Mintez ŞİMŞEK
MEB İLKSAN Genel Müdürü
mintezsimsek@gmail.com
Genel Kurul; Türk Medeni Kanunu’nun 73’ncü maddesi amir hükmü gereğince derneğin en yetkili organı olup bu yetkisini, zorunlu veya ihtiyari diğer hiçbir organa devir edemez, zorunlu veya ihtiyari diğer organları belli konularda yetkilendirir veya yetki verir, belirli koşullar dahilinde tüzüğü tadil edebileceği gibi dilerse derneğin feshine de (Türkiye Kızılay Derneği hariç) karar verebilir. Bu itibarla genel kurul; derneğin asli sahibi ve nihai karar mercii hükmündedir.
Diğer taraftan yine Türk Medeni Kanunu’nun 83’ncü maddesinin 2’ni fıkrası “Diğer organların kararlarına karşı, dernek içi denetim yolları tüketilmedikçe iptal davası açılamaz” amir hükmü gereği, derneğin Yönetim Kurulu ve Denetim Kurulu gibi zorunlu organları ile Disiplin Kurulu vb. ihtiyari kurullarınca alınan kararlardan etkilenen üyeler, bu kararlara karşı öncelikle Genel Kurul nezdinde itirazda bulunmak, burada sonuç alınamaması halinde ise dava yoluna başvurmak durumunda olduklarından, genel kurul, aynı zamanda derneğin en yüksek denetim mercii konumundadır.
Üyelik sistemi bulunan Vakıflarda ihtiyari bir organ olarak görev yapan Vakıf Genel Kurulu, vakıf senedi ile kendisine tanımlanan özel yetkileri olmadığı müddetçe, Türk Medeni Kanunu ile dernek genel kurullarına verilen ve yukarıda esasları belirtilen yetkilere haiz bulunmamaktadır. Diğer taraftan, Dernekler Kanunu’nun 36’ncı maddesi gereğince, Vakıflar tarafından kurulan üst kuruluşların genel kurulları, dernek genel kurullarının haiz olduğu yetki ve görevlere aynen sahiptir.
Yukarıda verilen kısa izahattan da anlaşılacağı üzere başta dernekler olmak üzere, dernekler ve vakıflar ile bunlar tarafından kurulan üst kuruluşlar ve diğer sivil toplum kuruluşlarının, kuruluş ve işleyiş süreçlerinde, asli yetkilere haiz olan genel kurulun, toplanma ve karar alma süreçleri büyük önem arz etmekte olup Genel Kurullara kanunla verilen görev ve sorumlulukların temel esasları ile bilinmesi maksadıyla aşağıda alt başlıklar halinde verilen hususlar, ayrı ayrı izah edilmeye çalışılacaktır.
1. GENEL KURULUN OLUŞUMU
Genel Kurul, tüzük ve/veya senette aksine hüküm bulunmadıkça, toplantının yapıldığı gün itibariyle tüzüğe veya vakıf senedine göre oy kullanma hakkı bulunan üyelerden (delegelik sistemi olan sivil toplum kuruluşlarında üst kurul delegelerinden) oluşur.
Olağan Genel Kurul toplantılarının ne zaman ve hangi periyotlarla yapılacağı, tüzük ile belirlenir. Ancak olağan genel kurul toplantılarının en geç 3 yılda bir yapılması zorunludur.
Toplanma yöntemine göre üç ayrı genel kurul usulü bulunmaktadır.
Bunlar;
— İLK GENEL KURUL: Kuruluş bildirimini resmi makamlara teslim etmek sureti ile kuruluş işlemlerini başlatan bir dernek, kuruluş tüzüğünün onaylandığı tarihten başlayarak 6 ay içerisinde “İlk Genel Kurulunu” yapmak ve bu genel kurulda dernek organlarını teşekkül etmek zorundadır.
Dernek organlarının üye sayısı kanuna göre asgari sınırlarda bulunan bir derneğin (Yönetim Kurulu 5 asil + 5 yedek ve Denetim Kurulu 3 asil + 3 yedek) İlk genel kuruluna katılacak olan üye(delege) sayısı16 kişiden az olamaz.
Dernek kuruluş tüzüğünün onaylandığı tarihten başlayarak 6 ay içerisinde “İlk Genel Kurulunu” yapmayan dernekler, kendiliğinden sona ermiş sayılır.
— OLAĞANÜSTÜ GENEL KURUL: Olağanüstü genel kurul, lafzından da anlaşılacağı üzere olağanüstü hâl ve durumlarda yapılır. Olağanüstü toplantı, yönetim kurulu veya denetim kurulunun bu yönde bir karar alması veya dernek üyelerinin (şube ve/veya delege sistemi olan yerlerde delegelerin) en az beşte birinin (5/1) yazılı isteği üzerine otuz gün içinde yapılmak zorundadır.
Öte yandan, yönetim kurulu, denetim kurulu veya 5/1 üyenin olağanüstü genel kurul talep edebilmeleri ancak geçerli bir sebebin öne sürülmesi ile mümkündür.
Yargıtay’ın yerleşik içtihatlarına göre 5/1 üye veya delegenin Olağanüstü genel kurul talep edilebilmesi için genel kurul isteklerinin, “iyi niyet kuralına” uygun, haklı ve geçerli bir neden veya nedenlere dayandırılması, olağanüstü genel kurul isteminin, olağan genel kurul ile çözülemeyecek veya beklenilmeyecek bir sorunu veya sorunları çözmeye matuf bir iş olması gerekmektedir.
Aynen olağan genel kurullarda olduğu gibi olağanüstü genel kurul çağrısı da yönetim kurulunca yapılır. Yönetim kurulu, olağanüstü genel kurul talebine uymayıp, genel kurulu toplantıya çağırmazsa; üyelerden herhangi birinin başvurusu üzerine sulh hâkimi, üç üyeyi genel kurulu toplantıya çağırmak ve toplantıyı organize etmekle görevlendirir.
Olağanüstü genel kurulun asli gündemi; genel kurulun olağanüstü toplantıya çağrılmasına esas gösterilen konu veya konulardır. Ancak, toplantıda hazır bulunan üyelerin en az onda biri tarafından görüşülmesi yazılı olarak (divan başkanlığına önerge verilerek) istenen konu veya konuların da toplantı gündemine alınarak görüşülmesi zorunludur.
— OLAĞAN GENEL KURUL: Genel kurul, derneğe kayıtlı üyelerden veya usulüne uygun olarak seçilen üst kurul delegelerinden oluşur. Genel kurulun tüzükte belirtilen zamanda toplanması gerekmekte olup söz konusu toplantıların en geç üç yılda bir yapılması zorunludur. Genel kurulun toplanmasına ilişkin tüm iş ve işlemler, yönetim kurulunun yetki ve sorumluluğundadır.
Yönetim kurulu, tüzüğe göre genel kurula katılma hakkı bulunan üyelerin listesini hazırlar ve toplantı tarihinden en az on beş gün önce toplantının gününü, saatini, yerini, gündemini ve şayet birinci toplantıda çoğunluk sağlanamaz ise ikinci toplantının tarihini, saatini ve yerini, aşağıda detayı verilen iletişim yollarından en az bir veya birkaçını kullanarak,
– En az bir gazeteye (yerel veya ulusal yayın ve dağıtımı olan) ilan vermek,
– Derneğin internet sayfasında ilan etmek,
– Genel kurula katılım hakkı bulunan üyelere yazılı olarak bildirmek,
– Üyenin bildirdiği elektronik posta adresine mail atmak,
– Üyenin bildirdiği GSM iletişim numarasına kısa mesaj göndermek,
– Yerel yayın araçları (örneğin belediye hoparlörü vb.) ile ilan etmek,
Duyurur.
Yukarıda ki iletişim kanallarından en az birisi ile üyelerin toplantıya çağrıldığına ilişkin ispat yükümlülüğü dernek yönetim kurulundadır.
Bu nedenle yazılı bildirimlerin iadeli-taahhütlü posta ile gönderilmesi veya bildirim yapılan üyeden tebliğ/tebellüğ imzası alınması, üyelere mail atılmak suretiyle bildirim yapılması durumunda, bildirim yapılan mail adreslerinin teyitli mail adresi olması ve gönderilen iletilerin giden mail kutusunda muhafazası, gazeteye ilan verilerek duyuru yapılmış ise gazetenin bir suretinin saklanması, mahalli yayın araçları ile yapılan duyuruların ise bir tutanağa bağlanarak muhafaza edilmesi elzemdir. Genel kurul toplantısı için duyurulan ilk ve ikinci toplantı tarihleri arasında ki süre yedi günden az, altmış günden fazla olamaz.
2. GENEL KURULUN ERTELENMESİ
Genel kurul, önceden duyurulan ilk toplantı tarihinde yukarıda izah edilen “toplantı için gerekli olan çoğunluğun bulunamaması” sebebiyle toplanamazsa, ilk toplantı duyurusunda belirtilen ikinci toplantı tarihine ertelenmiş sayılır.
Genel kurul ilk toplantısı için gerekli ve yeter olan sayı; genel kurula katılma hakkı bulunan üye tam sayısının yarısından bir fazla kişi olup bu sayıda kişinin toplantı gün ve saatinde önceden duyurulan toplantı yerinde hazır bulunmaları gerekir. Diğer taraftan, toplantı gündeminde tüzük değişikliği veya derneğin feshi var ise ilk toplantıda hazır bulunması gereken sayı, genel kurula katılma hakkı bulunan üye tam sayısının 3’te 2’sidir.
Örneğin; 150 üyesi olan ve dernek tüzüğü gereği, 135 üyesinin genel kurula katılma hakkı olan bir derneğin ilk toplantısı için gerekli ve yeter sayı 68 kişidir. Derneğe kayıtlı 150 üyenin tamamının genel kurula katılma hakkı bulunması halinde ise ilk toplantı için gerekli sayı 76 kişi olacaktır.
Genel kurula katılma hakkı; oy kullanma, seçme ve seçilme gibi hakları ihtiva eden bir kavram olup Onursal ve/veya fahri üyeler gibi genel kurula katılma hakkı olmakla beraber oy kullanma hakkı bulunmayan üyeler, çokluk hesabında dikkate alınmamalıdır.
Erteleme işleminin yapılabilmesinin asli şartlarında birisi de yeterli çoğunluğun bulunmadığına dair yönetim kurulunca bir tutanak düzenlenmesidir. Bu tespit tutanağında, yönetim kurulu üyelerinin toplantı yeter sayısı kadar üyesinin imzası gerekmekte olup bu sayı 3 kişiden az olamaz.
Tüzüğünde belirlenen olağan genel kurul zamanında ki ilk ve ertelenen ikinci toplantıda, yeterli çoğunluğun sağlanamaması nedeni ile ilk defa genel kurulunu yapamayan ve bu nedenle yasal organlarını seçemeyen derneklerin yetkili organlarının görevi, bir sonra ki olağan genel kurul tarihine kadar uzatılmış sayılır.
Genel kurul, ilk toplantı ve ertelenen ikinci toplantı da, toplantı yeter sayısının bulunamaması nedeniyle yapılamadı ise her iki toplantı tarihinde, yönetim kurulunca tutulan tutanaklar, durumu belirten bir dilekçe ekinde ve ikinci toplantı tarihini takip eden 45 gün içerisinde mülki idare amirliğine teslim edilmelidir.
3. GENEL KURULUN GERİ BIRAKILMASI
Genel kurul toplantısı, önceden duyurulan ilk toplantı tarihinde, çoğunluk sağlanamaması sebebinin dışında ve mücbir hal sayılabilecek (salgın hastalık, doğal afet, ulaşımın kesilmesi, hava muhalefeti, asayişin sağlanamadığı kavga, kargaşa ve çatışma durumları ile savaş veya yakın savaş tehlikeleri vb.) bir durum nedeniyle yapılamaz ise geriye bırakılır.
Genel kurulun geriye bırakılmasına ilişkin durum tespiti, ilk toplantı tarihinde yönetim kurulunca yapılır ve durumun tespitini ihtiva eden bir tutanak tutulur. Yönetim kurulunca yapılan bu durum tespiti (geriye bırakma sebep veya sebepleri), genel kurula katılma hakkı bulunan bütün üyelere, ilk toplantı için yapılan çağrı usulüne uygun olarak duyurulur.
Yapılan bildirimde; ikinci toplantının en geç 6 ay içinde yapılacağı ve toplantının tarihi, yeri ve gündemine ilişkin duyurunun, ilerleyen dönemde yapılacağı da ifade edilmelidir.
Geri bırakma nedeni ile yapılması gereken ikinci genel kurul toplantısının, geri bırakma tutanağının tanzim olunduğu ilk toplantı tarihinden itibaren en geç altı ay içinde yapılması şarttır. İkinci toplantıya katılacak üyeler, ilk toplantının duyurulduğu usul ve esaslara göre yeniden genel kurul toplantısına çağrılırlar.
Genel kurul toplantısı bir defadan fazla geri bırakılamaz. Mücbir sebepler nedeni ile geri bırakılan ve 6 aylık sürede yapılacak olan ikinci toplantıda, gündem ne olursa olsun salt çoğunluk aranmaz. Ancak toplantının yapılabilmesi için katılacak üye sayısının yönetim ve denetim kurulları üye tam sayısının iki katından az olmaması gerekir.
Mücbir sebeplerle geriye bırakılan ikinci toplantı, benzer mücbir hallerin devamı nedeniyle veya katılan kişi sayısının yönetim ve denetim kurulları üye tam sayısının iki katından az olması nedeni ile yapılamaz ise yönetim kurulu durumu bir tutanakla kayda alarak üst yazı ile birlikte toplantı tarihini takip eden 45 gün içinde mülki idare amirliğine bildirir.
Bu hal ve durumlar nedeni ile genel kurulunu yapamayan sivil toplum kuruluşlarının zorunlu ve fahri organlarının görevi, bir sonraki olağan genel kurula kadar devam eder.
4. TOPLANTISIZ VE ÇAĞRISIZ ALINAN KARARLAR
Türk Medeni Kanunu’nun 76’ncı maddesi gereğince; bütün üyelerin bir araya gelmeksizin yazılı katılımıyla alınan kararlar ile dernek üyelerinin tamamının kanunda yazılı çağrı usulüne uymaksızın bir araya gelerek aldığı kararlar geçerlidir.
Ancak bu şekilde kararlar alınması, o teşekkülün kanun ve iç mevzuat (tüzük, ana statü vb.) gereği yapılması gereken olağan genel kurul toplantısı yerine geçmez.
Münhasıran genel kurulun toplanmasını zorunlu kılan belirli durumlar hariç olmak üzere, (Örneğin; genel kurul 2 yılda bir Mart ayı içerisinde toplanır veya üyelikten çıkarılmaya ilişkin itiraz genel kurula yapılır gibi..) medeni kanunun 76’ncı maddesinde belirtilen usule uygun olarak alınan kararlar da genel kurul kararı hükmünde olup bu şekilde alınan kararlar, karar tarihini takip eden kırk beş gün içinde, Genel Kurul Sonuç Bildirimi ekinde mülki idare amirliğine verilir.
Toplantısız ve çağrısız alınan karar ile tüzük değişikliği yapılmış ise genel kurul sonuç bildiriminin ekine, tüzüğün değişen maddelerinin eski ve yeni halini ihtiva eden bir çizelge ile her sayfası yönetim kurulu üyelerinin salt çoğunluğunca imzalanmış dernek tüzüğünün son şekli, kırk beş gün içinde mülki idare amirliğine verilmelidir.
TMK 76’ya göre alınan kararlar, iki yöntemle yürütülmekte olup birinci yöntem, yazılı katılım, ikinci yöntem ise çağrısız toplantı yöntemidir.
— Bütün Üyelerin Yazılı Katılımı Yöntemi İle Alınan Kararlar: Bütün üyelerin yazılı bir belge üzerine imza atarak irade beyanında bulundukları kararlar geçerlidir. Ancak alınan kararın geçerli olabilmesi için bütün üyelerin aynı muhtevayı içeren yazılı metni toptan veya münferiden imzalamaları ve aynı yönde irade beyanında bulunmaları şarttır.
Bu yöntemde üyeler bir araya gelmez ancak bütün üyelerin belirli bir konuda, aynı yöndeki yazılı irade beyanları ve onayları amaçlanmaktadır.
Örneğin; derneğin bir gayrimenkul satın alması amacı ile genel kurul beklenmeden yönetim kuruluna satın alım yetkisi verilmek isteniyor ise bu yetki kararının, bila istisna bütün üyelerce yazılı imza verilmek suretiyle kabulü gerekir.
Bu yöntem ile alınan kararlarda, evet/hayır veya çekimser oy seçenekleri yoktur ve bütün üyelerin aynı irade yönünde yazılı karar alması gerekir.
— Çağrısız Toplantı Yapılmak Suretiyle Alınan Kararlar: Bu yöntem ile yapılan toplantıda ise dernek üyelerinin tamamının bir araya gelerek belirli bir konuda karar alması gerekmekte olup kararın geçerli olabilmesi için bila istisna bütün dernek üyelerinin bir araya gelip karar alması şarttır.
Dernek üyelerinin tamamının belirli bir karar veya kararları almak üzere bir araya gelmesi için üyelere on beş gün veya başka bir süre evvelinde çağrı yapılmasına gerek yoktur.
Bu yöntem ile yapılan toplantıda, bütün üyelerin bir araya gelmesi şarttır. Ancak bu toplantı, genel kurul çağrı usullerine tabi değildir. Burada dikkat edilmesi gereken en önemli konu, olağan veya olağanüstü genel kurul toplantıları, tüzüğe göre oy kullanma hakkına haiz olan üyeler ile yapılırken, çağrısız toplantılar bütün üyelerin katılımı ile yapılmalıdır. Toplantıya bütün üyelerin katıldığının tespiti açısından, yönetim kurulunca tüm üyelerin yazılı olduğu bir hâzirun listesi hazırlanarak imzaya açılır ve toplantı tutanağı ile birlikte muhafaza edilir.
Örneğin; derneğin bir gayrimenkul satın alması amacı ile yönetim kuruluna, genel kurul beklenmeden ve çağrısız toplantı yolu ile satın alım yetkisi verilmek isteniyor ise ve bu yetki kararının, bila istisna bütün üyelerin katılacağı bir toplantı neticesinde alınması gerekmektedir.
Çağrısız toplanma yöntemi ile alınan kararlarda; evet/hayır veya çekimser oy seçenekleri vardır, bütün üyelerin katıldığı bu toplantıda çoğunluğun kararı hangi yönde ise ona göre işlem tesis edilir.
5. GENEL KURULUN GÜNDEMİ, KARARLARI VE GEÇERLİLİK SÜRESİ
Genel kurulun toplantı gündemi, yönetim kurulunca belirlenir ve karar defterine aynen yazılır. Yönetim kurulunca duyurulan genel kurul gündeminin, genel kurul toplantı kararının dercedildiği yönetim kurulu karar defteri kaydı ile birebir aynı olması şarttır.
Genel kurul gündemine alınan konuların, toplantı duyurusunda belirtilen sıra ile görüşülmesi gerekmekte olup bu sıralamanın değiştirilmesi ancak divan başkanlığının ya da genel kurulda hazır bulunan üyelerin talebi neticesinde yapılacak olan oylama ile mümkündür.
Usul olarak genel kurulda, yalnızca gündem maddeleri ele alınır, görüşülür ve karara bağlanır. Bununla birlikte, toplantıda hazır bulunan üyelerin en az onda biri tarafından genel kurul divan başkanlığına yazılı önerge verilerek görüşülmesi istenen konuların da toplantı gündemine alınarak görüşülmesi zorunludur.
Genel kurul kararları; mutlak butlan ile sakat olmadıkça ve takip eden bir başka genel kurulda aksine karar alınmadığı müddetçe geçerlidir. Bununla birlikte, dönemsel olarak yapılan seçimler neticesinde yapılan görevlendirmeler ile münhasıran bir işin görülmesi maksadı ile verilen yetkiler, sürenin veya işin bitimi ile birlikte sonlanacaktır.
6. GENEL KURUL KARARLARININ GEÇERSİZLİĞİ VE İTİRAZ YOLLARI
Genel kurulun, kanunların emredici hükümlerine açıkça aykırılık teşkil eden kararları ile toplantı ve karar yeter sayısı olmadan yapılan toplantılarda alınan kararlar ve tüzüğe aykırı olan işlemleri hükümsüzdür. Yargıtay 8. Hukuk dairesinin 22.06.2017 tarih 2017/10212 Esas ve 2017/9579 sayılı kararı gereğince, kanunların emredici hükümlerine aykırılık nedeni ile mutlak butlanla hükümsüz olan genel kurul kararları yok hükmünde olup bir kararın yok hükmünde olması, başlangıçtan itibaren mevcut olmadığını ifade etmektedir.
Örneğin; genel kurulun birinci toplantısında 3/2 çoğunluk sağlanmadan yapılan tüzük değişiklikleri veya 5 kişiden az yönetim kurulu, 3 kişiden az denetim kurulu asil veya bunların yedeklerinin seçilmemesi, genel kurulun bu işlemlerini hükümsüz kılacaktır.
Diğer taraftan, bir genel kurulda tüzük değişikliği yapılmışsa ve o genel kurulda alınan kararlar, kabul edilen yeni tüzük maddelerine uygun ise geçerli olacaktır. Örneğin; mevcut durumda beş asil beş yedek yönetim kurulu üyesi bulunan bir dernek, genel kurulda tüzük değişikliği yaparak yönetim kurulu asil ve yedek üye sayısını 9’ar kişi olarak yeniden seçmek istiyor ise gündemin öncelik maddesine tüzük değişikliğini alarak, önce tüzük değişikliğini yapmalı, daha sonra ise yeni sayılara göre organların üyelerini seçmelidir.
Türk Medeni Kanunu’nun 83. maddesi gereğince;
Genel kurul toplantısında; kanuna veya tüzüğe aykırı olarak bir karar alındığına, salonda hazır bulunarak muttali olan ve genel kurulca alınan bu kararlara katılmayan her üyenin, karar tarihinden başlayarak bir ay içinde, toplantıda hazır bulunmayan her üyenin ise kararı öğrenmesinden başlayarak bir ay içinde ve her halde karar tarihinden başlayarak üç ay içinde mahkemeye başvurmak suretiyle kararın iptalini isteme hakkı bulunmaktadır.
Sanılanın aksine, salonda hazır bulunan ve alınan karar veya kararlara, kanun ve tüzüğe aykırı olduğunu düşünerek katılmayarak bu kararın iptali hususunda dava yoluna başvuracak olan üyenin genel kurul tutanağına, karar hakkında olumsuz şerh beyanı dercettirmesi zorunluluğu bulunmamaktadır. Ancak buna imkânı var ise genel kurul tutanağına olumsuz şerh beyanı dercettirmesi, kendi lehinde bir delil olacaktır.
Makalemizin başlangıç bölümünde de ifade edildiği üzere, derneğin genel kurul dışında ki diğer diğer organlarının kararlarına karşı doğrudan iptal davası açılmamakta olup öncelikle genel kurula itiraz edilmesi gerekmektedir.
[vc_row][vc_column][vc_message message_box_color=”juicy_pink”] Sorumluluk Beyanı ve Hukuki Haklarımız [/vc_message][vc_column_text]