Anonim Şirketlerde Genel Kurul Toplantıları

Rüknettin Kumkale

YMM

 

ANONİM ŞİRKETLERDE GENEL KURUL TOPLANTILARI

1. ANONİM ŞİRKETLERDE GENEL KURUL TOPLANTILARINA DAVET

1.1. Davete Yetkili Olanlar

1.1.1. Yönetim Kurulu

Şirket genel kurulu her hesap dönemi sonundan itibaren üç ay içinde olağan ve lüzumu halinde olağanüstü olarak yönetim kurulu tarafından toplantıya çağrılır.

İmtiyazlı pay sahipleri genel kurulu da yönetim kurulu tarafından toplantıya çağrılır.

1.1.2. Denetçiler

Yönetim kurulu tarafından süresi içinde davet edilmemesi halinde genel kurul denetçiler tarafından olağan toplantıya davet edilir.

Şirket açısından zorunlu ve ivedi sebeplerin çıkması veya azlığın talebi üzerine lüzum görülmesi halinde şirket genel kurulu olağanüstü olarak toplantıya çağrılır.

Yasal olarak, imtiyazlı pay sahipleri genel kurul toplantısının yapılması zorunlu olduğu halde yönetim kurulu tarafından toplantıya davet edilmemesi halinde denetçiler tarafından toplantıya davet olunur.

1.1.3. Azlık

Şirket anasözleşmesinde daha az bir oran öngörülmemiş ise, şirket sermayesinin en az onda birine sahip olan kimselerin (azlık) Türk Ticaret Yasasının 366’ncı maddesi gereğince yönetim kurulu ile denetçilere yaptıkları müracaatlara rağmen makul bir sürede toplantının yapılmaması üzerine mahkemenin yetkili kılması halinde şirket genel kurulu azlık pay sahipleri tarafından toplantıya davet edilir.

1.1.4. Tasfiye Memurları

Tasfiye halinde olan şirketlerde tasfiye işlemlerinin icaplarından olan hususlar hakkında karar vermek üzere şirket genel kurulu tasfiye memurları tarafından toplantıya davet edilir.

1.1.5. Kurucular

Anonim Şirketlerin tedrici olarak kurulmaları sırasında yapılması zorunlu olan kuruluş genel kurulu kurucular tarafından toplantıya davet edilir.

1.1.6. İmtiyazlı Pay Sahipleri

Yasal olarak imtiyazlı pay sahipleri genel kurul toplantısının yapılması zorunlu olduğu halde yönetim kurulu ve denetçiler tarafından toplantıya davet edilmemesi halinde imtiyazlı pay sahiplerinin her biri tarafından toplantıya davet edilebilir.

1.1.7. Organsız Kalma Hali

İstifa, görev süresinin dolması veya her hangi bir nedenle organsız kalan şirketlerde, genel kurul, mahkemece atanmış kayyımlar veya davet konusunda yetki verilmiş azlık pay sahipleri tarafından toplantıya çağrılır.

1.1.8. Ortakların Tamamı

Ortakların tamamının imzaları noterce onaylanmış bir yazı ile genel kurul olarak toplanmak istediklerini Bakanlığa bildirmeleri durumunda, yalnızca şirket organlarının oluşturulması amacıyla toplantı yapılabilir.

Şirket genel kurulunu toplantıya davete ilişkin ilânın, ilân ve toplantı günü hariç olmak üzere Türkiye Ticaret Sicili Gazetesi’nde en az iki hafta önceden yapılması zorunludur. Ayrıca nama yazılı hisse senedi sahipleri ile önceden şirkete bir hisse senedi tevdi ederek ikametgahını bildiren hamiline yazılı pay sahiplerine taahhütlü mektup gönderilmesi suretiyle toplantı günü bildirilir.

Ancak Sermaye Piyasası Yasası’nın 11’inci maddesi uyarınca, nama yazılı olarak ihraç edilmiş olup da, borsalarda veya teşkilatlanmış diğer piyasalarda işlem gören hisse senedi sahiplerine toplantı gününün taahhütlü mektupla bildirilmesine ilişkin Türk Ticaret Yasası’nın 368’inci maddesi hükmü uygulanmaz.

Davet edilen ilk toplantıda nisabın temin edilememesi halinde, genel kurul aynı usullerle yeniden toplantıya davet edilir. İlân metnine, nisabın sağlanamaması halinde ikinci toplantının davetine ilişkin olarak konulan hükümler geçersizdir.

Şayet şirket anasözleşmesinde yukarıda belirtilenlere ilave olarak başka bir surette de toplantı gününün bildirilmesi öngörülmüş ise ön görüldüğü şekilde yine toplantı ve ilân günleri hariç olmak üzere en az iki hafta önceden toplantı daveti ayrıca yapılır.

Genel Kurul İlanında şu konulara yer verilmesi gerekmektedir

Türkiye Ticaret Sicili Gazetesi ile diğer gazetelerde yapılacak ilânlarda ve ortaklara gönderilecek mektuplarda,

• Toplantı günü ve saati,
• Toplantı yeri (hiçbir tereddüte mahal vermeyecek surette adres olarak belirtilmelidir.),
• Gündem,
• Gündemde anasözleşme değişikliği var ise değişen madde/maddelerin Bakanlıktan izin alınan eski ve yeni şekilleri,
• Davetin hangi organ tarafından yapıldığı,
• İlk toplantının herhangi bir nedenle ertelenmesi üzerine genel kurul yeniden toplantıya davet ediliyor ise, ilk toplantının erteleme sebebi ile bu toplantıda yeterli olan toplantı nisabı,
• Olağan toplantı ilânlarında faaliyet raporu ile bilânço, kâr ve zarar cetvellerinin ortakların incelemesine hangi adreste açık bulundurulduğu,

belirtilir.

Ayrıca genel kurul toplantısında kendisini vekil vasıtasıyla temsil ettirecekler için vekaletname örnekleri ilân edilir.

Türk Ticaret Yasası’nın 370. maddesine göre sermayeyi temsil eden bütün payların sahipleri veya temsilcilerinin hazır bulunacağı yani bütün ortakların asaleten ve vekaleten hazır bulunmaları halinde yapılacak genel kurul toplantısı için, toplantıya çağrı hakkındaki merasimlere uyulmaya gerek bulunmamaktadır. Yani bu durumda genel kurulun toplantıya çağrılması ile ilgili ilân vermeye ve ortaklara mektup göndermeye gerek yoktur. Bu durum daha çok ortaklarının tamamının bir ya da iki aileden teşekkül ettiği ve ortak adedi az olan Anonim Şirketler için uygulanabilmektedir. Bu tip Anonim Şirketlerde her zaman ortakların tamamını asaleten ve vekaleten bir araya toplayabilme imkanı olduğundan toplantıya çağrı için gerekli ilân ve mektup gönderme merasimlerinin yapılmasına gerek olmamaktadır.

3.1. Genel Kurul Toplantısına  Katılma Hakkı

Her ortağın toplantıya katılma hakkı vardır. Oy hakkını haiz olan pay sahibi, genel kurul toplantılarında bu hakkını bizzat kullanabileceği gibi, pay sahibi olan veya anasözleşmede aksine hüküm bulunmadıkça pay sahibi olmayan üçüncü bir şahıs vasıtasıyla kullanabilir. Özel mevzuatında yer alan vekaleten oy kullanılmasının kısıtlanmasına ilişkin hükümler saklıdır.

Nama yazılı hisse senetleri ile henüz hisse senedine bağlanmamış payların sahipleri veya temsilcileri doğrudan doğruya genel kurula katılabilirler.

Hamiline yazılı olarak ihraç edilmiş hisse senedi sahipleri ise, genel kurula katılabilmek için hisse senetlerini veya bunlara sahip olduklarını gösteren belgeleri toplantı gününden bir hafta önce şirkete vermek zorundadırlar.

Rehin veya tevdi edilmiş yahut ariyet olarak başka bir kimseye bırakılmış hisse senetlerinin oy hakkı bunların sahiplerine aittir. Pay sahipleri oy haklarını usulüne uygun vekaletname düzenleyerek temsilcileri vasıtasıyla da kullanabilirler.

Üzerinde intifa hakkı bulunan bir hisse senedinden doğan oy hakkı intifa hakkı sahibi tarafından kullanılır. Bu durumda genel kurul toplantısına katılan kimse intifa hakkı sahibi olduğunu belgelendirmek zorundadır.

Bir hisse senedinin birden çok sahibinin bulunması halinde bunlar ancak, aralarından seçecekleri bir temsilci vasıtası ile genel kurula katılıp oy kullanabilirler.

Halka açık olmayan şirketlerde gerek nama gerek hamiline yazılı hisse senetleri sahiplerinin vekilleri vasıtasıyla toplantıda temsil edilebilmeleri için vekaletnamenin örneğe (Bakınız: 6.15) uygun olarak düzenlenmesi ve vekalet verenin imzasının notere tasdik ettirilmesi veya noterce onaylanmış imza sirkülerinin eklenmesi şarttır. Halka açık Anonim Şirketlerde genel kurula vekaleten katılma ve oy kullanma hakkında SPK’nın Seri: IV, No: 8 sayılı tebliğ hükümleri uygulanır.

Her pay sahibi genel kurulda ancak bir kişi tarafından temsil edilebilir. Tüzel kişi pay sahiplerinin birden fazla kişi ile temsil edilmesi durumunda bunlardan ancak birisi tarafından oy kullanılabilir. Oy kullanmaya kimin yetkili olduğu yetki belgesinde gösterilir.

Yasal temsil hallerinde bu durumun belgelendirilmesi gerekir.

Genel kurul toplantılarında yönetim kurulu üyeleri ile denetçilerin kendilerinin hazır bulunması esastır.

Olağan genel kurul toplantılarında yönetim kurulu üyelerinden en az bir üye ile, denetçilerden de en az birisi hazır bulunmadıkça toplantı yapılamaz.

3.3. Oy Hakkı ve Kısıtlamaları

Her pay, en az bir oy hakkı verir. Bir payın sahibine birden fazla oy hakkı vermesi şirket anasözleşmesinde açıkça hüküm bulunmasına bağlıdır.

Şayet şirket anasözleşmesi ile aynı nominal değerli paylardan bazılarına birden fazla oy hakkı vermek veya farklı nominal değerli paylara eşit oy hakkı vermek suretiyle bazı paylara oyda imtiyaz verilmiş ise anasözleşme değişikliğinde imtiyazlı oy kullanılamaz.

Farklı nominal değerli payların sahipleri anasözleşme değişikliklerinde sermayedeki payları oranında oy kullanırlar. Genel kurulda kullanılacak oy miktarları toplantıdan önce yönetim kurulunca tespit edilerek ilân edilir.

Pay sahiplerinin hiçbiri kendisi veya karı ve kocası yahut usul ve füruu (altsoy ve üstsoy) ile şirket arasındaki şahsi bir işe veya davaya dair olan genel kurul görüşmelerinde oy kullanamazlar.

Yönetim kurulu üyeleri genel kurulda gerek topluca gerekse tek tek yapılacak ibra oylamasında sahip oldukları paylardan doğan oy haklarını kullanamazlar. Ancak yönetim kurulu üyesi olmayan pay sahiplerinin kendilerine verecekleri vekaletten doğacak oy haklarını kullanabilirler.

Şirket işlerinin görülmesine herhangi bir şekilde iştirak etmiş olan pay sahipleri yönetim kurulu üyelerinin ibrasına ait kararlarda oy kullanamazlar. Pay sahibi şirket denetçilerinin ise yönetim kurulu üyelerinin ibrasına ait kararlarda oy kullanma hakları vardır.

Özel mevzuatında ve şirket anasözleşmesinde yer alan özel hükümler saklı kalmak üzere genel kurul toplantısında oylama açık ve el kaldırmak suretiyle yapılır.

Ortakların talep etmesi halinde oylamanın şekli genel kurul tarafından belirlenir.

Vekaletnamede; şirketin ünvanı, ait olduğu genel kurul toplantısının tarihi, vekilin adı soyadı, pay sahibinin pay adedi ile adı soyadı veya ünvanı ve imzasının bulunması şarttır.

Bu bilgilerden herhangi biri bulunmayan özel veya genel vekaletnameler geçersizdir. Sanayi ve Ticaret Bakanlığı tarafından tespit edilen aşağıdaki örneğe uygun vekaletnamenin verilmesi gerekmektedir.

Sermaye Piyasası Kurulu’nun Seri: IV, No: 8 tebliği hükümleri saklıdır.

Vekaletnameler ait olduğu toplantı ve hukuken bunun devamı sayılan genel kurul toplantısı için geçerlidir.

Gündemin değiştirilmemesi kaydıyla, nisabın yokluğu, azlığın talebi veya genel kurul kararıyla yahut herhangi bir nedenle toplantının ertelenmesi halinde yapılacak toplantılar hukuken önceki toplantının devamı sayılır.

                                                       VEKALETNAME

Hissedarı bulunduğum ———————————-Anonim Şirketinin –/–/—- tarihinde —————————————— adresinde saat –:–‘de yapılacak —- yılına ait olağan/olağanüstü genel kurul toplantısında beni temsil etmeye ve gündemdeki maddelerin karara bağlanması için oy kullanmaya —————‘yı vekil tayin ettim

VEKALETİ VEREN

İsim, İmza, Tarih

VEKALETİ VERENİN

Sermaye Miktarı     :

Hisse Adedi           :

Oy Miktarı             :

Adresi                   :

NOT: Vekaletnamenin noter tasdiksiz olması halinde vekaleti verenin noter tasdikli imza sirküleri vekaletnameye eklenecektir.

Anonim Şirketlerde gündem Türk Ticaret Yasası hükümlerine göre yönetim kurulu tarafından tespit ve ilân edilir.

Genel kurul toplantısının yapılması için çağrının yönetim kurulu dışında denetçiler, azınlıklar, tasfiye memurları, kurucular veya imtiyazlı pay sahipleri veya diğer kişiler tarafından yapılması halinde gündemin bunlar tarafından tespit edileceği de tabiidir.

4.1. Gündemin Yönetim Kurulu Tarafından Tespiti

Gündem prensip olarak yönetim kurulu tarafından hazırlanırken, duruma göre en az şu maddeler bulunur.

1. Açılış ve divan teşekkülü,
2. Toplantı tutanağının imzalanması hususunda divana yetki verilmesi,
3. Yönetim kurulu faaliyet raporu ile denetçi raporlarının okunması ve müzakeresi,
4. Bilânço ve kãr zarar hesaplarının okunması, müzakeresi ve tasdiki ile kar dağıtımıyla ilgili teklifin görüşülerek kabulü veya reddi,
5. Yönetim kurulu üyelerinin ve denetçilerin ibra edilmeleri,
6. Anasözleşme ile belirlenmemiş ise, yönetim kurulu üyeleri ile denetçilerin ücret ve huzur haklarının tespiti,
7. Dönem içinde yönetim kurulu üyeliklerinde eksilme meydana gelmiş ve yönetim kurulunca atama yapılmış ise atamanın genel kurulca onaylanması,
8. Görev süreleri sona ermiş olan yönetim kurulu üyeleri ile denetçilerin seçilmesi, şayet anasözleşmede görev süreleri belirtilmemişse görev sürelerinin tespiti,

ı.     Lüzum görülecek sair hususlar. (Görüşülecek konunun mahiyeti önceden tespit edilip gündeme yazılmadan lüzum görülecek sair hususlar şeklinde bir gündem maddesi tespit etmek mümkün değildir. Konu gündeme açıkça yazılmalıdır.)

Yasa ve anasözleşme gereği genel kurulun yetkisinde olan ve olağanüstü genel kurul toplantı gündemini oluşturan her türlü konu olağan genel kurul toplantı gündemine yazılabilir.

Azlığın süresi içinde müracaat etmesi halinde, görüşülmesini istediği konular yönetim kurulu tarafından gündeme alınır.

Sanayi ve Ticaret Bakanlığınca yapılan denetim sonucuna göre veya herhangi bir sebeple görülecek lüzum üzerine şirket genel kurulunda görüşülmesi istenen konuların gündeme konulması zorunludur.

4.2. Genel Kurul Toplantı Halinde İken Gündeme İlave

Türk Ticaret Yasasının 366. maddesinde bulunan hükme göre genel kurulun zaten toplanması kararlaştırılmış ise şirket sermayesinin en az onda biri değerinde paylara sahip olan kimselerin (azlık) müzakeresini istedikleri maddelerin gündeme konulması mecburidir. Bu talep hakkına haiz kimselerin sahip olmaları gereken payların miktarı anasözleşme ile daha az bir miktara indirilebilir.

Daha açık bir anlatımla genel kurul toplantısının toplanması kararlaştırılmış ise veya toplantı yapılırken sermayenin yüzde onuna sahip ortakların (azlık) isteği üzerine istedikleri konu gündeme ilave edilir.

Genel kurul toplantısına katılan üyelerin mevcudiyeti, genel kurulun toplantı nisabını bulduktan ve bu durumun hazirun cetvelinde belli olmasından toplantı yönetim kurulu başkanı tarafından açılır. Yönetim kurulu başkanı divanın tespiti için üyelerden bir divan başkanı, katip ve oy toplayıcı için aday göstermelerini ister, kendisi de teklifte bulunabilir. Adaylar tespit olduktan sonra genel kurulun tasvibine sunar. Bu şekilde divan üyelerinin tespiti yapılmış olur. Divan yerini aldıktan sonra toplantı tutanağının imzalanması hususunda divana yetki verilmesi için oylama yapar. Bu hususun gündemde bulunması ve toplantı tutanaklarının divan tarafından imzalanması için genel kurul üyeleri tarafından divana yetki verilmesi yerinde bir karardır. Eğer bu verilmezse genel kurula katılan bütün üyelerin bu tutanağı imzalamaları gerekecektir.

Gündemin bu maddesinden sonra, gündemde gösterilen her madde teker teker görüşülür. Gündemdeki maddelerin görüşülmemesi veya atlanması gibi hususlar ancak genel kurul kararı ile olabilecektir.

Genel kurul toplantısında yapılan görüşmeler ve alınan kararlar divan katipleri tarafından tutanağa yazılır. Tutanak, toplantı mahallinde ve toplantı anında divan heyeti, Bakanlık komiseri ve istenmesi halinde ortaklar tarafından imzalanır.

• Tutanakta; aşağıdaki örnekte olduğu gibi şirketin unvanı, toplantı tarihi ve yeri, şirketin toplam sermayesi ve hisse adedi, toplantıda asaleten ve vekaleten olmak üzere temsil edilen toplam hisse adedi, Bakanlık komiserinin adı ve soyadı ile görevlendirme yazısının tarih ve sayısı, toplantı ilânlı yapılıyorsa davetin ne surette yapıldığının, ilânsız yapılıyorsa bunun belirtilmesi zorunludur.
• Toplantıda alınan kararların hiçbir tereddüde yer vermeyecek şekilde Yasa ve anasözleşmede belirtilen nisaplarla alınarak oy miktarları tutanakta belirtilir.
• Toplantıda alınan kararlara muhalif kalarak, muhalefet şerhi yazmak isteyenlerin şerhleri tutanağa yazılır veya yazılı olarak verilen muhalefet şerhleri tutanağa eklenir. Tutanakta muhalefet şerhi veren ortağın adı ve soyadı yazılarak muhalefet şerhinin ekli olduğu belirtilir.

Tutanağa eklenen muhalefet şerhi de divan heyetince ve komiser tarafından imzalanır.