Rüknettin KUMKALE
YMM
rkumkale@yahoo.com
e – GENEL KURUL (Elektronik Genel Kurul Sistemi) 6102 sayılı Türk Ticaret Kanunu’nun Elektronik ortamda kurullar başlıklı 1527. Maddesi ile sistemimize girmiş bulunmaktadır. Bu maddenin 5. Fıkrasında konu ile ilgili bir tüzüğün yayınlanması gereği belirtilmiş ve “Bu tüzüğün yürürlüğe girmesi ile birlikte genel kurullara elektronik ortamda katılma ve oy kullanma sisteminin uygulanması pay senetleri borsaya kote edilmiş şirketlerde zorunlu hâle gelir.” İfadesi ile borsaya kote edilmiş şirketler için zorunluluğun başlama tarihi belirtilmiştir.
28.08.2012 tarih ve 28395 sayılı Resmi Gazete’de Gümrük ve Ticaret Bakanlığı tarafından hazırlanan “Anonim Şirketlerde Elektronik Ortamda Yapılacak Genel Kurullara İlişkin Yönetmelik” yayımlanarak genel kurullara elektronik ortamda katılma ve oy kullanma sistemi borsaya kote şirketler açısından zorunlu hale gelmiştir.
Bu hükümler çerçevesinde İstanbul Uluslararası Finans Merkezi Projesi 49 No’lu Eylem Planı çerçevesinde Merkezi Kayıt Kuruluşu tarafından hazırlanan ve kapsamı açısından dünyada bir ilk olan Elektronik Genel Kurul Sistemi (e-GKS) 1 Ekim 2012 tarihinde devreye alınarak borsaya kote şirketlerin ve yerli/yabancı tüm ortakların hizmetine açılmıştır.
Elektronik Genel Kurul Sistemi, şirket ortaklarının genel kuruluna katılma hakkına sahip oldukları şirketin genel kuruluna şahsen veya tayin edecekleri temsilci aracılığıyla katılabilmeleri için gereken tüm işlemleri hukuken geçerli olarak yapabilecekleri bir bilişim sistemi olarak açıklanmaktadır.
e-GKS, şirket ortaklarının paylarını bloke etmeden elektronik ortamda işlem yapabilmelerine, temsilci tayin edip oy talimatı verebilmelerine, fiziki ortamda yapılmakta olan toplantıyı eş zamanlı olarak takip edebilmelerine, görüntü ve ses aktarımı sayesinde fiziken genel kurula katılmaksızın internet erişimi olan her yerden genel kurulu canlı olarak izleyebilmelerine, görüşülen gündeme ilişkin görüş ve önerilerini eş zamanlı olarak gönderebilmelerine, ilgili gündemin oylamasına geçilmesi ile birlikte oylarını toplantıya fiziken katılanlarla eş zamanlı olarak kullanabilmelerine ve tüm süreçlere ilişkin bilgi ve bildirimleri anlık olarak alabilmelerine olanak tanımaktadır.
Türk Ticaret Kanunu’nun 1527. Maddesi ile sermaye şirketlerinin genel kurul, yönetim kurulu ve müdürler kurulu toplantılarının tamamen elektronik ortamda yapılabilmesine olanak tanındığı gibi, bazı üyelerin fiziken mevcut bulundukları bir toplantıya bir kısım üyelerin elektronik ortamda katılması yoluyla icra edilebileceği belirtilmektedir. Ancak yukarıda belirtildiği gibi borsaya kote olan şirketlerin bu sisteme geçmeleri zorunlu bulunmaktadır.
Türk Ticaret Kanunu’nun 1527. Maddesi aşağıya alınmıştır.
Madde 1527- (1) Şirket sözleşmesinde veya esas sözleşmede düzenlenmiş olması şartıyla, sermaye şirketlerinde yönetim kurulu ve müdürler kurulu tamamen elektronik ortamda yapılabileceği gibi, bazı üyelerin fiziken mevcut bulundukları bir toplantıya bir kısım üyelerin elektronik ortamda katılması yoluyla da icra edilebilir. Bu hâllerde Kanunda veya şirket sözleşmesinde ve esas sözleşmede öngörülen toplantı ile karar nisaplarına ilişkin hükümler aynen uygulanır.
(2) Kollektif, komandit, limited ve sermayesi paylara bölünmüş şirketlerde, şirket sözleşmesinde ve esas sözleşmede öngörülerek elektronik ortamda ortaklar kuruluna ve genel kurula katılma, öneride bulunma ve oy verme, fizikî katılımın, öneride bulunmanın ve oy vermenin bütün hukuki sonuçlarını doğurur.
(3) Birinci ve ikinci fıkrada öngörülen hâllerde, elektronik ortamda oy kullanabilmek için, şirketin bu amaca özgülenmiş bir internet sitesine sahip olması, ortağın bu yolda istemde bulunması, elektronik ortam araçlarının etkin katılmaya elverişliliğinin bir teknik raporla ispatlanıp bu raporun tescil ve ilan edilmesi ve oy kullananların kimliklerinin saklanması şarttır.
(4) Birinci ve ikinci fıkrada anılan şirketlerde esas sözleşme veya şirket sözleşmesi gereği şirket yönetimi, bu yolla oy kullanmanın bütün şartlarını gerçekleştirir ve ortağa gerekli bütün araçları sağlar.
(5) Anonim şirketlerde genel kurullara elektronik ortamda katılma, öneride bulunma, görüş açıklama ve oy verme, fizikî katılmanın ve oy vermenin bütün hukuki sonuçlarını doğurur. Bu hükmün uygulanması esasları bir tüzük ile düzenlenir. Tüzükte, genel kurula elektronik ortamda katılmaya ve oy vermeye ilişkin esas sözleşme hükmünün örneği yer alır. Anonim şirketler tüzükten aynen aktarılacak olan bu hükümde değişiklik yapamazlar. Tüzük ayrıca oyun gerçek sahibi veya temsilcisi tarafından kullanılmasını sağlayan kurallar ile 407’nci maddenin üçüncü fıkrasında öngörülen komiserlerin bu hususa ilişkin yetkilerini içerir. Bu tüzüğün yürürlüğe girmesi ile birlikte genel kurullara elektronik ortamda katılma ve oy kullanma sisteminin uygulanması pay senetleri borsaya kote edilmiş şirketlerde zorunlu hâle gelir.
(6) Birinci ilâ dördüncü fıkra hükümleri çerçevesinde oyun gerçek sahibi tarafından kullanılmasına ve uygulamaya ilişkin kurallar ile pay sahibinin temsilcisine internet sitesi aracılığıyla talimat vermesi esas ve usulleri Sanayi ve Ticaret Bakanlığınca çıkarılacak bir yönetmelikle düzenlenir.
Kanunun 1527. Maddesinin 5. Fıkrasına göre maddesi EGKS’yi uygulayacak şirketlerin esas sözleşmesinde, çıkartılan yönetmeliğin 5. Maddesinde belirtilen aşağıdaki hükmün genel kurul toplantılarının düzenlendiği maddelerden biri içerisinde yer alması zorunlu bulunmaktadır.
“Genel kurul toplantısına elektronik ortamda katılım
Şirketin genel kurul toplantılarına katılma hakkı bulunan hak sahipleri bu toplantılara, Türk Ticaret Kanununun 1527 nci maddesi uyarınca elektronik ortamda da katılabilir. Şirket, Anonim Şirketlerde Elektronik Ortamda Yapılacak Genel Kurullara İlişkin Yönetmelik hükümleri uyarınca hak sahiplerinin genel kurul toplantılarına elektronik ortamda katılmalarına, görüş açıklamalarına, öneride bulunmalarına ve oy kullanmalarına imkan tanıyacak elektronik genel kurul sistemini kurabileceği gibi bu amaç için oluşturulmuş sistemlerden de hizmet satın alabilir. Yapılacak tüm genel kurul toplantılarında esas sözleşmenin bu hükmü uyarınca, kurulmuş olan sistem üzerinden hak sahiplerinin ve temsilcilerinin, anılan Yönetmelik hükümlerinde belirtilen haklarını kullanabilmesi sağlanır.”
Bu metnin hiçbir değişiklik yapılmaksızın esas sözleşmeye aktarılması gerekmektedir. Esas sözleşmelerinde bu maddede belirtilen esas sözleşme hükmü bulunan şirketler, yapacakları her genel kurul toplantısında hak sahiplerinin ve temsilcilerinin genel kurula elektronik ortamda katılabilmelerini ve oy verebilmelerini sağlamak zorundadır.
Payları MKK (Merkezi Kayıt Kuruluşu) tarafından kayden izlenen borsaya kote şirketlerin yapacakları genel kurul toplantılarına elektronik ortamda katılma, temsilci tayin etme, öneride bulunma, görüş açıklama ve oy verme işlemleri MKK tarafından sağlanan EGKS üzerinden yapılır.
EGKS’de şirket adına işlemler EGKS eğitimlerinde başarılı olmuş güvenli imza ile yetkilendirilmiş kişiler tarafından yapılacaktır. Birden fazla kişinin yetkilendirilmesi mümkün bulunmaktadır. EGKS yetkilisi atanacak kişilerin öncelikli olarak, Sermaye Piyasası Lisanslama, Sicil ve Eğitim Kuruluşu A.Ş.’den EGKS eğitimi alarak eğitimi tamamlaması gerekmektedir.
Elektronik Genel Kurul Sistemi ile ilgili bütün bilgiler Merkezi Kayıt Kuruluşu’nun https://egk.mkk.com.tr/egkweb internet adresinde bulunmaktadır.