e-Faturanın Kağıt Ortamında Muhafazası
Mahmut Bülent YILDIRIM
Yeminli Mali Müşavir
b.yildirim@vdd.com.tr
Bilindiği üzere, Elektronik ortamda defter tutma ve e-fatura ile ilgili kanuni altyapı Vergi Usul Kanunu‘ nun mükerrer 242 ve mük.257’ nci maddeleri ile düzenlenmiştir. Daha sonra tebliğlerle ve kanuni düzenlemelerle uygulamaya yön verilmiştir. Özellikle 1.1.2016 tarihinden itibaren daha geniş bir mükellef kesimini ilgilendiren bir uygulama olan e defter ve e fatura uygulamasında bazı mükelleflerin eski alışkanlıklar nedeniyle e faturaların kağıt ortamında yazdırılarak muhafaza edildiği ya da muhafaza etme eğiliminde oldukları görülmektedir. Konuyla ilgili düzenlemelere aşağıda yer verilmiştir.
II- e FATURA NEDİR
e fatura, Ülkemizde ilk olarak 05.03.2010 tarihinde 397 sıra no.lu VUK tebliği ile yürürlüğe girmiştir. e-fatura; veri format ve standardı Gelir İdaresi Başkanlığı tarafından belirlenen, Vergi Usul Kanunu gereği bir faturada yer alması gereken bilgilerin içerisinde yer aldığı, satıcı ve alıcı arasındaki iletiminin merkezi bir platform (GİB) üzerinden gerçekleştirildiği elektronik bir belgedir şeklinde tanımlanmıştır. E-fatura, kâğıt fatura ile aynı hukuki niteliklere sahip olup Gelir İdaresi Başkanlığı tarafından yönetilen e-fatura uygulamasında amaç tek format ve standarda göre satıcı ve alıcı arasında güvenli, zaman ve maliyet tasarrufu sağlayan bir sistem oluşturmaktır. İlk uygulamasında bu uygulamadan sadece tüzel kişiler faydalanabilirken 416 sıra no.lu Vergi Usul Kanunu tebliği tebliği ile gerçek kişilere de e-fatura uygulamasına dahil olma hakkı tanınmıştır. 421 sıra nolu Vergi Usul Kanunu Tebliği ile de kapsamı genişletilerek geniş bir mükellef grubunu ilgilendirir hale gelmiştir. Bu çalışmada uygulama ile ilgili teknik detaylara girmeden e faturanın muhafazası ile ilgili düzenlemelere yer verilerek konu ile ilgili değerlendirmelerde bulunulacaktır.
III-E FATURANIN MUHAFAZASI
Bilindiği üzere elektronik ortamda fatura düzenleyen mükellefler, GİB Portalı üzerinden veya kendi Entegrasyonları üzerinden veya da Özel Entegrasyon üzerinden faturalama yapabilmektedirler.
E faturaların muhafaza ve ibraz yükümlülüğü, arşivlenen faturaların doğruluğuna, bütünlüğüne ve değişmezliğine ilişkin olan her türlü elektronik kayıt ve veri, veritabanı dosyasını , saklama ortamı ile doğrulama ve görüntüleme araçlarının tamamını kapsamakta olup, e-faturalara istendiğinde kolaylıkla erişebilmeyi, anlaşılabilir ve eksiksiz bir biçimde görüntüleyebilmeyi ve faturaların okunabilir kâğıt baskılarını üretebilmeyi sağlayacak biçimde yerine getirilmelidir.
Bakanlık düzenlemeleri ışığında, elektronik faturaların mükelleflere ait bilgi işlem sistemlerinde saklanması esas olup üçüncü kişiler nezdinde de elektronik saklama yapılabilecektir. Başka mükelleflerden elektronik saklama hizmetinin alınması durumunda mükelleflerin elektronik faturalarının muhafaza ve ibraz sorumluluğunu ortadan kaldırmayacaktır.
Elektronik Fatura Saklama Hizmeti verecek mükelleflerin Başkanlığa “Elektronik Fatura Saklama Hizmeti Başvuru Formu ve Taahhütnamesi”ile başvuru yaparak saklama izni almaları gerekmektedir.
Elektronik faturaların muhafazasının Türkiye Cumhuriyeti sınırları içerisinde ve Türkiye Cumhuriyeti Kanunlarının geçerli olduğu yerlerde yapılması zorunludur. Buna rağmen isteyen mükellefler diledikleri takdirde ayrıca yurt dışında ikincil bir arşivleme yapabileceklerdir.
Tüm yöntemlerde (GİB-Portal, Entegrasyon, Özel Entegrasyon) faturaları saklamak mükelleflerin kendi sorumluluğundadır. Arşivlemede Gelir İdaresi Başkanlığı için önemli olan faturanın XML belgesidir. Çünkü bu, geçerli halidir. Bunun yanında faturaya ait zarf numarasının da bilinmesi ileride bir anlaşmazlık olduğunda araştırmayı kolaylaştıracağı için saklanması uygun olacaktır. Bunun dışında faturanın nasıl saklanacağına vergi idaresi karışmamaktadır.
XML belgesi (Extensible Markup Language) (Genişletilebilir İşaretleme Dili) hem insanlar hem bilgi işlem sistemleri tarafından kolayca okunabilecek dokümanlar oluşturmaya yarar ve kodlanmış verileri Web üzerinden masaüstlerine taşıyan bir teknolojidir.
Gelir İdaresi Başkanlığı faturaların Gelir İdaresi Başkanlığı sunucularında saklamayı taahhüt etmemektedir. Olası bir durumda faturaların sistemde bulunamaması durumunda Vergi İdaresinin herhangi bir sorumluluğu bulunmamaktadır.
E-Faturanın pdf hali, kağıt çıktısı, e-posta ile gönderilmesi, “Aslı Gibidir” yazılması vs. geçersizdir. Geçerli hali GİB üzerinden başarıyla geçmiş XML’idir. Faturaların XML halinde saklanması gerekmektedir.
Gelir İdaresinin arşivleme ve muhafaza ile ilgili olarak yapmış olduğu düzenlemelere ve açıklamalara bakıldığında elektronik ortamada oluşturulan faturaların çıktılarının alınarak kağıt ortamında muhafaza edilmesinin hukuki anlamda herhangi bir geçerliliği bulunmamaktadır. Ancak, elektronik fatura verilerinin yok olması durumunda vergi idaresine kağıt faturaların ibraz edilmesinin yargısal değerlendirmelere nasıl yansıyacağı konusunda elimizde henüz bir veri bulunmamaktadır.
IV-SONUÇ:
05.03.2010 tarih ve 397 sıra no.lu Vergi Usul Kanunu tebliği ile yürürlüğe girmiş olan e-fatura uygulamasında bu faturaların muhafazası kağıt ortamında düzenlenen faturalarda olduğu gibi bu uygulamada da mükelleflerin sorumluluğundadır. Buradaki fark artık kağıt ortamında muhafaza etmek değil Faturaların XML halinde saklanması gerekmektedir. Dolayısıyla eski uygulamadaki arşivlemede yaşanan yangın, su basması vb. gibi risklerin yerini bilgi işlem sistemlerinden kaynaklı riskler almıştır. Mükelleflerin yedekleme yaparken bu hususa dikkat ederek gerekli teknik önlemi almaları gerekmektedir. Önlem olarak elektronik ortamda düzenlenmiş olan faturaların çıktısının alınarak muhafaza edilmesi ve arşivlenmesi hukuki anlamda mükelleflerin sorumluluğunu kaldırmamakla birlikte tercih etmek mükelleflere aittir. Çünkü elektronik fatura verilerinin yok olması durumunda vergi idaresine kağıt faturaların ibraz edilmesinin yargısal değerlendirmelere nasıl yansıyacağı konusunda elimizde henüz bir veri bulunmamaktadır.