E-Defter Uygulamasında Beratlar Silinebilir mi?
Gülin GÜRGENÇ
S.M. Mali Müşavir
gulingurgenc85@hotmail.com
Bilindiği gibi E-Defter uygulaması 13.12.2011 tarih 28141 sayılı Resmi Gazete’de 1 Sıra No.lu Elektronik Defter Genel Tebliği ile «e-defter» başlatılmış ve V.U.K.’nun 421 Seri No.lu Genel tebliğindeki kriterlere uyanlar ve V.U.K. 58 Seri No.lu Sirküler ekinde yer alan listede adı geçen firmalardan herhangi bir mal veya hizmet alımı yapan gerçek kişi veya kurumlar e-defter kullanmak zorunluluğundadır.
e-Defter : Şekil hükümlerinden bağımsız, V.U.K. veya T.T.K. ile uyumlu, tutulması zorunlu matbu defterlerde yer alması gereken tüm bilgileri taşıyan elektronik kayıtlar bütünüdür.
Avantajı : Aslında en büyük avantajı, gelişen ve değişen dünyada yapay zekanın artık günümüzde daha etkin bir rol oynamaya başladığı hakim bilgi çağının tam ortasındayız. Bilişim endüstrisinin gerisinde kalmamak adına kamu otoriteleri de kendini yenilemek durumundadırlar. Bu bağlamda avantajları sıralamak gerekirse; e-Defter kullanımı için e-fatura uygulamasına dahil olma şart kaldırılmıştır. Şirketler, muhasebe defter kayıtlarını bulut yada büyük serverlara sahip yazılım firmaları ya da kendi geliştirdikleri yazılımların GİB tarafından onayı ile tutmaktadırlar. Buda defterlerin fiziki ortamdan çıkıp tamamen sanal ortamlara aktarılıp orada muhafazası anlamına gelmektedir. Sanal dünyada saklanan binlerce sayfalık verilerin gerek kağıt maliyeti gerekse fiziksel arşiv maliyetlerini bertaraf etmektedir. Kullanıcılar bu sayede noter açılış ve kapanış tasdik maliyetinden kurtulmaktadırlar. Mali denetimlerde dijital alanda ya da bilişim alanında binlerce belge üzerinde karşılıklı kontrollerin neredeyse dakikaları alan böylesi bir avantajı vardır. Özetlersek;
- İşgücü ve zaman tasarrufu,
- Onaylama maliyetleri ve zamanında tasarruf,
- Arşivleme harcamaları tasarrufu,
- Baskı, kağıt, toner ve kartuş gibi kırtasiye harcamaları tasarrufu,
- Basım, tasdik, saklama ve depolama yükümlülüklerini ortadan kaldırarak, elektronik ortamda işlem yapılmasına imkan sağlamak,
- Elektronik ortamda denetim imkanı sağlamak,
- Uluslararası denetime imkan sağlamak,
- Uluslararası firmaların iç ve dış denetim ihtiyaçlarını, ortam bir format ve standartta sağlamak.
E-Defter uygulamasında e-Defter beratlarının sisteme yüklenmesinden sonra değişiklik yapılamamaktaydı fakat GİB sıklıkla yaşanan aksaklıklardan dolayı e-defter portali üzerinde bu özelliği aktif etmiştir. Aktif edilen bu özellik sayesinde yasal süre içerisinde “ilgili ayı takip eden 3.Ay” beratlar silip tekrar yüklenebilmektedir.
Örneğin; Ocak dönemine ait yevmiye defterini, Nisan sonuna kadar gönderme izniniz var. Bur durumda mükellef, Nisan ayı sonuna kadar defterleri oluşturup, beratları GİB’e göndermektedir. Nisan ayı bitmeden işleme almadığı tespiti ile bir belge fark ettiniz ve hesaplara almak zorundasınız. Bu gibi durumlarda, GIB portalından beratları silip, oluşturduğunuz yeni defterin beratların yükleyebilirsiniz.
Ayrıca zaman damgası uygulaması vasıtasıyla belli bir verinin belirtilen tarihte var olduğunu kanıtlama imkanı da sunulmaktadır. Zaman damgası adet (kontör) bazındadır. Her bir berata konulan zaman damgası bir kontör olarak adlandırılır. Beratlarınıza mali mührün yanı sıra zaman damgası eklemeniz halinde, GİB sisteminde oluşan sorun giderildiği zaman damgalı saklanan berat GİB e-defter uygulamasına yüklenmeli ve GİB imzalı berat indirilmelidir. Yasal sürelerde beratı oluşturduğunuzun anlaşılması açısından zaman damgalı berat ispat aracı olarak kullanılacaktır.
Yasal yükleme süresi geçen e-Defterlerde hatanın (muhasebe programı veya uyumlu yazılım programı kaynaklı eksik veya hatalı veri girişleri, teknik veya yazılımsal nedenlerle yevmiye ve kebir defterlerinin boş olarak oluşturulması vb.) Muhasebe Sistemi Uygulama Genel Tebliğlerine göre yapılacak kayıtlarla izleyen ay veya aylarda düzeltilebilmesinin mümkün olmadığı durumda; e-Defter ve beratlarının silinmesi işleminin yapılabilmesi için aşağıda belirtilen evrakların hazırlanıp Gelir İdaresi Başkanlığına (Yeni Ziraat Mahallesi Etlik Cad. No: 16 06110 Dışkapı / ANKARA) posta yoluyla iletilmesi gerekmektedir.
√ Konuyla ilgili bir dilekçe hazırlanmalı (silme gerekçesi ayrıntılı anlatılmalı).
√ Özel Amaçlı YMM Raporu hazırlanmalı
Özel Amaçlı YMM Raporunda; silinmesi istenen aya ait defterin borç-alacak dip toplamları, yevmiye başlangıç-bitiş numaraları, hesaplanan, indirilecek, devreden ve ödenecek KDV bilgileri ile söz konusu ayın defteri yeniden oluşturulduğunda borç-alacak dip toplamları, yevmiye başlangıç-bitiş numaraları, hesaplanan, indirilecek, devreden ve ödenecek KDV bilgileri yer almalıdır.
Söz konusu rakamlarda bir fark oluşması halinde farkın sebebine ilişkin ayrıntılı açıklama, eklenecek olan hesaplar olması halinde söz konusu hesapların ayrıntılı listesinin de YMM raporuna eklenmesi gerekmektedir.
Yine YMM raporunda şu başlıklara yer verilmelidir;
√ KDV bakımından; Yeni kayıtlarla, beyannamedeki verginin matrahı, hesaplanan vergi ve oranı, oranlar itibariyle vergi indirimlerinin ve varsa istisnaların önceden verilen beyanname ile uyumu hakkında bilgi verilmelidir. Ayrıca Ba ve Bs formlarındaki belge adet ve tutarlarının yeni kayıtlarda yer alıp almadığı ve KDV beyannamesiyle uyumu araştırılmalıdır.
√ Gelir vergisi Stopajı-Sigorta primleri bakımından; Zamanında verilmiş olan muhtasar beyannamedeki bilgilerin(matrah ve vergilerin) yeni kayıtlar ile örtüşüp örtüşmediği hakkında bilgi verilmelidir. Ayrıca muhtasar beyannamede yer alan tutarların ilgili döneme ait SGK’ ya verilen bildirgeyle ve bu bildirgede yer alan tutarların yeni kayıtlarla uyumu araştırılmalıdır.
√ Ayrıca YMM raporunun sonuç bölümünde yapılacak işlemlerin vergisel anlamda bir kayba neden olmayacağı taahhüt edilmelidir.
Bunun yanı sıra silinmesi talep edilen aydan önceki ve sonraki dönemlerin yevmiye başlangıç-bitiş numaraları da mutlaka eklenmelidir.
√ e-defter uyumlu yazılım firmanız (yazılım firması adı) tarafından bu döneme ait defterlerinizin teknik olarak incelenmesi ve konu hakkında bir rapor hazırlaması gerekmektedir. Raporunuz silme gerekçenizi açıklayabilmelidir.
KAYNAKÇA
– Gelir İdaresi Başkanlığı E-Defter Forum
– Gelir İdaresi Başkanlığı E-Defter Portalı SSS