TKİ KURUMU'NUN 4734 SAYILI KAMU İHALE KANUNUN 3/g MADDESİ UYARINCA YAPACAĞI MAL VE HİZMET ALIMLARINDA UYGULANACAK ESAS VE USULLER HAKKINDA YÖNETMELİK  

23 Eylül 2003 Tarihli Resmi Gazete

Sayı: 25238

Enerji ve Tabii Kaynaklar Bakanlığından:

TKİ Kurumu’nun 4734 Sayılı Kamu İhale Kanununun 3/g Maddesi Uyarınca Yapacağı Mal ve Hizmet Alımlarında Uygulanacak Esas ve Usuller Hakkında Yönetmelik

BİRİNCİ BÖLÜM

Genel Hükümler

Amaç

Madde 1 — Bu Yönetmeliğin amacı, Türkiye Kömür İşletmeleri Kurumu (TKİ) merkez ve taşra teşkilatının yapacağı mal ve hizmet alımlarında uygulanacak esas ve usulleri belirlemektir.

Kapsam

Madde 2 — Bu Yönetmelik, Türkiye Kömür İşletmeleri Kurumu merkez ve taşra teşkilatının her türlü kaynaktan karşılanan ve 4734 sayılı Kamu İhale Kanununun 3 üncü maddesinin (g) bendi limitleri dahilinde yapacağı mal ve hizmet alımlarını kapsar.

Hukuki Dayanak

Madde 3 — Bu Yönetmelik, 30/7/2003 tarihli ve 4964 sayılı Kanunun geçici 1 inci maddesi, 4734 sayılı Kamu İhale Kanununun 2 nci maddesinin ikinci fıkrası, 3 üncü maddesinin (g) bendi ve geçici 4 üncü maddesinin son fıkrasına dayanarak hazırlanmıştır.

Tanımlar

Madde 4 — 4734 sayılı Kanunda yer alan tanımlara ilave olarak, bu Yönetmelikte geçen;

İdare : TKİ Kurumunun ihaleyi yapan merkez veya taşra teşkilatını,

Merkez: Türkiye Kömür İşletmeleri Kurumu Genel Müdürlüğünü,

Taşra teşkilatı: TKİ Genel Müdürlüğüne bağlı taşra birimlerini,

İhale yetkilisi: İdarenin, ihale ve harcama yapma yetki ve sorumluluğuna sahip kişi veya kurulları (TKİ Yönetim Kurulu) ile usulüne uygun olarak yetki devri yapılan görevlilerini,

Sipariş mektubu: İdare tarafından ihalenin üzerinde bırakıldığı istekliye gönderilen "Sözleşme" niteliğindeki yazılı belgeyi,

Teyit mektubu: İdare tarafından gönderilen sipariş mektubuna karşılık olarak, ihalenin üzerinde bırakıldığı isteklinin siparişi/ akdi kabul ettiğini belirtmek üzere İdareye gönderilen yazılı belgeyi,

ifade eder.

Temel İlkeler

Madde 5 — İdare, bu Yönetmeliğe göre yapılacak ihalelerde, saydamlığı, rekabeti, eşit muameleyi, güvenirliği, gizliliği, kamuoyu denetimini, ihtiyaçların uygun şartlarla ve zamanında karşılanmasını ve kaynakların verimli kullanılmasını sağlamakla sorumludur.

Aralarında kabul edilebilir doğal ve teknik açıdan zorunlu bir bağlantı olmadığı sürece mal ve hizmet alımı bir arada ihale edilemez.

Yıllık yatırım programında ve iş programında yer almayan, ödeneği bulunmayan işler için ihaleye çıkılmaz ve tedarik yapılmaz. Ancak ertesi mali yılda gerçekleşebilecek veya süreklilik arz eden ( ödeneği her yıl rutin olarak programlanan) mal ve hizmet alımları için bir önceki mali yıl sona ermeden ihaleye çıkılabilir.

Bu Yönetmeliğe göre yapılacak ihalelerde açık ihale usulü temel usuldür. Diğer ihale usulleri özel hallerde kullanılabilir.

İhale Komisyonları

Madde 6 — İhale yetkilisi, İdare personelinden ihale komisyonunu oluşturur.

İhale komisyonu eksiksiz olarak toplanır. Komisyon kararları çoğunlukla alınır. Kararlarda çekimser kalınamaz. Komisyon başkanı ve üyeleri oy ve kararlarından sorumludur. Karşı oy kullanan komisyon üyeleri, gerekçesini komisyon kararına yazmak ve imzalamak zorundadır.

İhale komisyonunca alınan kararlar ve düzenlenen tutanaklar, komisyon başkan ve üyelerinin adları, soyadları ve görev unvanları belirtilerek imzalanır.

İKİNCİ BÖLÜM

İhale Dokümanları ve İhale İlanı

Yaklaşık Maliyet

Madde 7 — Mal veya hizmet alımları ihalesi yapılmadan önce İdarece, her türlü fiyat araştırması yapılarak katma değer vergisi hariç olmak üzere yaklaşık maliyet belirlenir ve dayanaklarıyla birlikte bir hesap cetvelinde gösterilir. Bu yaklaşık maliyete ihale ilanlarında yer verilmez, isteklilere veya ihale süreci ile resmi ilişkisi olmayan diğer kişilere açıklanamaz.

İhale Dokümanı

Madde 8 — İhale dokümanında; isteklilere talimatları da içeren idari şartnameler ile yaptırılacak işin projesini de kapsayan teknik şartnameler, sözleşme tasarısı ve gerekli diğer belge ve bilgiler bulunur.

1) Şartnameler: İhale konusu mal veya hizmet alımlarının her türlü özelliğini belirten idari ve teknik şartnamelerin idarece hazırlanması esastır. İhale konusu mal veya hizmet alımlarının teknik kriterlerine ihale dokümanının bir parçası olan teknik şartnamelerde yer verilir. Belirlenecek teknik kriterler, verimliliği ve fonksiyonelliği sağlamaya yönelik olacak, rekabeti engelleyici hususlar içermeyecek ve bütün istekliler için fırsat eşitliği sağlayacaktır.

İhale konusu malın/hizmetin tek kaynaktan ve/veya uluslar arası kabul gören, parça numarası, üretici firma kodu ve/veya prospektüsü vb. yolu ile alınabileceğini, usulüne göre belirlenmesi halinde, bu durum gerekçeleri ile birlikte ihale onay belgesinde belirtilmesi koşuluyla teknik şartname hazırlanmaksızın tedarik yapılabilir.

Ayrıca; İdare standardizasyon nedeniyle, ekonomik olduğu tespit edilen durumlarda, teknik zorunluluklar nedeniyle birden fazla ürünü içine alan bir kalite bandı oluşturmak amacıyla ve ayrıca, ulusal ve/veya uluslar arası teknik standartların bulunmaması veya teknik özelliklerinin belirlenmesinin mümkün olmaması hallerinde "veya dengi" ifadesine yer verilmek şartıyla marka, model veya patent belirtilebilir.

2) İdari şartnamede yer alması zorunlu hususlar şunlardır:

a) İşin adı, niteliği, türü ve miktarı, hizmetlerde iş tanımı,

b) İdarenin adı, adresi, telefon ve faks numarası,

c) İhale usulü, ihale tarih ve saati ile tekliflerin nereye verileceği,

d) İsteklilere talimatlar,

e) İsteklilerde aranılan şartlar, belgeler ve yeterlik kriterleri,

f) Tekliflerin geçerlilik süresi,

g) İhale konusu işin tamamına veya bir kısmına teklif verilmesinin mümkün olup olmadığı, mal alımı ihalelerinde alternatif teklif verilip verilemeyeceği, isteklinin karşı koşullarının kabul edilip edilmeyeceği,

h) Ulaşım, sigorta, vergi, resim ve harç giderlerinden hangisinin teklif fiyatına dahil olacağı,

i) Tekliflerin alınması, açılması ve değerlendirilmesinde uygulanması gereken usul ve esaslar,

j) İhale kararının alınmasından sözleşmenin imzalanmasına kadar uygulanması gereken usul ve esaslar,

k) Teklif ve sözleşme türü,

l) Geçici ve kesin teminat oranları ile teminatlara ait şartlar,

m) İhale saatinden önce ihalenin iptal edilmesinde İdarenin serbest olduğu,

n) Bütün tekliflerin reddedilmesi ve ihalenin iptal edilmesinde İdarenin serbest olduğu,

o) İhale konusu işin başlama tarihi, yapılma yeri, teslim şartları ve gecikme halinde alınacak cezalar,

p) Ödeme yeri ve şartlarıyla sözleşme konusu işler için eğer ödenecekse fiyat farkının ne şekilde ödeneceği,

r) Mücbir sebepler, süre uzatımı verilebilecek haller ve şartları ile sözleşme kapsamında yaptırılabilecek iş artış oranları ile iş eksilişi durumunda karşılıklı yükümlülükler,

s) Vergi, resim ve harçlar ile sözleşme ile ilgili diğer giderlerin kimin tarafından ödeneceği,

t) Denetim, muayene ve kabul işlemlerine ilişkin şartlar,

u) Anlaşmazlıkların çözümü,

v) TKİ’nin 4734 ve 4735 sayılı yasalara tabi olmadığı.

İhale İlanı ve Kuralları

Madde 9 — İhale konusu alımlar işin özelliğine göre; bütün isteklilere tekliflerini hazırlayabilmeleri için yeterli süre tanımak suretiyle aşağıdaki şekillerden biri veya birkaçı ile ilan edilmek suretiyle duyurulur:

a) Resmi ve/veya özel gazete ile ilan vermek,

b) İhale konusu işle iştigal ettiği bilinen firmalara yazı ile duyurmak,

c) Belediye ve Ticaret odaları aracılığıyla duyurmak,

d) Bilgi işlem ağı veya elektronik haberleşme (İnternet) yolu ile ilan etmek.

İhale İlanlarında Bulunması Zorunlu Hususlar

Madde 10 — İhale dokümanında belirtilmeyen hususlara ilânlarda yer verilemez. İhale ilânlarında aşağıdaki hususların belirtilmesi zorunludur:

a) İdarenin adı, adresi, telefon ve faks numarası,

b) İhalenin adı, niteliği, türü, miktarı,

c) Mal alımı ihalelerinde teslim yeri, hizmet alımı ihalelerinde ise işin yapılacağı yer,

d) İhale dokümanının nerede görülebileceği ve hangi bedelle alınacağı,

e) İhalenin nerede, hangi tarih ve saatte ve hangi usulle yapılacağı,

f) Tekliflerin ihale saatine kadar nereye verileceği,

g) Teklif edilen bedelin en az % 3’ünden az olmamak üzere isteklice belirlenecek oranda geçici teminat verileceği,

h) Tekliflerin geçerlilik süresi.

ÜÇÜNCÜ BÖLÜM

İhale Usulleri, Teklifler, Hazırlanması ve Sunulması

Uygulanacak İhale Usulleri

Madde 11 — Mal veya hizmet alımları ihalelerinde aşağıdaki usullerden biri uygulanır:

a) Açık ihale usulü,

b) Belli istekliler arasında ihale usulü,

c) Pazarlık usulü.

Açık İhale Usulü

Madde l2 — Açık ihale usulü, bütün isteklilerin teklif verebildiği usuldür.

Belli İstekliler Arasında İhale Usulü

Madde l3 — Belli istekliler arasında ihale usulü, yapılacak ön yeterlik değerlendirmesi sonucunda İdarece davet edilen isteklilerin teklif verebildiği usuldür. İşin özelliğinin uzmanlık ve/veya yüksek teknoloji gerektirmesi nedeniyle açık ihale usulünün uygulanamadığı mal veya hizmet alımlarının ihalesi bu usule göre yaptırılabilir.

Ön yeterlik dokümanı ile ön yeterlik ilânında belirtilen değerlendirme kriterlerine göre adayların ön yeterlik değerlendirmesi yapılır. Belirtilen asgari yeterlik koşullarını sağlayamayanlar yeterli kabul edilmez. Yeterli olduğu tespit edilen bütün adaylara tekliflerini hazırlayabilmeleri için yeterince süre verilerek ihaleye davet mektubu gönderilir.

Ön yeterlik değerlendirmesi sonucunda yeterli bulunmayan adaylara da yeterli bulunmama gerekçeleri yazılı olarak bildirilir.

Pazarlık Usulü

Madde l4 — Aşağıda belirtilen hallerde pazarlık usulü ile ihale yapılabilir:

a) Açık ihale usulü veya belli istekliler arasında ihale usulü ile yapılan ihale sonucunda yeterli teklif çıkmaması,

b) Doğal afetler, salgın hastalıklar, can veya mal kaybı tehlikesi gibi ani ve beklenmeyen veya İdare tarafından önceden öngörülemeyen olayların ortaya çıkması üzerine ihalenin ivedi olarak yapılmasının zorunlu olması,

c) İhalenin, araştırma ve geliştirme sürecine ihtiyaç gösteren ve seri üretime konu olmayan nitelikte olması,

d) İhale konusu mal veya hizmet alımlarının özgün nitelikte ve karmaşık olması nedeniyle teknik ve malî özelliklerinin gerekli olan netlikte belirlenememesi,

e) İdarenin yaklaşık maliyeti Elli Milyar Türk Lirasına kadar olan mamul mal, malzeme veya hizmet alımları.

Bu usulde ilân yapılması zorunlu değildir. Ancak, bu usule göre yapılacak ihalelere en az üç istekli davet edilmelidir.

(e) bendi kapsamında yapılan mal alımlarında, malın sözleşme yapma süresi içinde teslim edilmesi (derhal teslim) ve bunun idarece uygun bulunması halinde, kesin teminat alınması zorunlu değildir.

İhale Usullerine Tabi Olmayan İşler

Madde 15 — Aşağıda belirtilen hallerde ihtiyaçların ilân yapılmaksızın teminat alma zorunluluğu olmaksızın doğrudan temini usulüne başvurulabilir:

a) İhtiyacın sadece gerçek veya tüzel tek kişi tarafından karşılanabileceğinin tespit edilmesi,

b) Sadece gerçek veya tüzel tek kişinin ihtiyaç ile ilgili özel bir hakka sahip olması,

c) Mevcut mal, makine tesis, teçhizat, ekipman, teknoloji veya hizmetlerle uyumun ve standardizasyonun sağlanması için, ihtiyaç duyulan orijinal yedek parça, ek malzeme veya bakım, onarım, revizyon, teknik destek ve hizmetlerin ilk alım yapılan gerçek veya tüzel kişiden temin edilmesi,

d) İdarenin yirmi milyar Türk Lirasını aşmayan ihtiyaçları (bu rakam her yıl İdarece güncellenir ve kullanım esasları belirlenir),

e) İdarenin ihtiyacına uygun taşınmaz malın alımı veya kiralanması.

İdarenin bütün mal ve hizmet ihtiyaçlarını rekabet ortamı içerisinde, en elverişli şartlarla temin etmesi temel esastır. Ancak zorunlu hallerde Kamu kurum ve kuruluşlarınca üretilen mal ve hizmetler bu kuruluşlarla fiyat ve diğer şartlarda anlaşmalar yapılarak temin edilebilir.

(a), (b) ve (c) bentlerine göre, tekliflerin hazırlanması için yeterli süre tanınmak suretiyle davet edilecek istekli ile idarenin ihtiyaçlarını en uygun şekilde karşılamak amacıyla teknik şartlar ve fiyat üzerinde görüşme yapılarak ihtiyaçlar temin edilir.

(d) bendinin uygulanması halinde, ihale komisyonu kurulmadan ve teminat alınmadan ihale yetkilisince görevlendirilecek kişiler tarafından piyasada fiyat araştırması yapılarak ihtiyaçlar temin edilebilir. İhale yetkilisince görevlendirilecek kişilere verilen yetki limiti dahilindeki alımlar çarşı pazarlığı usulü ile, yetki limiti ile 20 milyar arasındaki alımlar ise en az üç istekliden elden veya yazı ile teklif istemek suretiyle gerçekleştirilir. Temin edilen teklifler bir tutanağa bağlanarak ihale yetkilisi tarafından onaylanır. (e) bendinin uygulanması halinde de, piyasada fiyat araştırması yapılması zorunludur.

Tekliflerin Dili, Türü ve Geçerli Para Birimi

Madde 16 — a) Teklifin Dili: Teklifleri oluşturan belgeler ve ekleri ile diğer dokümanlar Türkçe olmalıdır. Başka bir dilde sunulan belgeler, Türkçe onaylı tercümesi ile birlikte verilmesi halinde geçerli sayılır. Bu durumda teklifin veya belgenin yorumlanmasında Türkçe tercüme esas alınır.

b) Teklif Türü: Bu Yönetmelik kapsamında yapılacak ihalelerde her bir iş kaleminin miktarı ile bu iş kalemleri işin teklif edilen birim fiyatlarının çarpımı sonucu bulunan toplam bedel üzerinden teklif alınır. Ancak şartlara göre götürü bedel teklif alınabilir.

c) Tekliflerde Geçerli Para Birimi: Tekliflerin Türk Lirası olarak verilmesi zorunludur. Ancak, ihale onay belgesinde belirtilmek suretiyle başka para birimi cinsinden teklif alınabilir.

Tekliflerin Hazırlanması ve Sunulması

Madde 17 — Teklif mektubu ve geçici teminat da dahil olmak üzere ihaleye katılabilme şartı olarak istenilen bütün belgeler bir zarfa konulur. Zarfın üzerine isteklinin adı, soyadı veya ticaret unvanı, tebligata esas açık adresi, teklifin hangi işe ait olduğu ve ihaleyi yapan idarenin açık adresi yazılır. Zarfın yapıştırılan yeri istekli tarafından imzalanır ve mühürlenir veya kaşelenir.

Teklif mektupları yazılı ve imzalı olarak sunulur. Teklif mektubunda ihale dokümanının tamamen okunup kabul edildiğinin belirtilmesi, teklif edilen bedelin rakam ve yazı ile birbirine uygun olarak açıkça yazılması, üzerinde kazıntı, silinti, düzeltme bulunmaması ve teklif mektubunun ad, soyadı veya ticaret unvanı yazılmak suretiyle yetkili kişilerce imzalanmış olması zorunludur. Mal alımı ihalelerinde, ihale dokümanında alternatif teklif verilebileceğine dair hüküm bulunması halinde, alternatif tekliflerde aynı şekilde hazırlanarak sunulur.

Teklifler ihale dokümanında belirtilen ihale saatine kadar sıra numaralı alındılar karşılığında idareye verilir. Bu saatten sonra verilen teklifler kabul edilmez ve açılmaksızın iade edilir. Teklifler iadeli taahhütlü olarak da gönderilebilir. Posta ile gönderilecek tekliflerin ihale dokümanında belirtilen ihale saatine kadar İdareye ulaşması şarttır. Postadaki gecikme nedeniyle işleme konulmayacak olan tekliflerin alınış zamanı bir tutanakla tespit edilir.

Verilen teklifler, zeyilname düzenlenmesi hali hariç, herhangi bir sebeple geri alınamaz ve değiştirilemez.

Tekliflerin Geçerlilik Süresi

Madde 18 — Tekliflerin geçerlilik süresi ihale dokümanında belirtilir. İdarece ihtiyaç duyulması halinde bu süre, teklif ve sözleşme koşulları değiştirilmemek ve isteklinin kabulü kaydıyla uzatılabilir.

Geçici Teminat

Madde 19 — İhalelerde, teklif edilen bedelin % 3’ünden az olmamak üzere, istekli tarafından verilecek tutarda geçici teminat alınır.

Teminat Olarak Kabul Edilecek Değerler

Madde 20 — Teminat olarak kabul edilecek değerler aşağıda gösterilmiştir:

a) Tedavüldeki Türk Parası veya Merkez Bankasınca konvertibilitesi kabul edilen yabancı para,

b) Bankalar veya özel finans kurumları tarafından verilen teminat mektupları,

c) Hazine Müsteşarlığınca ihraç edilen Devlet iç borçlanma senetleri ve bu senetler yerine düzenlenen belgeler.

İlgili mevzuatına göre Türkiye'de faaliyette bulunmasına izin verilen yabancı bankaların düzenleyecekleri teminat mektupları ile Türkiye dışında faaliyette bulunan banka veya benzeri kredi kuruluşlarının kontrgarantisi üzerine Türkiye'de faaliyette bulunan bankaların veya özel finans kurumlarının düzenleyecekleri teminat mektupları da teminat olarak kabul edilir.

(c) bendinde belirtilen senetler ve bu senetler yerine düzenlenen belgelerden nominal değere faiz dahil edilerek ihraç edilenler, anaparaya tekabül eden satış değeri üzerinden teminat olarak kabul edilir.

Teminat mektupları dışındaki teminatlar ihale komisyonlarınca teslim alınamaz. Bunların muhasebe birimlerine yatırılması zorunludur.

İhale üzerinde kalan istekli ile ikinci uygun teklif sahibi isteklinin geçici teminatları muhasebe birimlerine teslim edilir. Diğer isteklilere ait geçici teminatlar iade edilir.

İhale üzerinde kalan istekli ile ikinci uygun teklifin sahibi istekliye ait teminatlar sözleşme akdini müteakip iade edilir.

Teminatlar, teminat olarak kabul edilen diğer değerlerle değiştirilebilir.

Her ne suretle olursa olsun, İdarece alınan teminatlar haczedilemez ve üzerine ihtiyati tedbir konulamaz.

Teminat Mektupları

Madde 21 — Tekliflerin geçerlilik süresinden en az otuz gün fazla süreli olmak kaydıyla, geçici teminat mektuplarında süre belirtilir. Teklif geçerlilik süresinin uzatılması halinde, geçici teminat mektuplarının süresi de aynı süre ile uzatılır. Kesin teminat mektupları süresiz veya otomatik temditli olarak verilir. İlgili mevzuatına aykırı olarak düzenlenmiş teminat mektupları kabul edilmez.

DÖRDÜNCÜ BÖLÜM

İhale Süreci ile İlgili Hükümler

Tekliflerin Alınması ve Açılması

Madde 22 — Teklifler ihale dokümanında belirtilen ihale saatine kadar İdareye verilir. İhale komisyonunca ihale dokümanında belirtilen saatte kaç teklif verilmiş olduğu bir tutanakla tespit edilerek, hazır bulunanlara duyurulur ve hemen ihaleye başlanır. İhale komisyonu teklif zarflarını alınış sırasına göre inceler. Bu Yönetmeliğin 17 nci maddesinin birinci fıkrasına uygun olmayan zarflar bir tutanak ile belirlenerek değerlendirmeye alınmaz. Zarflar isteklilerle birlikte hazır bulunanlar önünde alınış sırasına göre açılır.

İsteklilerin belgelerinin eksik olup olmadığı ve teklif mektubu ile geçici teminatlarının usulüne uygun olup olmadığı kontrol edilir. Belgeleri eksik veya teklif mektubu ile geçici teminatı usulüne uygun olmayan istekliler tutanakla tespit edilir. İstekliler ile teklif fiyatları açıklanır. Bu işlemlere ilişkin hazırlanan tutanak ihale komisyonunca imzalanır. Bu aşamada; hiçbir teklifin reddine veya kabulüne karar verilmez, teklifi oluşturan belgeler düzeltilemez ve tamamlanamaz. Teklifler ihale komisyonunca hemen değerlendirilmek üzere oturum kapatılır.

Tekliflerin Değerlendirilmesi

Madde 23 — İhale komisyonunun talebi üzerine idare tekliflerin incelenmesi, karşılaştırılması ve değerlendirilmesinde yararlanmak üzere net olmayan hususlarla ilgili isteklilerden yazılı olarak tekliflerini açıklamalarını isteyebilir. Ancak bu açıklama, hiçbir şekilde teklif fiyatında değişiklik yapılması veya ihale dokümanında yer alan şartlara uygun olmayan tekliflerin uygun hale getirilmesi amacıyla istenilmez ve yapılmaz.

Tekliflerin değerlendirilmesinde, öncelikle belgeleri eksik olduğu veya teklif mektubu ile geçici teminatı usulüne uygun olmadığı bu Yönetmeliğin 22 nci maddesine göre ilk oturumda tespit edilen isteklilerin tekliflerinin değerlendirme dışı bırakılmasına karar verilir. Ancak, teklifin esasını değiştirecek nitelikte olmaması kaydıyla, belgelerin eksik olması veya belgelerde önemsiz bilgi eksikliği bulunması halinde, İdarece belirlenen sürede isteklilerden bu eksik belge veya bilgilerin tamamlanması yazılı olarak istenir. Belirlenen sürede eksik belge veya bilgileri tamamlamayan istekliler değerlendirme dışı bırakılır. Bu ilk değerlendirme ve işlemler sonucunda belgeleri eksiksiz ve teklif mektubu ile geçici teminatı usulüne uygun olan isteklilerin tekliflerinin ayrıntılı değerlendirilmesine geçilir. Bu aşamada, isteklilerin ihale konusu işi yapabilme kapasitelerini belirleyen yeterlik kriterlerine ve tekliflerin ihale dokümanında belirtilen şartlara uygun olup olmadığı incelenir. Uygun olmadığı belirlenen isteklilerin teklifleri değerlendirme dışı bırakılır.

En son aşamada, isteklilerin teklif mektubu eki cetvellerinde aritmetik hata bulunup bulunmadığı kontrol edilir. Teklif edilen fiyatları gösteren teklif mektubu eki cetvelde çarpım ve toplamlarda aritmetik hata bulunması halinde, isteklilerce teklif edilen birim fiyatlar esas alınmak kaydıyla, aritmetik hatalar ihale komisyonu tarafından resen düzeltilir. Yapılan bu düzeltme sonucu bulunan teklif isteklinin esas teklifi olarak kabul edilir ve bu durum hemen istekliye yazı ile bildirilir. İstekli düzeltilmiş teklifi kabul edip etmediğini tebliğ tarihini izleyen beş gün içinde yazılı olarak bildirmek zorundadır. İsteklinin düzeltilmiş teklifi kabul etmediğini süresinde bildirmesi veya bu süre içinde herhangi bir cevap vermemesi halinde, teklifi değerlendirme dışı bırakılır ve geçici teminatı gelir kaydedilir.

Aşırı Düşük Teklifler

Madde 24 — İhale komisyonu verilen teklifleri bu Yönetmeliğin 23 üncü maddesine göre değerlendirdikten sonra, diğer tekliflere veya İdarenin tespit ettiği yaklaşık maliyete göre teklif fiyatı aşırı düşük olanları tespit eder. Bu teklifleri reddetmeden önce, belirlediği süre içinde teklif sahiplerinden teklifte önemli olduğunu tespit ettiği bileşenler ile ilgili ayrıntıları yazılı olarak ister.

İhale komisyonu; yapılan yazılı açıklamaları dikkate alarak, aşırı düşük teklifleri değerlendirir. Bu değerlendirme sonucunda, açıklamaları yeterli görülmeyen veya yazılı açıklamada bulunmayan isteklilerin teklifleri reddedilir.

İhalenin Karara Bağlanması ve Onaylanması

Madde 25 — Bu Yönetmeliğin 22 ve 23 üncü maddelerine göre yapılan değerlendirme sonucunda ihale, ekonomik açıdan en avantajlı teklifi veren isteklinin üzerinde bırakılır.

Ancak, en düşük teklif sahibi ile gerektiğinde fiyat indirimi amacıyla görüşme yapılarak, ekonomik açıdan en avantajlı teklif belirlenir.

Ekonomik açıdan en avantajlı teklifin sadece en düşük fiyat esasına göre belirlenmesinin mümkün olmadığı durumlarda; işletme ve bakım maliyeti, maliyet etkinliği, verimlilik, kalite ve teknik değer gibi fiyat dışındaki unsurlar dikkate alınarak ekonomik açıdan en avantajlı teklif belirlenir. Ekonomik açıdan en avantajlı teklifin fiyat dışındaki unsurlar da dikkate alınarak belirleneceği ihalelerde, ihale dokümanında bu unsurların parasal değerler olarak ifade edilmesi zorunludur. Parasal değerler olarak ifade edilmesi mümkün olmayan unsurlar için ihale dokümanında nispi ağırlıklar belirlenir.

En düşük fiyatın ekonomik açıdan en avantajlı teklif olarak değerlendirildiği ihalelerde, birden fazla istekli tarafından aynı fiyatın teklif edildiği ve bunların da ekonomik açıdan en avantajlı teklif olduğu anlaşıldığı takdirde, ikinci fıkrada belirtilen fiyat dışındaki unsurlar dikkate alınmak suretiyle ekonomik açıdan en avantajlı teklif belirlenerek ihale sonuçlandırılır.

İhale komisyonu gerekçeli kararını belirleyerek, ihale yetkilisinin onayına sunar. Kararlarda isteklilerin adları veya ticaret unvanları, teklif edilen bedeller, ihalenin tarihi ve hangi istekli üzerine hangi gerekçelerle yapıldığı, ihale yapılmamış ise nedenleri belirtilir.

İhale yetkilisi, ihale kararını onaylar veya gerekçesini açıkça belirtmek suretiyle iptal eder. İhale; kararın onaylanması halinde geçerli, iptal edilmesi halinde ise hükümsüz sayılır.

Kesinleşen İhale Kararlarının Bildirilmesi ve Sözleşmeye Davet

Madde 26 — İhale sonucu, ihale kararlarının ihale yetkilisi tarafından onaylandığı günü izleyen en geç beş gün içinde, ihale üzerinde bırakılan istekliye şartnamesinde belirtilen süre zarfında kesin teminatın verilerek sözleşmenin akdedilmesi gerektiği iadeli taahhütlü mektup ile tebligat adresine postalanmak suretiyle veya imza karşılığı tebliğ edilir. Mektubun postaya verilmesini takip eden yedinci gün kararın isteklilere tebliğ tarihi sayılır.

Tebligatın isteklilere imza karşılığı yapılması veya iadeli taahhütlü kartının idareye ulaşması durumunda yedi günlük süre beklenilmez, tebligatın gerçekleştiği kabul edilir.

Kesin Teminat

Madde 27 — Taahhüdün sözleşme ve ihale dokümanı hükümlerine uygun olarak yerine getirilmesini sağlamak amacıyla, sözleşmenin yapılmasından önce ihale üzerinde kalan istekliden ihale bedeli üzerinden hesaplanmak suretiyle en az %6 oranında kesin teminat alınır.

Sözleşme Yapılmasında İsteklinin ve İdarenin Görev ve Sorumluluğu

Madde 28 — İhale üzerinde kalan istekli kesin teminatı vererek sözleşmeyi imzalamak veya siparişi kabul etmek zorundadır. Sözleşme imzalandıktan sonra geçici teminat iade edilir.

Bu zorunluluklara uyulmadığı takdirde, protesto çekmeye ve hüküm almaya gerek kalmaksızın ihale üzerinde kalan isteklinin geçici teminatı gelir kaydedilir.

İdarenin sözleşmeyi yapmaması veya sipariş vermemesi halinde, istekli taahhüdünden vazgeçebilir. Bu takdirde teminat iade edilir. İstekli başkaca hiçbir masraf ve sebeple zarar ve ziyan iddiasında bulunamaz.

BEŞİNCİ BÖLÜM

Sözleşme Süreci ile İlgili İşlemler

Sözleşmeler ve Sipariş Mektupları

Madde 29 — Yapılan bütün ihaleler aşağıda belirtilen hususları ayrıntılı bir şekilde kapsayan bir sözleşmeye bağlanır.

Sözleşmeler; ihale yetkilisi ile yüklenici tarafından imzalanarak (yüklenicinin ortak girişim olması halinde sözleşmeler ortak girişimin bütün ortakları tarafından imzalanır.) veya İdarece, yükleniciye sipariş mektubu yazılması ve teyit alma şeklinde akdedilir. İdare, bu iki şekilden birini seçmekte serbesttir. İdarenin noter marifetiyle sözleşme yapılmasını seçmesi halinde bu hususun ihale dokümanında belirtilmesi zorunluluktur.

Yüklenicinin kesin teminatı vermesinden sonra süresi içinde sözleşmeyi imzalamaması veya taahhüdünden vazgeçmesi veya sözleşme hükümlerine aykırı olarak taahhüdünü kısmen veya tamamen yerine getirmemesi halinde ihtara, protesto çekmeye, hüküm veya yüklenicinin rızasını almaya ve sair kanuni merasimin yapılmasına lüzum kalmaksızın kesin teminatı idare lehine gelir kaydedilir ve akdedilmiş ise sözleşme feshedilir.

Sözleşmede Yer Alması Gereken Hususlar

Madde 30 — Sözleşmede yer alması gereken hususlar şunlardır:

a) İşin adı, niteliği, türü ve miktarı, hizmetlerde iş tanımı ve süresi,

b) İdarenin adı ve adresi,

c) Yüklenicinin adı veya ticaret unvanı, tebligata esas adresi,

d) Sözleşmenin bedeli, türü ve işin süresi,

e) Ödeme yeri ve şartları,

f) Garanti istenilen hallerde süresi ve garantiye ilişkin şartlar,

g) İşin yapılma yeri, teslim etme ve teslim alma şekil ve şartları,

h) Gecikme halinde alınacak cezalar,

i) Denetim, muayene ve kabul işlemlerine ilişkin şartlar,

j) Anlaşmazlıkların çözümü,

k) Bu Yönetmeliğin 8 inci maddesinin (2) nolu bendinde belirtilen ve sözleşmenin yürütümü sırasında gerekli olabilecek diğer hususlar.

Mal alımlarında; malın sözleşme yapma süresi içinde teslim edilmesi ve bunun idarece uygun bulunması halinde, sözleşme yapılması ve kesin teminat alınması zorunlu değildir.

Fiyat Farkı, İş Artışı ve Eksilişi

Madde 31 — 1) Fiyat farkı verilebilmesi:

Şartnamesinde belirtilmek koşuluyla, sözleşme türlerine göre fiyat farkı verilebilmesi öngörülen durumlarda, 4734 sayılı Kamu İhale Kanunu ve 31/12/2002 tarihli ve 24980/3. mükerrer sayılı Resmî Gazete’de yayımlanan Bakanlar Kurulu Kararnameleri çerçevesinde işlem yapılır. Fiyat farkı ödenmesi öngörülerek ihale edilen işlerde, fiyat farkı olarak ödenecek bedel ile sözleşme bedelinde artış meydana gelmesi halinde, bu artış tutarının en az %6’sı oranında ek kesin teminat alınır. Fiyat farkı olarak ödenecek bedel üzerinden hesaplanan ek kesin teminat hakedişlerden kesinti yapmak suretiyle de karşılanabilir.

2) Sözleşmede belirtilen işin artışı:

Mal ve Hizmet alımları sözleşmelerinde, öngörülemeyen durumlar nedeniyle bir iş artışının zorunlu olması halinde, artışa konu olan iş;

a) Sözleşmeye esas proje içinde kalması,

b) İdareyi külfete sokmaksızın asıl işten ayrılmasının teknik veya ekonomik olarak mümkün olmaması,

şartlarıyla, birim fiyat teklif almak suretiyle ihale edilen mal ve hizmet alımları sözleşmelerinde %20’sine kadar oran dahilinde, süre hariç sözleşme ve ihale dokümanındaki hükümler çerçevesinde aynı yükleniciye yaptırılabilir.

İşin bu şartlar dahilinde tamamlanamayacağının anlaşılması durumunda ise artış yapılmaksızın hesabı genel hükümlere göre tasfiye edilir. Ancak bu durumda, işin tamamının ihale dokümanı ve sözleşme hükümlerine uygun olarak yerine getirilmesi zorunludur.

Mücbir Sebepler

Madde 32 — Mücbir sebep olarak kabul edilebilecek haller aşağıda belirtilmiştir:

a) Doğal afetler,

b) Kanuni grev,

c) Genel salgın hastalık,

d) Kısmî veya genel seferberlik ilânı,

e) Gerektiğinde İdare tarafından belirlenecek benzeri diğer haller.

Süre uzatımı verilmesi, sözleşmenin feshi gibi durumlar da dahil olmak üzere, İdare tarafından yukarıda belirtilen hallerin mücbir sebep olarak kabul edilebilmesi için; yükleniciden kaynaklanan bir kusurdan ileri gelmemiş olması, taahhüdün yerine getirilmesine engel nitelikte olması, yüklenicinin bu engeli ortadan kaldırmaya gücünün yetmemiş bulunması, mücbir sebebin meydana geldiği tarihi izleyen yirmi gün içinde yüklenicinin İdareye yazılı olarak bildirimde bulunması ve yetkili merciler tarafından belgelendirilmesi zorunludur. Mücbir sebeplerden dolayı sözleşmenin feshedilmesi halinde hesabı genel hükümlere göre tasfiye edilerek kesin teminat ve varsa ek kesin teminatlar iade edilir.

Denetim, Muayene ve Kabul İşlemleri

Madde 33 — Teslim edilen mal, hizmet, veya yapılan işin muayene ve kabul işlemleri, idarelerce kurulacak ikisi konunun uzmanı en az üç kişilik muayene ve kabul komisyonları tarafından yapılır. Mal veya yapılan iş yüklenici tarafından idareye teslim edilmedikçe muayene ve kabul işlemleri yapılamaz.

Ancak sözleşmesinde hüküm bulunması halinde; imalat veya üretim süreci gerektiren işler, muayene ve kabul komisyonlarının yetki ve sorumluluğunu kaldırmaması şartıyla, ihale dokümanında belirtilen kalite ve özelliklere göre yapılıp yapılmadığı hususunda, ilgili İdare tarafından belirli aşamalarda ve aralıklarla denetlenebilir.

Kesin Teminatın ve Ek Kesin Teminatların Geri Verilmesi

Madde 34 — Taahhüdün, sözleşme ve ihale dokümanı hükümlerine uygun olarak yerine getirildiği ve yüklenicinin bu işten dolayı İdareye herhangi bir borcunun olmadığı tespit edildikten sonra alınmış olan kesin teminat veya varsa ek kesin teminatların, Sosyal Sigortalar Kurumundan ilişiksiz belgesinin getirildiği saptandıktan sonra; alınan mal veya yapılan iş için bir garanti süresi öngörülmesi halinde yarısı, garanti süresi dolduktan sonra kalanı, garanti süresi öngörülmeyen hallerde ise tamamı, yükleniciye iade edilir.

Yüklenicinin bu iş nedeniyle İdareye ve Sosyal Sigortalar Kurumuna olan borçları ile ücret ve ücret sayılan ödemelerden yapılan kanunî vergi kesintilerinin kabul tarihine veya varsa garanti süresinin bitimine kadar ödenmemesi halinde, protesto çekmeye ve hüküm almaya gerek kalmaksızın kesin teminatlar paraya çevrilerek borçlarına karşılık mahsup edilir; varsa kalanı yükleniciye geri verilir.

İşin konusunun yurt içi veya yurt dışı piyasadan hazır halde alınıp satılan mal alımı olması halinde, Sosyal Sigortalar Kurumundan ilişiksiz belgesi getirilmesi şartı aranmaz.

Geçici Madde 1 — Bu Yönetmeliğin yürürlüğe girdiği tarihten önce ihale edileceği yazılı olarak duyurulmuş veya ilanı yapılmış olan işler, ilgili olduğu kanun ve usullere göre sonuçlandırılır.

Yürürlük

Madde 35 — Bu Yönetmelik, Resmî Gazete’de yayımlandığı tarihte yürürlüğe girer.

Yürütme

Madde 36 — Bu Yönetmelik hükümlerini Türkiye Kömür İşletmeleri Genel Müdürü yürütür.