Yasal Defterler Soru-Cevap
Yrd. Doç.Dr. Mehmet Ali AKTAŞ
Yeminli Mali Müşavir
mali@malianaliz.com
Soru 1: Kimler defter tutmak zorundadır?
Cevap 1: Tüm tacirler defter tutmakla yükümlüdür.
Soru 2: Tacir ifadesinden anlaşılması gereken nedir?
Cevap 2: 6102 sayılı Türk Ticaret Kanununda gerçek kişi ve tüzel kişi tacirlerden söz edilmiş ve tacire ilişkin hükümlerin donatma iştirakine de aynen uygulanacağı hüküm altına alınmıştır.
– Gerçek Kişiler: Bir ticari işletmeyi, kısmen de olsa, kendi adına işleten kişiye tacir denir. (TTK 12/1).
– Tüzel Kişiler: Ticaret şirketleriyle, amacına varmak için ticari bir işletme işleten vakıflar, dernekler ve kendi kuruluş kanunları gereğince özel hukuk hükümlerine göre yönetilmek veya ticari şekilde işletilmek üzere Devlet, il özel idaresi, belediye ve köy ile diğer kamu tüzel kişileri tarafından kurulan kurum ve kuruluşlar da tacir sayılırlar. (TTK 16/1).
Soru 3: Tacirlerin gerçek kişi veya tüzel kişi olmasının tutulacak defterlere etkisi var mıdır?
Cevap 3: Evet gerçek kişi tacirler ile tüzel kişi tacirlerin tutacakları defterlerde farklılık vardır. Ayrıca tüzel kişi tacirlerin tutacakları defterler şahıs şirketi veya sermaye şirketi olmasına bağlı olarak değişmektedir.
Soru 4: Hangi şirketler şahıs şirketidir?
Cevap 4: Kollektif ve Komandit şirketler şahıs şirketidir.
Soru 5: Sermaye şirketinin kapsamı nedir?
Cevap 5: Anonim, sermayesi paylara bölünmüş komandit ve limited şirketler sermaye şirketi kapsamına girmektedir.
Soru 6: Tacirler hangi defterleri tutmak zorundadırlar?
Cevap 6: Gerçek veya tüzel kişi olup olmadığına bakılmaksızın her tacir yevmiye defteri, envanter defteri ve defter-i kebiri tutmakla yükümlüdür.
Soru 7: Karar defterleri ile pay defteri tutulması zorunlu mudur?
Cevap 7: …
Soru 8: Defterlerle ilgili düzenlemeler tüzel kişiliği bulunmayan işletmeler ile kamu yararına çalışan dernekler ve vakıflar tarafından kurulan işletmeler için de geçerli midir?
Cevap 8: Özel hukuk hükümlerine göre idare edilmek veya ticari şekilde işletilmek üzere Devlet, il özel idaresi, belediye ve köy ile diğer kamu tüzel kişileri tarafından kurulan ve tüzel kişiliği bulunmayan ticari işletmeler ile kamu yararına çalışan dernekler ve gelirinin yarıdan fazlasını kamu görevi niteliğindeki işlere harcayan vakıflar tarafından kurulan ticari işletmeler ve bunlara benzeyen ve tüzel kişiliği bulunmayan diğer ticari teşekküller birinci fıkrada sayılan defterleri tutmakla yükümlüdürler.
Soru 9: Limited Şirketler hangi defterleri tutmak zorundadır?
Cevap 9: Vergi Usul Kanunu ve Türk Ticaret Kanunu Hükümlerine göre; Limited şirketler aşağıda sıralanan defterlerini tasdik ettirmek suretiyle tutmak zorundadırlar.
1- Yevmiye Defteri
2- Defter-i Kebir
3- Envanter Defteri
4- Genel Kurul Toplantı ve Müzakere Defteri
5- Müdürler Kurulu Karar Defteri
6- Pay Defteri
Yukarıdaki defterlere ilave olarak limited şirketin; üretim işletmesi olması ve muhasebe işlemlerini 7/B seçeneğine göre izlemesi durumunda “İmalat Defteri”, damga vergisi mükellefiyeti tesis ettirilmesi halinde ise damga vergisi defterini tasdik ettirmek suretiyle tutması zorunludur.
Soru 10: Anonim Şirketler hangi defterleri tutmak zorundadır?
Cevap 10: Vergi Usul Kanunu ve Türk Ticaret Kanunu Hükümlerine göre; Anonim Şirketler aşağıda sıralanan defterlerini tasdik ettirmek suretiyle tutmak zorundadırlar.
1- Yevmiye Defteri
2- Defter-i Kebir
3- Envanter Defteri
4- Genel Kurul Toplantı ve Müzakere Defteri
5- Yönetim Kurulu Karar Defteri
6- Pay Defteri
7- Damga Vergisi Defteri
Yukarıdaki defterlere ilave olarak Anonim Şirketin üretim işletmesi olması ve muhasebe işlemlerini 7/B seçeneğine göre izlemesi halinde “İmalat Defteri” ni tasdik ettirmek suretiyle tutması zorunludur.
Soru 11: İşletme Defteri kalktı mı?
Cevap 11: 6102 sayılı Türk Ticaret Kanununda İşletme defterinden söz edilmemekle birlikte tutulacak defterler ve tasdik konusunda Gümrük Ticaret bakanlığı ve Maliye Bakanlığına yetki verilmiş olup. İlgili bakanlıklar yetkilerini 19.12.2012 tarihinde yayımlanan müşterek tebliğ ile kullanmışlardır. Buna göre işletme defteri başkaca bir düzenleme yapılıncaya kadar tasdik ettirilmek suretiyle kullanılabilecektir.
Soru 12: Açılış ve kapanış tasdikinden anlaşılması gereken nedir?
Cevap 12: Açılış tasdiki esas olarak defterin kullanılmadan önce yetkili makama tasdik ettirilmesidir. Önce ifadesi; işe başlama aşamasında tescil tarihini, öteden beri işine devam edenlerde ise hesap döneminin başlamasından önceki takvim ayını ifade etmektedir (Örneğin: Hesap dönemi takvim yılı olanlarda açılış onayı Aralık ayı içerisinde yaptırılmalıdır).
Kapanış tasdikinin ise hesap dönemini takip eden üçüncü ayın sonuna kadar yaptırılması gereği bulunmaktadır (Örneğin: Hesap dönemi takvim yılı olanlarda kapanış onayı mart ayı sonuna kadar yaptırılmalıdır).
Soru 13: 2012 yılında ayrıca bir müdürler kurulu defteri tasdikine ihtiyaç var mıdır?
Cevap 13: Müşterek tebliğ hükümleri dikkate alındığında birbirlerinin yerine ikame edilebilecek defterlerle bağlantılı olarak yalnızca limited şirketlerde müdürler kurulu ile genel kurul toplantı ve müzakere defteri sayılmıştır. Dolayısıyla limited şirketlerde geçmişte kullandığınız karar defterini “genel kurul toplantı ve müzakere defteri” ve “müdürler kurulu karar defteri” olarak iki işlevi de kapsayacak şekilde kullanabilmeniz olanaklıdır. Ancak müdürler kurulu defterinin her hesap döneminde açılış tasdikine tabi defterler arasında yer alan defterlerden olması nedeniyle 2012 yılında kullandığınız (kuruluş aşamasında veya önceki hesap dönemlerinde tasdik ettirilmek suretiyle kullandığınız) defterinizin 2012 yılı açılış tasdikinin olmaması nedeniyle işlem sakat olabilir. Buradan hareketle 2012 yılına ilişkin olarak ta müdürler kurulu karar defteri tasdik ettirilmek suretiyle kullanmanız önerilmektedir.
Soru 14: Müşterek tebliğde geçmişte limited şirketlerde tasdik ettirilmek suretiyle kullanılan karar defterlerinin genel kurul toplantı ve müzakere defteri, aynı zamanda müdürler kurulu defteri olarak kullanılmasına olanak sağlanmış durumdadır. Buradan hareketle yeniden bir müdürler kurulu karar defteri tasdikine gerek var mıdır?
Cevap 14: Müdürler kurulu karar defteri limited şirketler tarafından kullanılan bir defter olmakla birlikte tasdik ve kullanımı yasal olarak anonim şirketlerin yönetim kurulu karar defterine eş durumdadır. Dolayısıyla açılış ve kapanış tasdikine tabi defterler arasında yer almaktadır. Buradan hareketle yasal bir defterin 2013 yılı mart ayı sonuna kadar kapanış tasdikine tabi tutulabilmesinin ön koşulu 2012 yılında (çünkü 2013 yılında 2012 yılına ilişkin defterlerin kapanış tasdiki yapılacaktır) açılış tasdiki yapılan defterlerin varlığıdır.
Soru 15: Yevmiye defterini ana hesap (özet) olarak yazdırmamda sakınca var mıdır?
Cevap 15: Yevmiye defterinde bulunması zorunlu bilgiler dikkate alındığında yevmiye defterinin özet veya grup olarak yazdırılması olanaklı değildir. Kanaatimizce yevmiye defterinin ana veya grup hesap bazlı yazdırılması güncel mevzuat hükümlerine uygun olmaz. Buradan hareketle detaylı defter basımına uygun sayfada yasal defter tasdik ettirilmesi önerilmektedir.
Soru 16: Defter-i Kebirin ana hesap düzeyinde yazdırılmasında sakınca var mıdır?
Cevap 16: Defter-i Kebir veya diğer adı ile büyük defter; yevmiye defterine geçirilen işlemleri sistemli bir şekilde ilgili olduğu hesaplara dağıtan ve tasnifli olarak bu hesaplarda toplayan defter olarak tanımlanmaktadır. Muhasebenin fonksiyonları da dikkate alındığında ikinci önemli fonksiyon büyük deftere kayıt ile yerine getirilmektedir. Hal böyle iken Müşterek tebliğ hükümlerine göre nihai yardımcı hesap isimlerinin de defter-i kebir üzerinde yer alması belirlenmiş durumdadır. Ülkemizde yürürlükte bulunan Tek Düzen Hesap Planı çerçevesinde kullanılması zorunlu hesaplar defter-i kebir hesapları olarak ta nitelendirilen ana hesaplardır. Sınıflandırmanın esas olarak bu doğrultuda yapılması gerektiği düşünülmektedir. Ancak grup ve diğer alt hesapların kullanılması halinde nihai hesapların da defter-i kebir üzerinde yer alması benimsenmiş ve belirlenmiş durumdadır. Buradan hareketle defter-i kebirin yazdırılmasında her bir ana hesap bazlı, ancak detay dökümün (nihai hesap isimlerinin yer alacağı şekilde) yapılması güncel düzenlemelere göre bir zorunluluktur.
Soru 17: Müşterek tebliğin 21/4. maddesi usulüne uygun muhasebe fişlerine kayıt yapılmasının defterlere işlenmesi hükmündedir şeklindedir. Buradan hareketle yevmiye defterimizi ana hesap olarak yazdırabilir miyiz ?
Cevap 17: Sözünü ettiğiniz madde işlemlerin yasal defterlere aktarma süresi ile bağlantılıdır. Dolayısıyla yevmiye defterinin yasal süresinde detaylı olarak yazdırılması gerekir.
Soru 18: Defter-i Kebir (Büyük Defter)’nin açılış tasdikinin yaptırılması 2013 yılında zorunlu mudur?
Cevap 18: 6102 sayılı Türk Ticaret Kanunu yürürlük kazanmadan önceki dönemlerde de Defter-i Kebir in tasdiki Türk Ticaret Kanununa göre zorunlu ve vergi uygulamaları bakımından yararlı iken işletmelerin bir bölümünün söz konusu defteri tasdiksiz kullandıkları bilinmektedir. 6102 sayılı yasa hükümleri ve müşterek tebliğ hükümleri dikkate alındığında söz konusu zorunluluk daha da pekiştirilmiş olup vergi uygulamaları bakımından tasdiki zorunlu olmayan Defter-i Kebir in tasdiki zorunlu defterler arasında olduğu konusunun altı çizilmiştir. Dolayısıyla Defter-i Kebir in her hesap dönemine ilişkin olarak açılış tasdikinin yaptırılması bir zorunluluktur.
Soru 19: Tutulması zorunlu ticari defterlerin tamamını tasdik ettirilmek zorunda mıyız?
Cevap 19: Evet. İstisnalar dışında tutulması zorunlu defterlerin tamamının tasdik ettirilmelidir. Aksi halde defterler yasal defter olarak nitelendirilemez.
Soru 20: Kullandığımız defterlerde yeterli yaprak bulunmakta olup takip eden yılda da kullanılabilecek durumda. Kullanabilir miyiz? Kayıt yenileme kaktı mı?
Cevap 20: Yeterli yaprak olması koşulu ile halen kullanmakta olduğunuz Yevmiye Defteri, Defter-i Kebir, Envanter Defteri ile Yönetim Kurulu Karar Defterini hesap döneminin ilk ayında (Hesap dönemi takvim yılı olanlarda Ocak ayı) onay yenilemek suretiyle kullanabilirsiniz.
Soru 21: Sermaye şirketi statünde olan şirketimiz 2013 yılında kullanacağı yasal defterlerini müşterek tebliğ yayımlanmadan önce notere tasdik ettirdi. Ancak tasdik şerhinde sermaye bilgileri ve diğer bazı bilgiler yer almadı. Bu konudaki düşünceniz nedir?
Cevap 21: Gerçek ve/veya tüzel kişilerin iş ve işlemlerini güncel mevzuat hükümleri çerçevesinde yerine getirmeleri beklenmektedir. Bu beklenti işlemin gerçekleştiği tarih itibariyle yürürlükte bulunan mevzuat ile bağlantılıdır. Buradan hareketle yasal defterleri tasdik eden kurum tarafından müşterek tebliğin yayımından önce yapılan tasdikler konusunda tacire veya tasdik makamına yüklenecek bir yükümlülükten söz edilemeyeceği düşünülmektedir.