Elektronik Yoklama ve Randevulu Yoklama Sistemi
Fatih ERTÜRK
Gelir Uzmanı
fatiherturk29@hotmail.com
I – ELEKTRONİK YOKLAMA SİSTEMİ
Türk Vergi Sistemi esas itibariyle beyan esasına dayanmaktadır. Mükelleflerin elde ettikleri gelirlerini idareye bildirmesine dayalı olan beyan sisteminde vergi matrahı mükellef tarafından tespit edilip bildirilmektedir. Bu nedenle mükellefler tarafından yapılan işlemlerin gerçeğe ve yasalara uygun olup olmadığının tespit edilebilmesi için 213 sayılı Vergi Usul Kanununda birtakım denetim araçları düzenlenmiştir. Vergi Usul Kanununda düzenlenmiş olan bu denetim araçlarından birisi de “yoklama” dır.
Yoklama, vergi mükellefi olmak amacıyla talepte bulunan veya vergi mükellefiyet kaydı olanlar ile idarece mükellef olması gerektiği tespit edilenlerin, dilekçe veya bildirimlerinin teyidini yapmak, araştırmak ve gerekli hususları tespit etmek olarak tanımlanabilir.
Vergi Usul Kanununun 127’ nci maddesinde “Yoklamadan maksat, mükellefi ve mükellefiyetle ilgili maddi olayları, kayıtları ve konuları araştırmak ve tespit etmek.” şeklinde ifade edilmiştir.
27.03.2015 tarih ve 6637 sayılı Kanun’un 6’ncı maddesi ile Vergi Usul Kanununa “Elektronik Yoklama” başlıklı 132/A maddesi eklenmiş olup ilgili düzenleme ile yoklama tutanağı artık elektronik ortamda tanzim edilmeye başlanmıştır.
Söz konusu düzenlemeye istinaden oluşturulan Elektronik Yoklama Sistemi, yoklama faaliyetlerine ilişkin süreçlerin mobil cihazlarla (tablet) elektronik ortamda yürütülmesini, denetim kanıtı niteliğindeki verilerin (resim, video, koordinat) dijital ortamda teminini ve Gelir İdaresi Başkanlığı Bilgi İşlem Merkezinde yer alan veri tabanı ile ilgilisine elektronik ortamda aktarılmasını sağlayan bir sistemdir.
Bu sistem ile elektronik yoklama talebinin oluşturulması, oluşturulan talebin yoklamaya yetkili memura iletilmesi, yoklama tutanağının oluşturulması, kayıt altına alınması ve onaylanması ile elektronik yoklama tutanağının ilgilisine iletilmesi işlemleri elektronik ortamda gerçekleştirilmektedir. Elektronik ortamda gerçekleştirilen tüm bu süreç aynı anda mükellefin İnteraktif Vergi Dairesi ekranına ve Gelir İdaresi Başkanlığının veri sistemine düşmektedir.
Ülkemizde 01.09.2015 tarihi itibariyle Elektronik Yoklama Sisteminin uygulanmasına başlanılmıştır. Bu tarih itibariyle yoklama ve yoklama yoluyla denetim faaliyetleri tablet bilgisayarlar vasıtasıyla elektronik ortamda gerçekleştirilmektedir.
Elektronik Yoklama Sisteminin uygulanmasına ilişkin usul ve esaslar Gelir İdaresi Başkanlığınca yayımlanan 453 Sıra No’lu Vergi Usul Kanunu Genel Tebliği ve 2015/1 Uygulama İç Genelgesinde belirlenmiştir.
Elektronik Yoklama Sistemi Sürecinin İşleyişi
1-Mükellefin bildirimine istinaden veya vergi dairesi tarafından yoklama talebinde bulunması,
2-Elektronik Yoklama Sistemi üzerinden yoklama talebi girişi,
3-Vergi Dairesi müdürü veya yetkilendirdiği bir memurun onayı,
4-Yoklama Koordinatörü tarafından yoklama talebinin ekiplere sevki,
5-Yoklama talebinde belirtilen adrese gidilerek E-yoklama tutanağının mobil cihaz (tablet) aracılığıyla elektronik ortamda oluşturulması,
Yoklama sırasında tespit edilen hususlar, nezdinde yoklama yapılana veya yetkilisine mobil cihaz ekranında ön izleme yaptırılmak suretiyle okutulur ve doğruluğu noktasında karşılıklı mutabık kalınarak; yoklamaya ilişkin özet bilgiler ve benzersiz kodun üzerine yazıldığı E-yoklama imza formu yoklamaya yetkili personel ve nezdinde yoklama yapılan kişi veya yetkilisine imzalatılarak kayıt altına alınır.
Onaylanarak imzalanma süreci tamamlanmış E-yoklama tutanağının değiştirilmesi mümkün olmadığı için onaylama işleminden önce karşılıklı mutabık kalınması hususu önem arz etmektedir. Onaylama işleminin yapılmasının ardından gerçekleştirilen işlemlerde ya da tespit edilen hususlarda bir hata bulunması halinde, “Elektronik Yoklama Sistemi Sürecinin İşleyişi ” bölümünde açıklanan sürecin yeniden başlatılması gerekecektir. Bu bakımdan E-yoklama tutanağının onaylanmasından önce gerekli tüm kontrollerin yoklamaya yetkili personel ve mükellef/mükellef yetkilisi tarafından dikkatli bir şekilde yapılması gerekmektedir.
E-yoklama tutanağının imzalanmaması veya imzadan imtina edilmesi
Elektronik ortamda yoklama tutanağının tanzimi sırasında, nezdinde yoklama yapılan veya yetkilisi bulunmaz veya imzadan imtina ederlerse bu durum mobil cihaz üzerinde ve E-yoklama imza formunda kayıt altına alınır. Bu durumda yoklama tutanağı yoklamaya yetkili memur tarafından başka bir işleme ve kişinin imzasına gerek kalmaksızın tek taraflı olarak onaylanır ve E-yoklama imza formunun bir örneği ilgilisine bırakılır.
Elektronik ortamda yoklama tutanağının tanzimi sırasında nezdinde yoklama yapılana veya yetkilisine ulaşılamazsa, vergi dairesi tarafından E-yoklama tutanağının çıktısı alınarak mükellefin bilinen adresine 7 gün içerisinde gönderilir.
E-yoklama tutanağının görüntülenmesi
E-yoklama tutanağı, İnternet Vergi Dairesi üzerinde yer alan “Elektronik Yoklama Görüntüleme” menüsünden görüntülenebilir ve tutanağın çıktısı alınabilir. Aynı şekilde bağlı bulunulan vergi dairesi/mal müdürlüğüne mükellef ya da yetkilisi tarafından başvurulması halinde kağıt ortamında bir örneği verilebilir.
II – RANDEVULU YOKLAMA SİSTEMİ
213 sayılı Vergi Usul Kanununun “İşe Başlamayı Bildirme” başlıklı 153’üncü maddesinde; vergiye tabi ticaret ve sanat erbabları, serbest meslek erbabları, kurumlar vergisi mükellefleri ile kollektif ve adi şirket ortaklarıyla komandit şirketlerin komandite ortaklarının işe başlama keyfiyetini vergi dairesine bildirme zorunluluklarının bulunduğu hüküm altına alınmıştır.
Mükelleflerin işe başlama/işi bırakma bildirimleri ile mükellefiyet süresince yapacakları değişiklik bildirimlerine ilişkin işlemler Vergi Daireleri İşlem Yönergesi gereğince yapılacak yoklamanın sonucuna göre neticelendirilmektedir.
İstanbul Vergi Dairesi Başkanlığına bağlı vergi dairelerinin yetki alanlarının genişliği, mükellef sayısının çokluğu, personelin ulaşımda yaşadığı sıkıntılar, vergi dairelerindeki işlem yoğunluğu, yoklama anında mükellefe ulaşılamaması gibi hususlar dikkate alındığında; fazla ya da gereksiz yere yapılan yoklama talepleri ile tekrarlanan yoklamaların zaman ve işgücü kaybına neden olduğu ve yoklamaların beklenilmesi nedeniyle mükellefiyet tesisi/adres değişikliği gibi işlemlerde yaşanan gecikmelerin mükellef mağduriyetlerine sebebiyet vermesi nedeniyle mükelleflerin; işe başlama bildirimi, adres değişikliği/nakil bildirimi ve ilave iş yeri/şube açılış bildirimlerine ilişkin yoklamalarda yaşanan gecikmelerin ve mükelleflerin yerinde bulunamaması gibi aksaklıklar sonucunda birden çok tekrarlanan yoklama işlemlerinin önlenebilmesi amacıyla İstanbul Vergi Dairesi Başkanlığınca ‘Yoklama Zamanı Bilgilendirme Sistemi’ oluşturulmuş olup 01/01/2018 tarihinden itibaren uygulamaya konulmuştur.
Bu sistem sayesinde İstanbul’da bulunan vergi dairelerine ait yoklama talepleri Gelir İdaresi Başkanlığının 26/03/2013 tarihli onayı ile uygulama grup müdürlükleri bünyesinde faaliyet göstermek üzere kurulan uygulama denetim müdürlükleri tarafından yerine getirilmektedir. Bu kapsamda söz konusu yoklama türleri itibarıyla yapılacak yoklama işlemlerinin yürütülmesinde bu sistem üzerinden mükellefin cep telefonuna gönderilecek mesaj yoluyla bilgilendirme yapılacaktır. Ancak, vergi dairelerince gerekli görülmesi halinde yoklamaların mükelleflere haber verilmeksizin yapılması da mümkündür.
Yoklama Zamanı Bilgilendirme Sisteminin işlerliğinin sağlanması bakımından 2016/5 sıra nolu Uygulama İç Genelgesi çerçevesinde Ticaret Sicil Müdürlüklerince elektronik ortamda gönderilen tüzel kişi kuruluş bildirimlerinde mükellefin iletişim bilgileri arasında bulunan GSM numarası bilgilerinin yer alıp almadığının kontrol edilmesi, gerçek kişilerin işe başlama bildirimleri ile gerçek ve tüzel kişilerin yukarıda sayılan diğer bildirimlerinde de mükellefin iletişim bilgilerinin (GSM numarası) bildirimde yer almasının vergi dairelerince sağlanması gerekmektedir.
Burada dikkat edilmesi gereken husus, mükellefin işe başlama (Ticaret Sicil Müdürlüklerince gönderilen tüzel kişi kuruluş bildirimleri dahil), adres değişikliği/nakil, ilave iş yeri/şube açılış bildirimi formunda mutlaka cep telefonu numarası girişinin sağlanması, girilen bu cep telefonu numarasının bizzat mükellefin kendisine ait olması, söz konusu telefon numarasına gelecek mesaj konusunda mali müşavir tarafından mükellefin bilgilendirilmesi sağlanmalıdır.
Uygulamada bildirim formlarına mükellefin cep numarası haricinde kişilerin (mali müşavir veya ofis çalışanlarına ait numaralar) veya cep telefonu numarası harici numaraların (işyeri telefon numarası, mali müşavir ofis numarası) girildiği, bu durumun randevu mesajının mükellefe ulaşamaması sonucunda yoklamanın olumsuz neticelenmesine yol açtığı tespit edilmiştir.
Randevulu Yoklama Sistemi Sürecinin İşleyişi
1- Mükellefin işe başlama (Ticaret Sicil Müdürlüklerince gönderilen tüzel kişi kuruluş bildirimleri dahil), adres değişikliği/nakil, ilave iş yeri/şube açılış bildirim formunu doldurması,
2-Vergi Dairesi tarafından mükellefe ait bildirimin kontrolünün yapılarak ‘Elektronik Yoklama Sistemi’ (EYS) üzerinden yoklama talebi girişi,
3-Vergi Dairesi müdürü veya yetkilendirdiği bir memurun onayı,
4-Yoklama Koordinatörü tarafından yoklama talebinin ekiplere sevki,
5-Bildirim formunda girişi yapılan cep telefonu numarasına en az bir gün önceden randevu mesajının gönderilmesi, (Cep telefonuna gönderilecek randevu bilgi mesajı örneği : Bildiriminize ilişkin yoklama işlemi …/…/2019 günü öğleden önce/sonra yapılacaktır. Yoklama sırasında yetkili kişilerin adreste bulunması rica olunur. )
6-Bilgilendirme mesajında belirtilen zamanda yoklamaya yetkili personel tarafından mükellefe ait adreste elektronik yoklama tutanağı düzenlenerek EYS üzerinden yoklama talebinin sonlandırılması,
Özetlemek gerekirse, 01.09.2015 tarihi itibariyle ülkemizde yapılan vergi yoklamaları elektronik ortamda yapılmaya başlanmış olup yoklama esnasında tabletlere aktarılan bilgilerin dikkatli bir şekilde yoklamaya yetkili personel ve nezdinde yoklama yapılan kişi veya yetkilisi ile birlikte karşılıklı okunarak teyit edilmesi, İstanbul’da bulunan vergi dairesi mükelleflerine özel bir uygulama olarak işe başlama (Ticaret Sicil Müdürlüklerince gönderilen tüzel kişi kuruluş bildirimleri dahil), adres değişikliği/nakil, ilave iş yeri/şube açılış bildirimlerine ilişkin yoklama türlerinin vergi dairesinin uygun görmesine bağlı olarak mükellefe en az bir gün önceden gönderilecek bilgilendirme mesajı ile randevulu olarak yerine getirilebilecektir.
Kaynakça
- 213 Sayılı Vergi Usul Kanunu
- 453 Sıra No’lu Vergi Usul Kanunu Genel Tebliği
- 2015/1 Uygulama İç Genelgesi