T.C.
BOLU VALİLİĞİ
Defterdarlık Gelir Müdürlüğü
Sayı: 68509125-105-E.10013
Tarih: 14.08.2020
Konu: KEP Sistemi Üzerinden Düzenlenen Ücret Bordroları
[vc_row][vc_column][vc_message message_box_color=”success”] ÖZET:
Bolu Defterdarlığı, Vergi Usul Kanunu’na uygun şekilde düzenlenen ve muhafaza edilen ücret bordrolarının Kayıtlı Elektronik Posta (KEP) üzerinden personele gönderilebileceğini açıkladı.
Bolu Valiliği Defterdarlık Gelir Müdürlüğü, 14 Ağustos 2020 tarihli özelgesinde, çalışanlara ait ücret bordrolarının imzalatılarak fiziki ortamda saklanması yerine KEP üzerinden gönderilip gönderilemeyeceğini değerlendirdi.
Ücret Bordrosunda Bulunması Gereken Bilgiler
213 sayılı Vergi Usul Kanunu’nun 238’inci maddesine göre işverenler, her ay ödedikleri ücretler için ücret bordrosu düzenlemek zorundadır. Bordroda en az şu bilgilerin bulunması gerekir:
- Çalışanın adı ve soyadı,
- Ücretin alındığına ilişkin imza veya mühür,
- Varsa vergi karnesinin tarih ve numarası,
- Aylık, haftalık, günlük, saatlik veya parça başına birim ücret,
- Çalışma süresi veya ücretin ilgili olduğu dönem,
- Ücret üzerinden hesaplanan vergilerin tutarı,
- Bordronun ait olduğu ay.
Ücretin ödenmesi sırasında ayrıca makbuz alınması durumunda bordro üzerine çalışanın imzasının veya mührünün konulması zorunlu değildir.
Bordronun ilgili olduğu ayı takip eden ayın yirminci gününe kadar hazırlanarak tarihlendirilmesi; işveren veya işletme müdürü ile bordroyu düzenleyen görevli tarafından imzalanması gerekir.
Bordrolar Beş Yıl Saklanmalı
Vergi Usul Kanunu’nun 253’üncü maddesi uyarınca ücret bordrolarının, ilgili oldukları yılı takip eden takvim yılından başlayarak beş yıl süreyle muhafaza edilmesi gerekiyor.
Kanunun 256’ncı maddesine göre elektronik ortamdaki kayıtların yanı sıra bu kayıtlara erişilmesini ve kayıtların okunabilir duruma getirilmesini sağlayan bilgi ve şifrelerin de saklanması gerekiyor. Belgeler, yetkili makamların talebi üzerine ibraz edilebilir durumda tutulmalı.
KEP ile Gönderim VUK Yükümlülüklerini Ortadan Kaldırmıyor
Defterdarlığın değerlendirmesine göre ücret bordrolarının KEP üzerinden çalışanlara gönderilmesi mümkündür. Ancak bordroların Vergi Usul Kanunu’nda belirtilen içerik, düzenleme, imza, muhafaza ve ibraz şartlarına uygun olması gerekir.
KEP üzerinden gönderim, söz konusu yükümlülüklerin yerine getirilmesine engel oluşturmaz. Bununla birlikte KEP kullanılması, Vergi Usul Kanunu’ndaki bordro düzenleme ve saklama yükümlülüklerini kendiliğinden ortadan kaldırmaz. [/vc_message][vc_column_text]
İlgi: …
İlgide kayıtlı özelge talep formunuzla, personellerinize ait bordroları imzalatıp saklamak yerine KEP (Kayıtlı Elektronik Posta) üzerinden göndermek istediğinizi belirterek, KEP ile iletilen bordroların geçerli olup olmadığı hakkında Defterdarlığımızın görüşünün bildirilmesi istenilmiştir.
213 Sayılı Vergi Usul Kanununun 238 nci maddesinde, “İşverenler her ay ödedikleri ücretler için (Ücret bordrosu) tutmaya mecburdurlar. Gelir Vergisi Kanununa göre vergiden muaf olan ücretlerle diğer ücret üzerinden vergiye tabi hizmet erbabına yapılan ücret ödemeleri için bordro tutulmaz.
Ücret bordrolarına en az aşağıdaki malûmat yazılır.
- Hizmet erbabının soyadı, adı; ücretin alındığına dair imzası veya mührü (Ücretin ödenmesinde ayrıca makbuz alan işverenlerin tutacakları ücret bordrosuna imza veya mühür konulması mecburi değildir.);
- Varsa vergi karnesinin tarih ve numarası;
- Birim ücreti (Aylık, haftalık, gündelik, saat veya parça başı ücreti);
- Çalışma süresi veya ücretin ilgili olduğu süre;
- Ücret üzerinden hesaplanan vergilerin tutarı.
Bordronun hangi aya ait olduğu baş tarafından gösterilir. Bir aya ait bordro ertesi ayın yirminci gününe kadar hazırlanıp tarihlenerek, müessese sahibi veya müdürü ile bordroyu tanzim eden memur tarafından imzalanır.
İş verenler ücret bordrolarını, yukarıki esaslara uymak şartiyle diledikleri şekilde tanzim edebilirler.” hükümleri mevcuttur.
Ayrıca, aynı Kanunun;
– 253 üncü maddesinde, bu kanuna göre defter tutmak mecburiyetinde olanların, tuttukları defterlerle üçüncü kısımda yazılı vesikaları, ilgili bulundukları yılı takibeden takvim yılından başlayarak beş yıl süre ile muhafaza etmeye mecbur oldukları,
– 256 ncı maddesinde, geçen maddelerde yazılı gerçek ve tüzel kişiler ile mükerrer 257 nci madde ile getirilen zorunluluklara tabi olanların, muhafaza etmek zorunda oldukları her türlü defter, belge ve karneler ile vermek zorunda bulundukları bilgilere ilişkin mikro fiş, mikro film, manyetik teyp, disket ve benzeri ortamlardaki kayıtlarını ve bu kayıtlara erişim veya kayıtları okunabilir hale getirmek için gerekli tüm bilgi ve şifreleri muhafaza süresi içerisinde yetkili makam ve memurların talebi üzerine ibraz ve inceleme için arz etmek zorunda oldukları
hükme bağlanmıştır.
Diğer taraftan, Kayıtlı Elektronik Posta sisteminin uygulamasına ilişkin hususlar 13/1/2011 tarihli ve 6102 sayılı Türk Ticaret Kanununun 1525 inci maddesine dayanılarak hazırlanan ve 25/8/2011 tarihli ve 28036 sayılı Resmî Gazete’de yayımlanan Kayıtlı Elektronik Posta Sistemine İlişkin Usul ve Esaslar Hakkında Yönetmelik’te açıklanmıştır.
Buna göre, ücret bordrolarının Vergi Usul Kanununda belirlenmiş esaslara göre düzenlenmesi ve muhafaza edilmesi gerekmekte olup, söz konusu belgenin 6102 sayılı Türk Ticaret Kanunu kapsamında kayıtlı elektronik posta ile gönderilmesi söz konusu yükümlülüklerin yerine getirilmesine engel teşkil etmemektedir.
Bilgi edinilmesini ve gereğini rica ederim.
[vc_row][vc_column][vc_message message_box_color=”juicy_pink”] FAQ – Sık Sorulan Sorular
Ücret bordrosu KEP üzerinden çalışana gönderilebilir mi? Evet. Vergi Usul Kanunu’ndaki düzenleme ve muhafaza şartlarına uyulması kaydıyla ücret bordrosunun KEP üzerinden gönderilmesi mümkündür.
KEP ile gönderim bordro düzenleme zorunluluğunu kaldırır mı? Hayır. KEP yalnızca belgenin elektronik ortamda gönderilmesini sağlar. Bordronun kanunda belirtilen içerik ve şekil şartlarına uygun düzenlenmesi gerekir.
KEP ile gönderilen bordronun saklanması gerekir mi? Evet. Bordrolar ve elektronik kayıtlara erişim için gereken bilgi ve şifreler, kanuni muhafaza süresi boyunca saklanmalıdır.
Ücret bordrolarının vergi mevzuatına göre saklama süresi ne kadardır? Vergi Usul Kanunu bakımından bordrolar, ilgili oldukları yılı takip eden takvim yılından başlayarak beş yıl süreyle muhafaza edilmelidir.
KEP gönderisi çalışanın bordroyu imzalaması yerine geçer mi? Özelgede, KEP gönderiminin VUK yükümlülüklerinin yerine getirilmesine engel olmadığı belirtilmiştir. Ancak KEP ile gönderimin bütün durumlarda çalışanın imzası yerine geçtiği yönünde genel bir belirleme yapılmamıştır. VUK’un 238’inci maddesindeki imza, mühür veya ayrıca makbuz alınmasına ilişkin şartlar dikkate alınmalıdır.
KEP üzerinden gönderilen bordro yetkili makamlara sunulabilir mi? Elektronik kayıtların okunabilir ve erişilebilir durumda saklanması şartıyla, yetkili makamların talebi üzerine ibraz edilmesi gerekir. [/vc_message][vc_column_text]