekaletten doğacak oy haklarını kullanabilirler.
Şirket işlerinin
görülmesine herhangi bir şekilde iştirak etmiş olan pay sahipleri yönetim
kurulu üyelerinin ibrasına ait kararlarda oy kullanamazlar. Pay sahibi şirket
denetçilerinin ise yönetim kurulu üyelerinin ibrasına ait kararlarda oy
kullanma hakları vardır.
Özel mevzuatında ve şirket anasözleşmesinde yer alan özel
hükümler saklı kalmak üzere genel kurul toplantısında oylama açık ve el
kaldırmak suretiyle yapılır.
Ortakların talep etmesi halinde oylamanın şekli genel kurul
tarafından belirlenir.
Vekaletnamede; şirketin ünvanı, ait olduğu genel kurul toplantısının
tarihi, vekilin adı soyadı, pay sahibinin pay adedi ile adı soyadı veya ünvanı
ve imzasının bulunması şarttır.
Bu bilgilerden herhangi biri bulunmayan özel veya genel
vekaletnameler geçersizdir. Sanayi ve Ticaret Bakanlığı tarafından tespit
edilen aşağıdaki örneğe uygun vekaletnamenin verilmesi gerekmektedir.
Sermaye Piyasası Kurulu'nun Seri: IV, No: 8 tebliği hükümleri
saklıdır.
Vekaletnameler ait olduğu toplantı ve hukuken bunun devamı
sayılan genel kurul toplantısı için geçerlidir.
Gündemin değiştirilmemesi kaydıyla, nisabın yokluğu, azlığın
talebi veya genel kurul kararıyla yahut herhangi bir nedenle toplantının
ertelenmesi halinde yapılacak toplantılar hukuken önceki toplantının devamı
sayılır.
VEKALETNAME
Hissedarı bulunduğum ----------------------------------Anonim
Şirketinin --/--/---- tarihinde ------------------------------------------
adresinde saat --:--'de yapılacak ---- yılına ait olağan/olağanüstü genel kurul
toplantısında beni temsil etmeye ve gündemdeki maddelerin karara bağlanması
için oy kullanmaya ---------------'yı vekil tayin ettim
VEKALETİ VEREN
İsim, İmza, Tarih
VEKALETİ VERENİN
Sermaye
Miktarı :
Hisse Adedi :
Oy Miktarı :
Adresi :
NOT: Vekaletnamenin noter tasdiksiz olması halinde vekaleti
verenin noter tasdikli imza sirküleri vekaletnameye eklenecektir.
4.ANONİM ŞİRKETLERDE GÜNDEMİN TESPİTİ VE GÖRÜŞÜLMESİ
Anonim
Şirketlerde gündem Türk Ticaret Yasası hükümlerine göre yönetim kurulu
tarafından tespit ve ilân edilir.
Genel
kurul toplantısının yapılması için çağrının yönetim kurulu dışında denetçiler,
azınlıklar, tasfiye memurları, kurucular veya imtiyazlı pay sahipleri veya
diğer kişiler tarafından yapılması halinde gündemin bunlar tarafından tespit
edileceği de tabiidir.
Gündem
prensip olarak yönetim kurulu tarafından hazırlanırken, duruma göre en az şu
maddeler bulunur.
a. Açılış ve divan teşekkülü,
b. Toplantı tutanağının imzalanması hususunda divana yetki
verilmesi,
c. Yönetim kurulu faaliyet raporu ile denetçi raporlarının okunması
ve müzakeresi,
d. Bilânço ve kãr zarar hesaplarının okunması,
müzakeresi ve tasdiki ile kar dağıtımıyla ilgili teklifin görüşülerek kabulü veya
reddi,
e. Yönetim kurulu üyelerinin ve denetçilerin ibra
edilmeleri,
f. Anasözleşme ile belirlenmemiş ise, yönetim
kurulu üyeleri ile denetçilerin ücret ve huzur haklarının tespiti,
g. Dönem içinde yönetim kurulu üyeliklerinde
eksilme meydana gelmiş ve yönetim kurulunca atama yapılmış ise atamanın genel
kurulca onaylanması,
h. Görev süreleri sona ermiş olan yönetim kurulu
üyeleri ile denetçilerin seçilmesi, şayet anasözleşmede görev süreleri belirtilmemişse
görev sürelerinin tespiti,
ı. Lüzum görülecek sair
hususlar. (Görüşülecek konunun mahiyeti önceden tespit edilip gündeme
yazılmadan lüzum görülecek sair hususlar şeklinde bir gündem maddesi tespit
etmek mümkün değildir. Konu gündeme açıkça yazılmalıdır.)
Yasa
ve anasözleşme gereği genel kurulun yetkisinde olan ve olağanüstü genel kurul
toplantı gündemini oluşturan her türlü konu olağan genel kurul toplantı
gündemine yazılabilir.
Azlığın
süresi içinde müracaat etmesi halinde, görüşülmesini istediği konular yönetim
kurulu tarafından gündeme alınır.
Sanayi ve Ticaret Bakanlığınca yapılan denetim sonucuna
göre veya herhangi bir sebeple görülecek lüzum üzerine şirket genel kurulunda
görüşülmesi istenen konuların gündeme konulması zorunludur.
Türk Ticaret Yasasının 366. maddesinde bulunan hükme göre
genel kurulun zaten toplanması kararlaştırılmış ise şirket sermayesinin en az
onda biri değerinde paylara sahip olan kimselerin (azlık) müzakeresini
istedikleri maddelerin gündeme konulması mecburidir. Bu talep hakkına haiz
kimselerin sahip olmaları gereken payların miktarı anasözleşme ile daha az bir
miktara indirilebilir.
Daha
açık bir anlatımla genel kurul toplantısının toplanması kararlaştırılmış ise
veya toplantı yapılırken sermayenin yüzde onuna sahip ortakların (azlık) isteği
üzerine istedikleri konu gündeme ilave edilir.
Genel
kurul toplantısına katılan üyelerin mevcudiyeti, genel kurulun toplantı
nisabını bulduktan ve bu durumun hazirun cetvelinde belli olmasından toplantı
yönetim kurulu başkanı tarafından açılır. Yönetim kurulu başkanı divanın
tespiti için üyelerden bir divan başkanı, katip ve oy toplayıcı için aday göstermelerini
ister, kendisi de teklifte bulunabilir. Adaylar tespit olduktan sonra genel
kurulun tasvibine sunar. Bu şekilde divan üyelerinin tespiti yapılmış olur.
Divan yerini aldıktan sonra toplantı tutanağının imzalanması hususunda divana
yetki verilmesi için oylama yapar. Bu hususun gündemde bulunması ve toplantı
tutanaklarının divan tarafından imzalanması için genel kurul üyeleri tarafından
divana yetki verilmesi yerinde bir karardır. Eğer bu verilmezse genel kurula
katılan bütün üyelerin bu tutanağı imzalamaları gerekecektir.
Gündemin
bu maddesinden sonra, gündemde gösterilen her madde teker teker görüşülür.
Gündemdeki maddelerin görüşülmemesi veya atlanması gibi hususlar ancak genel
kurul kararı ile olabilecektir.
Genel
kurul toplantısında yapılan görüşmeler ve alınan kararlar divan katipleri
tarafından tutanağa yazılır. Tutanak, toplantı mahallinde ve toplantı anında
divan heyeti, Bakanlık komiseri ve istenmesi halinde ortaklar tarafından
imzalanır.
· Tutanakta; aşağıdaki örnekte olduğu gibi
şirketin unvanı, toplantı tarihi ve yeri, şirketin toplam sermayesi ve hisse
adedi, toplantıda asaleten ve vekaleten olmak üzere temsil edilen toplam hisse
adedi, Bakanlık komiserinin adı ve soyadı ile görevlendirme yazısının tarih ve
sayısı, toplantı ilânlı yapılıyorsa davetin ne surette yapıldığının, ilânsız yapılıyorsa
bunun belirtilmesi zorunludur.
· Toplantıda alınan kararların hiçbir tereddüde
yer vermeyecek şekilde Yasa ve anasözleşmede belirtilen nisaplarla alınarak oy
miktarları tutanakta belirtilir.
· Toplantıda alınan kararlara muhalif kalarak,
muhalefet şerhi yazmak isteyenlerin şerhleri tutanağa yazılır veya yazılı olarak
verilen muhalefet şerhleri tutanağa eklenir. Tutanakta muhalefet şerhi veren
ortağın adı ve soyadı yazılarak muhalefet şerhinin ekli olduğu belirtilir.
Tutanağa eklenen muhalefet şerhi de divan heyetince ve komiser tarafından imzalanır.
| 
