Arşivlerden Yararlanma Usul ve Esasları Hakkında Yönetmelik
02 Ekim 2021 Tarihli Resmi Gazete
Sayı: 31616
Cumhurbaşkanlığı (Devlet Arşivleri Başkanlığı)’ndan:
BİRİNCİ BÖLÜM
Amaç, Kapsam, Dayanak ve Tanımlar
Amaç
MADDE 1- (1) Bu Yönetmeliğin amacı; araştırmaya açık arşiv belgelerinden yerli ve yabancı gerçek veya tüzel kişilerin yararlanması, yükümlülükleri ve arşiv belgesinin örneklerinin verilmesi hususlarında usul ve esasları belirlemektir.
Kapsam
MADDE 2- (1) Bu Yönetmelik, 11 sayılı Devlet Arşivleri Başkanlığı Hakkında Cumhurbaşkanlığı Kararnamesinin 2 nci maddesinde belirtilen kurum ve kuruluşlar ile bu kurum ve kuruluşların araştırmaya açık arşiv belgelerinden araştırma yapacak yerli veya yabancı, gerçek veya tüzel kişileri kapsar.
Dayanak
MADDE 3- (1) Bu Yönetmelik, 11 sayılı Devlet Arşivleri Başkanlığı Hakkında Cumhurbaşkanlığı Kararnamesi hükümlerine dayanılarak hazırlanmıştır.
Tanımlar
MADDE 4- (1) Bu Yönetmelikte geçen;
a) Araştırmacı: Arşivlerde araştırma yapan yerli veya yabancı, gerçek veya tüzel
kişiyi,
b) Arşiv belgesi: Son işlem tarihi üzerinden yirmi yıl geçmiş veya on beş yıl geçtikten sonra kesin sonuca bağlanmış bulunan ve günlük iş akışı içinde işlevi bulunmayan, varsa tabi olduğu diğer mevzuatlar ile saklama planlarındaki saklama sürelerini tamamlayan, üretim biçimleri, donanım ortamları ne şekilde olursa olsun geleceğe, tarihi, siyasi, sosyal, kültürel, hukuki, idari, askeri, iktisadi, dini, ilmi, edebi, estetik, biyografik, jeneolojik ve teknik herhangi bir değer olarak intikal etmesi gereken ve bir bilgiyi içeren yazılmış, çizilmiş, resmedilmiş, görüntülü, sesli veya elektronik ortamlarda üretilmiş belgeyi,
c) Arşiv Belgesi Gizlilik Değerlendirme Komisyonu: Gizlilik derecesi bulunan ve/veya özelliği bulunan arşiv belgelerinin araştırmaya açılması aşamasında gizlilik özelliğini değerlendiren ve bunlardan uygun bulunanların araştırmaya açılması yönünde görüş bildiren komisyonu,
ç) Asli düzen: Belgelerin güncel kullanımda olduğu süreç içerisinde uygulanan düzen içinde saklanmasını,
d) Başkan: Devlet Arşivleri Başkanını,
e) Başkanlık: Devlet Arşivleri Başkanlığını,
f) Belge: Kamu kuram ve kuruluşları ile gerçek ve tüzel kişilerin iş ve işlemleri neticesinde oluşan, üretim biçimleri ve donanım ortamları ne şekilde olursa olsun bir bilgiyi içeren yazılmış, çizilmiş, resmedilmiş, görüntülü, sesli veya elektronik kaydı,
g) Tasnif: Arşivciliğin temel ilke ve teknikleri uygulanarak arşiv belgelerinin düzenlenmesi çalışmalarını,
ğ) Yükümlüler: 11 sayılı Cumhurbaşkanlığı Kararnamesi kapsamındaki kuram ve kuruluşları,
ifade eder.
İKİNCİ BÖLÜM
İnceleme ve Araştırma Talebi ile Genel Esaslar
İnceleme ve araştırma yapma hakkı
MADDE 5- (1) Yerli veya yabancı gerçek veya tüzel kişiler, üye olmak kaydıyla araştırmaya açık arşiv belgelerinde araştırma yapma hakkına sahiptir. Üyelik talebinin uygun bulunmamasına ilişkin hükümler saklıdır.
(2) Yabancı araştırmacılar için Türkiye’nin karşılıklılık ilkesi ve taraf olduğu uluslararası sözleşmelerden doğan hak ve yükümlülükleri saklıdır.
Başvuru ve üyelik
MADDE 6- (1) Üyelik başvurusu Başkanlığa bizzat, posta yolu ile veya elektronik ortamda yapılır. Yurt dışında Türkiye Cumhuriyeti büyükelçilik veya başkonsolosluklarına da başvuru yapılabilir. Bu durumda temsilcilikler, yapılan başvuruyu Dışişleri Bakanlığı vasıtasıyla Başkanlığa gönderir.
(2) Başvuru sahibi, kimliğini ibraz ve beyan etmekle ve Başkanlıkça belirlenen form ve formattaki bilgileri doğra ve eksiksiz doldurmakla yükümlüdür.
(3) Türk Vatandaşlığından çıkartılmış veya Türkiye’ye giriş yasağı bulunanlar ile bilgilerini kasten eksik veya hatalı beyan edenlerin üyeliği kabul edilmez. Üye olsalar dahi üyelikleri iptal edilir.
(4) Türkiye ile mütekabiliyet esası içerisinde olmayan ülke vatandaşları üye başvurusunda bulunamaz.
(5) Başvurular, başvurunun Başkanlığa iletildiği ve/veya ulaştığı tarihten itibaren Türkiye Cumhuriyeti vatandaşları için 2, tüzel kişiler için 5, Türkiye Cumhuriyeti vatandaşı olmayanlar için ise en geç 30 iş günü içerisinde sonuçlandırılır.
Araştırma hizmetinin verilmesi
MADDE 7- (1) Arşiv belgeleri, yükümlülerce Devlet Arşiv Hizmetleri Hakkında Yönetmelikte belirtildiği şekilde Başkanlığa devredilir ve araştırma hizmeti Başkanlıkça verilir.
(2) Başkanlık, gerekçe belirtmek suretiyle arşiv belgelerine erişim ve kullanım sınırlaması getirebilir, geçici veya süresiz durdurabilir.
(3) Bir fonun/koleksiyonun, bir dosyanın veya bir defterin tamamının kopyasının verilip verilmemesi hususunda karar vermeye Başkanlık yetkilidir.
(4) Asli düzeni bozulmuş veya yararlanılamayacak derecede yıpranmış arşiv belgeleri araştırmaya verilmez. Ancak bu tür belgelerden devlet hizmetinin yürütülmesinde veya bir hakkın korunmasında ve ispatında delil olarak kullanılacağının anlaşılması halinde, ilgili belgeler görevli personel nezaretinde incelenebilir.
Araştırmada uyulması gereken kurallar
MADDE 8- (1) Araştırma hizmetinin elektronik ortamda verilmesi esastır.
(2) Araştırma hizmetinin elektronik ortamda verilememesi halinde, fiziki belgeler üzerinde araştırma yapılır. Araştırma yapılırken;
a) Araştırmacı, kendisine teslim edilen arşiv belgesini her türlü tahribat ve tahrifattan korumak zorundadır.
b) Arşiv belgeleri asli düzeni içerisinde kontrol edilerek araştırmacıya teslim edilir, kontrol edilerek geri alınır. Kendilerine teslim edilen belgenin kaybolması halinde sorumluluk araştırmacıya aittir.
c) Araştırmacılara tahsis edilen mekanlara görevlilerden ve araştırmacılardan başkası giremez.
ç) Arşiv belgeleri, araştırma yapmak için ayrılan yerlerden çıkartılamaz ve görevli personel dışında başka birisine verilemez.
d) Genel uyumu bozucu veya dikkat dağıtıcı davranışlarda bulunulmaz. Bulunulması halinde araştırma hizmeti sonlandırılır.
(3) Araştırmacılar, arşiv belgeleri üzerinde yaptıkları çalışmalar neticesinde hazırladıkları ve yayımladıkları eserlerden Başkanlığa birer basılı veya elektronik nüsha verirler.
(4) Araştırmacılar, Başkanlıkça belirlenen diğer kurallara uymakla yükümlüdür.
Araştırma hizmetine verilmeyecek belgeler
MADDE 9- (1) Aşağıda belirtilen arşiv belgeleri araştırma için verilmez:
a) Tasnif, dijitalleştirilme veya restorasyon işlemleri devam eden belgeler.
b) Yıpranmış veya verilmesi halinde zarar görebilecek belgeler.
c) Gizlilik derecesi/özelliği olan belgeler.
(2) 24/3/2016 tarihli ve 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu gereğince özel nitelikli belgeler de araştırma için verilmez. Ancak bilimsel araştırma için gerekli olan belgeler, 6698 sayılı Kanun gereğince kişisel veriler korunarak verilebilir.
Arşiv belgelerinin gizliliğinin değerlendirilmesi
MADDE 10- (1) Gizlilik derecesi/özelliği bulunan ve halen bu özelliğini koruyan arşiv belgeleri Başkanlığa devredildikten sonra da bu özelliğini korur.
(2) Gizlilik derecesi/özelliği olan arşiv belgelerinden üzerinde tanımlanmış olan saklama, kullanma, paylaşma ve yayımlama kısıtlamalarının, geçen zaman ve değişen koşullar sonucu tekrar gizliliğinin değerlendirilmesi ve gizliliğinin kaldırılması, Başkanlık tarafından kurulacak Arşiv Belgesi Gizlilik Değerlendirme Komisyonu tarafından yürütülür.
(3) Komisyon, Başkanın görevlendireceği başkan ve üyeler ile kurumunun belgeleriyle ilgili görüş ve değerlendirmede bulunabilecek üyelerin katılımı ile en az beş kişiden oluşur.
(4) Komisyon üye çoğunluğu ile toplanır ve oy çokluğu ile karar alır. Oyların eşit olması halinde komisyon başkanının oyu kararı belirler.
(5) Gizlilik derecesi/özelliği değerlendirilen ve bu özelliği kaldırılanlar, Başkanlıkça düzenlenen Gizliliği Kaldırılan Arşiv Belgeleri Listesi’ne eklenir. Liste, komisyon başkanı ve üyeleri tarafından imzalanır.
(6) Arşiv Belgesi Gizlilik Değerlendirme Komisyonunun aldığı kararlar Başkanın onayını müteakip kesinlik kazanır. Gizliliği kaldırılan arşiv belgelerine, “… tarih ve … sayılı olur ile gizliliği kaldırıldı” ibaresi düşülür.
(7) Arşiv Belgesi Gizlilik Değerlendirme Komisyonu Kararları, Başkanın oluru ve bunlarla ilgili yazışmalar imha edilmez ve sürekli olarak saklanır.
(8) Gizlilik derecesi kaldırılan arşiv belgeleri, diğer belgeler ile aynı usulde araştırma hizmetine sunulur.
(9) İlga edilen ve faaliyeti sonlandırılarak belgeleri Başkanlığa devredilmiş kurum ve kuruluşlara ait belgelerin değerlendirilmesi ve gizliliğinin kaldırılması işlemlerine yönelik süreç Başkanlıkça yerine getirilir.
ÜÇÜNCÜ BÖLÜM
Çeşitli ve Son Hükümler
Ücretlendirme
MADDE 11- (1) Belge örneklerinin alınmasında uygulanacak ücret tarifesi Başkanlık tarafından belirlenir.
Kullanım hakkı ve kaynak gösterme
MADDE 12- (1) Araştırmacılar, örneklerini aldıkları belgeleri referans göstermek suretiyle kullanabilirler, kullanım amacı dışında başkalarıyla paylaşamazlar.
(2) Araştırmacılar, örneklerini aldıkları belgeleri çoğaltıp ticari amaçla kullanamazlar.
Yetki
MADDE 13- (1) Bu Yönetmeliğin uygulanması sırasında doğacak tereddütleri gidermeye ve ilave düzenleme yapmaya Başkanlık yetkilidir.
Yürürlükten kaldırılan mevzuat
MADDE 14- (1) 31/1/2002 tarihli ve 2002/3681 sayılı Bakanlar Kurulu Kararı ile yürürlüğe konulan Devlet Arşivlerinde Araştırma ve İnceleme Yapmak İsteyen Türk veya Yabancı Uyruklu Gerçek veya Tüzel Kişilerin Tabi Olacakları Esaslar yürürlükten kaldırılmıştır.
Yürürlük
MADDE 15- (1) Bu Yönetmelik yayımı tarihinde yürürlüğe girer.
Yürütme
MADDE 16- (1) Bu Yönetmelik hükümlerini Devlet Arşivleri Başkanı yürütür.