Hediye Alışveriş Çekleri-Muhasebe Uygulaması
Dr.Mehmet Ali AKTAŞ
S.M.Mali Müşavir
mali@malianaliz.com
GİRİŞ
Tüketim alışkanlıkları sürekli değişime uğramaktadır. Bu değişime paralel olarak tüketime konu olan mal ve/veya hizmetin sunum şeklinde de değişim yaşanmaktadır. Genel kural talep doğrultusunda arzın uygunluğunun sağlanmasıdır.
Buradan hareketle ödeme araçlarında da farklılıklar gözlemlenebilmektedir. Bu araçlar içerisinde; ulusal ve yabancı para ile nakit, kredi kartı, banka kartı, işyeri (satıcı işletme kartı) kartı, indirim kuponu, iade işlemlerinde müşteriye verilen ve para yerine kullandırılan gider pusulası, banka çeki, işletme (alışveriş veya hediye) çeki sayılabilir.
Çek, hukuki anlamda hüküm altına alınan ve düzenlenmesi belli esaslara dayanan bir ödeme aracı olarak karşımıza çıkmaktadır. Hediye veya alışveriş çeki olarak bilinen işletme çeklerinin ise böyle bir esasa bağlılığı bulunmamaktadır.
Hediye çeki; işletme tarafından basımı yaptırılan, işletme tarafından uygun bulunan bilgileri taşıyan ve genellikle ilgili işletmelerde kullanım hakkı verilen bir ödeme aracıdır. Bunlar toplu veya münferiden müşteriye para karşılığı verilebilmekte, zaman zaman iade işlemleri sonucunda müşteriye verilmekle birlikte işletmede çalışan personele de değişik isimler altında verilebilmektedir. Bunun dışında işletme dışındaki üçüncü şahıslara da para karşılığı verilebilmektedir. Üçüncü şahıslara çeklerin para karşılığı verilmesi daha çok yılbaşı, bayram gibi özel günlerde kendisini göstermektedir.
İşletme çekleri, satışa arz edilen mal ve/veya hizmetlerin nihai tüketiciye pazarlama ve satışı ile ilgili faaliyetler bütünü olarak[1] tanımlanan perakende satış mağazalarında kullanılmaktadır.
İşletme çekleri (hediye veya alışveriş çeki olarak ta isimlendirilmektedir) hamiline yazılı olabileceği gibi doğrudan isme yazılı da olabilmektedir.
HEDİYE ÇEKİ TESLİMLERİ, BELGELENDİRİLMESİ VE KDV KARŞISINDAKİ DURUMU
Hediye çekleri nedeni ne olursa olsun gelecekte talep edilecek bir mal ve/veya hizmetin teslimi sırasında değişim aracı olarak kullanılmak üzere hamiline verilmektedir. Giriş bölümünde de söz edildiği üzere söz konusu belge bir ödeme aracıdır ve kabul gördüğü sürece para yerine kullanılmaktadır.
Hediye çeklerinin teslim şekli konusunda çeşitli tereddütler yaşanmaktadır. Bu konu değişik makalelerde de işlenmiştir. Bazı işletmelerin üçüncü şahıslara çek teslimleri aşamasında fatura düzenledikleri bilinmektedir. Özel günlerde hediye çeki talep eden kurum ve kuruluşların da ödeme aşamasında fatura talep ettikleri bilinmektedir. Burada işletme açısından bir çıkmaz oluşmaktadır. Yani bir tarafta çek talep eden var ve para vermek istiyor, diğer tarafta satış yapmak arzusunda olan bir işletme var ve parayı almak istiyor. Parayı ödemek isteyen kişiler genellikle faturalarını da almak istemektedirler.
Bu cümleden hareketle güncel mevzuatı irdelediğimizde;
Katma Değer Vergisi Kanununun 2’nci maddesinin 2’nci alt maddesinde “Bir mal üzerindeki tasarruf hakkının iki veya daha fazla kimse tarafından zincirleme âkit yapılmak suretiyle, malın bu arada el değiştirmeden doğrudan sonuncu kişiye devredilmesi halinde, aradaki safhaların her biri ayrı bir teslimdir” hükmü yer almaktadır.
Yine ilgili kanunun 10/b maddesinde ise “Malın tesliminden veya hizmetin yapılmasından önce fatura veya benzeri belgeler verilmesi hallerinde, bu belgelerde gösterilen miktarla sınırlı olmak üzere fatura veya benzeri belgelerin düzenlenmesi,” hükmü bulunmaktadır.
Bu hükümlerden hareketle mal ve/veya hizmet teslim edilmeden KDV doğmayacaktır. Ancak fatura düzenlenirse KDV doğacaktır.
Kural olarak faturanın önce düzenlenmesi mümkündür. Ancak teknik bir konuyu gözden kaçırmamak gerekir. Daha önce düzenlediğiniz faturanın içeriği ne olacaktır. “…….. no.lu hediye çekleri” şeklinde mi olacaktır?
Giriş bölümünde ve devamında da pekiştirildiği üzere bir ödeme aracından söz edilmektedir. Biraz daha basitleştirmek gerekirse yalnızca ödeme aracı değişim göstermektedir. Bunu bir banka çeki olarak ta düşünmek mümkün.
Tüm bunlardan hareketle hediye çeklerinin kullanıcıya verilmesi aşamasında Katma Değer Vergisi doğmayacaktır. Bu çeklerin teslimi aşamasında fatura düzenlenmesine gerek bulunmamaktadır. Ancak işletme, çeklerle hangi ürünlerin teslim edileceğini biliyor ve fiyatlar o tarihte belli ise, istemesi halinde elbetteki fatura düzenleyebilir. Ancak çeklerin kullanılma aşamasında söz konusu teslimleri bu defa sevk irsaliyesi ile gerçekleştirecek ve sevk irsaliyesinin üzerine “…../…./200X tarih ve ……… no.lu faturaya istinaden düzenlenmiştir” ibaresini ekleyecektir. Daha önce düzenlediği faturanın üzerine de malın henüz teslim edilmediği ibaresini yazacaktır.
Bunu perakende satış mağazalarında başarmak oldukça güçtür.
HEDİYE ÇEKLERİNİN MUHASEBELEŞTİRİLMESİ
Hediye veya alışveriş çeki olarak bilinen işletme çeklerinin kullanıcıya teslimi (personele verilmesi veya para karşılığı üçüncü şahıslara verilmesi) işlemi gelir veya kurumlar vergisi açısından herhangi bir şekilde bir gelir oluşturmaz. Burada dikkat edilmesi gereken tek husus fatura düzenlenip düzenlenmediğidir. Çeklerin teslimi aşamasında fatura düzenlenmesini önermemekteyiz. Kaldı ki fatura düzenmiş olsa dahi yukarıdaki açıklamaları ihtiva ettiği sürece ve teslim gerçekleşmedikçe bunun gelir olarak düşünülmesi de doğru sonuçlar doğurmaz ve bu bilgilere göre oluşacak mali tabloların doğruluğu şüpheli hale gelir.
Örneklemek gerekir ise 31.01.2006 tarihinde 500.00 YTL tutarında bir işletme çekinin üçüncü şahsa para karşılığı verildiğini varsayalım.
_________________________31/01/2006________________________
100 KASA HESABI 500.00
100.01 YTL Kasası 500.00
…………………………..340 ALINAN SİPARİŞ AVASLARI 500.00
…………………………..340.01 X……… 500.00
……..’ya ……/…… seri no.lu hediye çeklerinin teslimi ve tahsilatın yapılması
_________________________ / / ________________________
Çek ibraz edildiğinde ve teslimle birlikte fatura dönüştüğünde:
_________________________31/01/2006________________________
340 ALINAN SİPARİŞ AVANSLARI 500.00
340.01 X………. 500.00
…………………………..391 TAHSİL EDİLEN K.D.V. 76.27
…………………………..391.18 %18 Oranlı KDV 76.27
…………………………..600 YURT İÇİ SATIŞLAR 423.73
…………………………..600.01 Ticari Mal Sat. 423.73
……..’ya ……/…… seri no.lu hediye çekleri ile yapılan satışlar.
_________________________ / / ________________________
Faturanın çek tesliminde düzenlenmiş olması halinde yapılacak kayıt önerisi:
_________________________31/01/2006________________________
100 KASA HESABI 500.00
100.01 YTL Kasası 500.00
…………………………..380 GELECEK AYLARA AİT GELİRLER 423.73
…………………………..380.01 X……… 423.73
…………………………..391 TAHSİL EDİLEN K.D.V. 76.27
391.18 %18 Oranlı KDV 76.27
….. no.lu faturamız.
_________________________ / / ________________________
Çek ibraz edildiğinde ve teslim gerçekleştiğinde:
_________________________31/01/2006________________________
380 GELECEK AYLARA AİT GELİRLER 423.73
380.01 X……… 423.73
…………………………..600 YURT İÇİ SATIŞLAR 423.73
…………………………..600.01 Ticari Mal Sat. 423.73
……. No.lu fatura mukabili mal tesliminin gerçekleşmesi işlemi
……..’ya ……/…… seri no.lu hediye çekleri ile yapılan satışlar.
_________________________ / / ________________________
Yukarıda verilen örnekler tamamen çek düzenleyen işletme dışındaki üçüncü şahıslar tarafından çekin hediye ve sair amaçlı olarak para ve para yerine geçen belge karşılığı alınması ve mal ve hizmet alımlarında kullanılmasıyla ilgilidir.
İşletme çekleri yalnızca yukarıdaki amaçla kullanılmamaktadır. İade amaçlı kullanımla birlikte işletme dahilinde görevli personele de kullandırılabilmektedir. Burada da yapılacak kayıtlar çok önemli farklar içermemektedir.
Müşterilerin yaptıkları alışverişleri neticesinde herhangi bir nedenle mal iadesi gerçekleşmesi durumunda durum farklı olmamaktadır. Burada da yine bir borcun bir belgeye bağlanması esası vardır. Müşterinin çeki kullanmasında ise elbetteki satış işleminin muhasebeleştirilmesiyle birlikte alacaklı hale gelen hesabın kapatılması yöntemi seçilecektir.[2]
SİSTEM ÖNERİSİ VE SONUÇ
İşletme çekleri seri ve sıra numarası doğrultusunda takip edilmeli ve her kullanıma arz ve kullanım durumunda gerekli bilgiler kayıt altına alınmalıdır.
Buradan hareketle,
İşletme çekleri yalnızca seri ve sıra numarası ile sisteme (bilgisayar sistemi) tanıtılmalıdır. Tutar ve diğer bilgiler kesinlikle boş bırakılmalıdır.
İşlemin ilk aşaması olduğu için bir başka anlatımla çeklerin henüz kimin tarafından ve hangi tutarlarda kullanılacağı belli olmadığı için tutar ve diğer bilgiler bölümüne müdahale edilmemiştir. Çeklerin sisteme tanıtılması yalnızca yetki verilmiş kişi tarafından yerine getirilebilmelidir.
İşletme çekinin hazırlanması ve yazdırılması kesinlikle bilgisayar marifetiyle yapılmalıdır. Bu işlemin yapılması sırasında çek bilgileri yine bilgisayara otomatik olarak kayıt edilebilir olmalıdır.
Çek düzenleme aşaması işlemin ikinci aşamasıdır. Kişiler ancak daha önce seri ve sıra numarası sisteme tanıtılmış olan çekleri düzenleyebilirler. Çeklerin düzenlenmesi aşamasında ilişkilendirilecek hesaplar sistem tarafından doğrudan kontrol edilmeli ve tutarsızlık olması durumunda uyarı ve devamında çeklerin düzenlenmesi sistem tarafından durdurulabilir olmalıdır.
Teslime hazır olan işletme çeklerinin işletme tarafından tayin edilen logo ve sair bilgileri taşıması önem arzetmektedir.
Satış noktalarında kabul edilen çeklerin yalnızca seri ve sıra numaralarının sisteme girilmesi neticesinde çek tutarı ekrana gelmeli var ise arta kalan tutar müşteriden talep edilmelidir.
Satış noktalarında tanımsız çek kesinlikle kabul edilmemelidir.
Yukarıda çok basit olarak sunulan sistem önerisiyle işletme çekleri konusunda işletme dahilinde olası yolsuzluklar da önlenmiş olacaktır. Ayrıca çok şubeli yerel ve/veya ulusal zincir mağazaların konuyla ilgili muhtemel olumsuzlukları önleme oranı kendiliğinde %100 seviyesine gelecektir.
Sonuç olarak belli zamanlarda satışların artmasını sağlayıcı özellikte olan işletme çeklerinin, güncel mevzuat hükümlerinin ve işletme çıkarlarının dikkate alınarak düzenlenmesi ve kayıtlara alınması dileği ile….
[1] AKTAŞ, Mehmet Ali, “Perakendecilik ve Diğer İşletmelerden Farkları”, www.malianaliz.com, Ankara,2005.
[2] Maliye Bakanlığı’nın 26 Ocak 2001 tarih ve B.07.0.GEL.0.53/5329627/5166 sayılı özelgesi de bu yöndedir.