Bu çalışma, esas olarak 4857 sayılı İş Kanunu kapsamındaki özel sektör işçileri için hazırlanmıştır. İşçi özlük dosyasında saklanacak belgeler, ilgili mevzuat başlıkları altında gösterilmiştir.
Her belgenin her işçiden alınması zorunlu değildir. Bazı belgeler bütün işçiler için gerekirken bazıları ancak fazla çalışma, yabancı işçi çalıştırılması, doğum, iş kazası veya işten ayrılma gibi durumlarda gündeme gelir.
4857 sayılı Kanun’un 75. maddesi, işçinin kimlik bilgilerinin ve mevzuat gereğince düzenlenmesi gereken belge ve kayıtların saklanmasını zorunlu tutar. Ancak bütün işyerleri için geçerli, tek tek sayılmış kapalı bir belge listesi oluşturmaz. [1]
4857 sayılı İş Kanununun İşçi Özlük Dosyası ile ilgili maddesi:
“İşçi özlük dosyası
Madde 75 – İşveren çalıştırdığı her işçi için bir özlük dosyası düzenler. İşveren bu dosyada, işçinin kimlik bilgilerinin yanında, bu Kanun ve diğer kanunlar uyarınca düzenlemek zorunda olduğu her türlü belge ve kayıtları saklamak ve bunları istendiği zaman yetkili memur ve mercilere göstermek zorundadır.
İşveren, işçi hakkında edindiği bilgileri dürüstlük kuralları ve hukuka uygun olarak kullanmak ve gizli kalmasında işçinin haklı çıkarı bulunan bilgileri açıklamamakla yükümlüdür.”
…
“İşin düzenlenmesine ilişkin hükümlere aykırılık
Madde 104 – Bu Kanunun 63 üncü maddesinde ve bu maddede belirtilen yönetmelikte belirlenen çalışma sürelerine aykırı olarak işçilerini çalıştıran veya 68 inci maddesindeki ara dinlenmelerini bu maddeye göre uygulamayan veya işçileri 69 uncu maddesine aykırı olarak geceleri yedibuçuk saatten fazla çalıştıran; gece ve gündüz postalarını değiştirmeyen, 71 inci maddesi hükmüne ve bu maddenin son fıkrasında anılan yönetmelik hükümlerine aykırı hareket eden, 72 nci maddesi hükümlerine aykırı olarak bu maddede belirtilen yerlerde onsekiz yaşını doldurmamış erkek çocukları ve gençleri ve her yaştaki kadınları çalıştıran, 73 üncü maddesine aykırı olarak çocuk ve genç işçileri gece çalıştıran veya aynı maddede anılan yönetmelik hükümlerine aykırı hareket eden 74 üncü maddesindeki hükme aykırı olarak doğumdan önceki ve sonraki sürelerde gebe veya doğum yapmış kadınları çalıştıran veya ücretsiz izin vermeyen, 75 inci maddesindeki işçi özlük dosyalarını düzenlemeyen, 76 ncı maddesinde belirtilen yönetmelik hükümlerine uymayan işveren veya işveren vekiline binikiyüz Türk Lirası idari para cezası verilir. (2026 Yılı İPC 26.620 TL’dir)
64 üncü (…) maddede öngörülen hükümlere aykırı davranan işveren veya işveren vekiline bu durumda olan her işçi için ikiyüzyirmi Türk Lirası idari para cezası verilir.”
Mevzuata Göre Gruplandırılmış Liste
1. 4857 Sayılı İş Kanunu (Link)
| Belge veya Kayıt | Gereklilik ve Dayanak |
| İşe Alım ve Başvuru Belgeleri | İşe başvuru formu veya başvuru dilekçesi (varsa)
Öz geçmiş (CV) ve adayın sunduğu referans mektupları (varsa) (Not: başvuru formu, CV veya referans mektubu her işçi için kanunen zorunlu belge değildir.) 6698 Sayılı KVKK dikkate alınmalıdır. Bu belgelerde adayın ve referans veren kişilerin kişisel bilgileri bulunabilir; |
| İşçinin kimlik bilgileri | Her işçi için bulunmalıdır (m.75). Bu hüküm tek başına kimlik kartının önlü arkalı fotokopisini zorunlu kılmaz. |
| Yazılı iş sözleşmesi ve ekleri | Yazılı şeklin zorunlu olduğu sözleşmelerde mutlaka; diğerlerinde yazılı sözleşme yapılmışsa saklanır (m.8, 11, 14, 16). |
| Çalışma koşullarını gösteren yazılı belge | Yazılı sözleşme yapılmayan durumlarda, m.8’deki süre ve istisnalar çerçevesinde düzenlenir. |
| Esaslı değişiklik bildirimi ve işçinin yazılı kabulü | Ücret, görev veya diğer çalışma koşullarında esaslı değişiklik yapılmışsa (m.22). |
| Ücret hesap pusulaları | Ücret ödemelerine ilişkin düzenlenir; verilmesine ilişkin kayıtlarla birlikte saklanır (m.37). |
| Ücret kesme cezası kayıtları | Böyle bir ceza uygulanmışsa gerekçe, bildirim ve ilgili ödeme kayıtları (m.38). |
| Ulusal bayram ve genel tatilde çalışma onayı | Sözleşmede hüküm yoksa ve çalışma yaptırılacaksa (m.44). |
| Fesih bildirimi, savunma ve ilgili kayıtlar | Fesih sebebine ve uygulanacak hükme göre (m.17–19, 24–26). Her fesihte savunma alma zorunluluğu yoktur. |
| Çalışma belgesi | İşten ayrılmada düzenlenen belgenin örneği (m.28).
İşin niteliği bakımından gerekliyse, önceki işverenden alınmış çalışma/hizmet belgesi veya bonservis (varsa) |
| Disiplin ve Uyarı Belgeleri | Varsa, işçiye ilişkin olay tutanakları, savunma yazıları, disiplin kararları, uyarı/ihtar yazıları ve tebliğ kayıtları. (Not: KVKK, çalışanların disiplin kayıtlarının tutulmasında erişim yetkilerinin ve saklama sürelerinin belirlenmesini de dikkate alıyor.) |
| Geçici İş İlişkisi (m. 7) – İşçinin Yazılı Rızası | Holding bünyesinde veya aynı şirketler topluluğunda geçici iş ilişkisiyle devredilen işçinin, devir sırasında alınmış tarihli ve yazılı rızası (uygulanıyorsa) |
| İstifa Dilekçesi | Varsa, işçinin kendi isteğiyle işten ayrıldığına ilişkin tarihli ve imzalı istifa dilekçesi ile işten ayrılış belgeleri. |
Bu belgeler, iş ilişkisinin kurulması, sürdürülmesi ve sona ermesi aşamalarında oluşur. [1]
2. İş Kanununa İlişkin Çalışma Süreleri Yönetmeliği (Link)
Dayanak: Özellikle m.5 ve m.9.
- Çalışma sürelerini gösteren kayıtlar: Puantaj, giriş-çıkış kayıtları veya aynı işlevi yerine getiren güvenilir kayıtlar.
- Denkleştirme uygulanıyorsa yazılı anlaşma ve uygulama çizelgeleri.
- Çalışma süresinin takibini sağlayan günlük ve haftalık kayıtlar.
Burada zorunlu olan, çalışma sürelerinin uygun araçlarla belgelenmesidir; her işyeri için aynı isim ve biçimde bir “puantaj formu” öngörülmüş değildir. [2]
3. İş Kanununa İlişkin Fazla Çalışma Ve Fazla Sürelerle Çalışma Yönetmeliği (Link)
Dayanak: m.6, 9 ve 10.
- Fazla çalışma veya fazla sürelerle çalışma yazılı onayı: Onay gereken çalışmalar için. (Fazla çalışma ve genel tatiller için işçinin onayının alındığı yazı)
- Onayın geri alınmasına ilişkin yazılı bildirim: İşçi onayını geri almışsa.
- Fazla çalışma saatlerini gösteren belgenin (listenin) imzalı nüshası. (Hangi ayda kaç saat fazla mesai yapıldığı)
- Telafi çalışması yapılıyorsa buna ilişkin liste
- Serbest zaman kullanma talebi: İşçi zamlı ücret yerine serbest zaman istemişse.
- Serbest zamanın kullandırıldığını gösteren kayıtlar.
- Fazla çalışma ödemelerini gösteren bordro ve ücret hesap pusulaları.
Fazla çalışma onayının her yıl yeniden alınması şeklinde genel bir zorunluluk yoktur. Yönetmelik, onayın sözleşme kurulurken veya ihtiyaç ortaya çıktığında alınmasını öngörür. [3]
4. Yıllık Ücretli İzin Yönetmeliği (Link)
Dayanak: m.7, 8 ve 20; ayrıca 4857 sayılı Kanun m.56.
- Yıllık izin kayıt belgesi veya aynı bilgileri içeren izin kayıt sistemi. (ücretli izin defteri)
- İşçinin yıllık izin talebi.
- İzin tarihlerini ve kullanılan süreyi gösteren kayıtlar.
- İznin kullanıldığını ispatlayan imzalı belge veya hukuken geçerli eşdeğer kayıt.
- Talep edilmişse ücretsiz yol iznine ilişkin belgeler.
- İzin ücretinin ödendiğini gösteren kayıtlar.
Yalnızca izin talep formunun bulunması, iznin fiilen kullandırıldığını her durumda göstermeyebilir. Talep ile kullanım kayıtlarının uyumlu tutulması gerekir. [4]
5. Postalar Hâlinde İşçi Çalıştırılarak Yürütülen İşlerde Çalışmalara İlişkin Özel Usul Ve Esaslar Hakkında Yönetmelik (Link)
Vardiyalı çalışma varsa:
- İşçinin yer aldığı posta veya vardiya çizelgeleri.
- Posta değişikliklerini gösteren kayıtlar.
- Gece çalışmasına ilişkin sağlık gözetimi kayıtları.
- Mevzuatın izin verdiği işlerde gece çalışmasının özel süre sınırının aşılması için gereken yazılı onaylar.
Vardiya çizelgeleri ortak işyeri kayıtlarında tutulabilir; ilgili işçinin çalışma düzeniyle ilişkilendirilebilmelidir. İşçinin onayı, mevzuatın izin vermediği bir gece çalışmasını hukuka uygun hâle getirmez. [1][2]
6. Uzaktan Çalışma Yönetmeliği (Link)
Uzaktan çalışan işçiler için:
- Yazılı uzaktan çalışma sözleşmesi veya sözleşme eki.
- İşyerinde çalışmadan uzaktan çalışmaya geçişte, varsa işçinin yazılı talebi ve işverenin cevabı.
- İşverenin verdiği araçların ve teslim tarihindeki bedellerinin gösterildiği iş araçları listesi.
- İşçinin imzaladığı teslim belgesi.
- Çalışma yeri, süreleri, iletişim, giderlerin karşılanması ve veri güvenliğine ilişkin düzenlemeler.
- Uzaktan çalışmaya özgü bilgilendirme ve İSG eğitim kayıtları.
- 25 Eylül 2026 değişikliği kapsamında hibrit çalışmanın gün ve saatlerine ilişkin düzenleme
İş araçları listesi sözleşmede veya sözleşme ekinde düzenlenmişse ayrıca bir teslim listesi hazırlanması gerekmeyebilir. [5]
7. Çocuk Ve Genç İşçilerin Çalıştırılma Usul Ve Esasları Hakkında Yönetmelik (Link)
Çocuk veya genç işçi çalıştırılıyorsa; özellikle m.12 kapsamında:
- Veli veya vasi ile yapılan yazılı iş sözleşmesi.
- Veli Muvafakatnamesi
- Öğrenci olanlar için öğrenci belgesi.
- Veli veya vasiye yapılan risk ve tedbir bilgilendirmesine ilişkin kayıtlar.
- Yaşına, eğitimine ve yasal çalışma sınırlarına uygun çalışma çizelgeleri.
- Gerekli sağlık gözetimi ve eğitim kayıtları. [2]
8. Analık Gebelik Emzirme Ve Kısmi Süreli Çalışmaya İlişkin Mevzuat
| Mevzuat | Duruma Göre Saklanacak Belgeler |
| 4857 sayılı Kanun m.74 ve Ek m.2 | Analık, doğum, evlat edinme ve diğer mazeret izinlerine dayanak belgeler (izin kartları); izin talepleri; gerekli sağlık raporları; ücretsiz izin ve yarım çalışma kayıtları. İzin defteri ilgili sayfa fotokopisi |
| Gebe veya Emziren Kadınların Çalıştırılma Şartlarıyla Emzirme Odaları ve Çocuk Bakım Yurtlarına Dair Yönetmelik | Gebelik/emzirme bildirimi; çalışma koşullarının uyarlanmasına ilişkin belgeler; gerekli sağlık değerlendirmeleri ve görevlendirme kayıtları. |
| Analık İzni veya Ücretsiz İzin Sonrası Yapılacak Kısmi Süreli Çalışmalar Hakkında Yönetmelik | Kısmi süreli çalışma talebi, şartların sağlandığını gösteren belgeler, işveren cevabı, çalışma düzeni ve tam süreli çalışmaya dönüş bildirimi. |
| Kadın Çalışanların Gece Postalarında Çalıştırılma Koşulları Hakkında Yönetmelik | Gece çalışmasına uygunluk değerlendirmeleri ve ilgili sağlık gözetimi kayıtları. |
Sağlık belgeleri, aşağıda açıklanan gizlilik ve erişim sınırlamalarıyla saklanmalıdır. [1][2]
9. 5510 Sayılı Sosyal Sigortalar Ve Genel Sağlık Sigortası Kanunu (Link)
Başlıca dayanaklar: m.8, 9, 13, 14, 80 ve 86; Sosyal Sigorta İşlemleri Yönetmeliği.
- Sigortalı işe giriş bildirgesi.
- İşten ayrılmada sigortalı işten ayrılış bildirgesi.
- İşçiye ilişkin prim günü, prime esas kazanç ve hizmet bildirim kayıtları.
- Eksik gün nedenlerini ispatlayan belgeler: İstirahat, ücretsiz izin, kısmi süreli çalışma, devamsızlık gibi.
- İstirahat ve gerekli çalışılmadığına ilişkin bildirim kayıtları.
- İş kazası veya meslek hastalığı varsa bildirimler ve ilgili belgeler.
- Emeklilik/SGDP veya özel sigortalılık statüsü bakımından gerekli belgeler.
- Prim istisnası uygulanan ödemeler için gerekli dayanak kayıtları.
Eksik gün belgelerinin her ay SGK’ye gönderilmemesi, bunların düzenlenmesi ve gerektiğinde ibraz edilmek üzere saklanması yükümlülüğünü kaldırmaz. [6]
MUHSGK’nin tamamının her işçinin dosyasına konulması gerekmez. İşçiye ait bildirimlerle bağlantı kurulabilen düzenli bir SGK/bordro arşivi oluşturulmalıdır.
10. 6331 Sayılı İş Sağlığı Ve Güvenliği Kanunu (Link)
Başlıca dayanaklar: m.14–17 ve 20.
- İşe giriş ve periyodik sağlık gözetimi kayıtları.
- İş değişikliğinde ve gerekli işe dönüş durumlarında sağlık değerlendirmeleri.
- İşçinin maruz kalabileceği risklere ilişkin bilgilendirme kayıtları.
- İş kazası/meslek hastalığı meydana gelmişse ilgili inceleme, kayıt ve bildirim belgeleri.
- Çalışan temsilcisi veya destek elemanı olarak görevlendirilmişse ilgili belgeler.
- İşçilerin, iş sağlığı ve güvenliği konusunda ve karşı karşıya bulundukları mesleki riskler, alınması gerekli tedbirler ve yasal hak ve sorumluluklar konusunda bilgilendirildiklerine dair yazı.
- İş sağlığı ve güvenliği araç ve gereçlerin verildiğini gösteren, araç ve gereçlerin listesi
- Elle Taşıma İşleri Yönetmeliği gereğince elle taşıma işi yapan çalışanlara verilen eğitime ilişkin katılım tutanağı, eğitim belgesi ve eğitim içeriği kayıtları (varsa)
Tehlikeli ve çok tehlikeli işlerde çalışacaklar için, yapılacak işe uygunluğu gösteren sağlık raporu işe başlatılmadan önce bulunmalıdır. [7]
11. Çalışanların İş Sağlığı Ve Güvenliği Eğitimlerinin Usul Ve Esasları Hakkında Yönetmelik (Link)
2 Nisan 2026 tarihli ve 33212 sayılı Resmî Gazete’de yayımlanan düzenleme esas alınmalıdır.
- İşe başlama eğitimi tutanağı: Eğitim veren, çalışan ve işveren/vekili imzalarını içeren belge.
- Eğitim katılım tutanakları.
- Temel eğitim belgesi.
- Eğitim kapsamındaki ölçme ve değerlendirme kayıtları.
- Gerektiğinde yenileme, ek eğitim ve işe/işyerine özgü eğitim belgeleri.
- Ağır ve Tehlikeli İşlerde çalıştırılan personeller için: İşçilerin adı, soyadı ve T.C. kimlik numaraları, doğum yeri ve tarihlerini belirten liste
Yeni düzenleme, işe başlama eğitimi tutanağının çalışanın özlük dosyasında saklanmasını açıkça öngörür. [8][9]
12. Mesleki Eğitim Ve Mesleki Yeterlilik Mevzuatı
| Mevzuat | Belge |
| Tehlikeli ve Çok Tehlikeli Sınıfta Yer Alan İşlerde Çalıştırılacakların Mesleki Eğitimlerine Dair Yönetmelik m.6–7 | Yönetmelik kapsamındaki iş için geçerli mesleki eğitim belgesinin örneği. |
| 5544 sayılı Mesleki Yeterlilik Kurumu Kanunu Ek m.1 ve ilgili tebliğler | Belge zorunluluğu bulunan meslekte MYK Mesleki Yeterlilik Belgesi veya geçerli muafiyeti sağlayan diploma/ustalık belgesi.
Yapılan işin gerektirdiği ilgili mesleki eğitim/yetki belgesinin örneği (uygulanıyorsa) |
| 3308 sayılı Mesleki Eğitim Kanunu | Çıraklık veya işletmede mesleki eğitim söz konusuysa ilgili sözleşme, okul belgeleri, devam ve eğitim kayıtları. |
Mesleki eğitim belgesi ile MYK Mesleki Yeterlilik Belgesi aynı belge değildir. Herhangi bir kurs belgesi, MYK belgesi zorunluluğunu kendiliğinden karşılamaz. [7][10]
13. İşe Özgü Diğer Sağlık Ve Güvenlik Düzenlemeleri
| Mevzuat | İşin Niteliğine Göre Gerekli Kayıtlar |
| Kişisel Koruyucu Donanımların İşyerlerinde Kullanılması Hakkında Yönetmelik | Donanım teslimi, kullanım eğitimi ve bilgilendirme kayıtları. “Zimmet formu” bunların ispatında kullanılan bir yöntemdir. |
| İş Ekipmanlarının Kullanımında Sağlık ve Güvenlik Şartları Yönetmeliği | Ekipmanı kullanacak çalışanın gerekli eğitim, görevlendirme ve yetkinlik kayıtları. |
| İşyerlerinde Acil Durumlar Hakkında Yönetmelik | Çalışan destek elemanı olarak görevlendirilmişse görevlendirme ve eğitim kayıtları. |
| İlkyardım Yönetmeliği | İlkyardımcı olarak görevlendirilen çalışanın geçerli sertifikası. |
| Hijyen Eğitimi Yönetmeliği | Yönetmelik kapsamındaki işlerde çalışanların hijyen eğitimi belgesi. |
14. 213 Sayılı Vergi Usul Kanunu (Link)
Dayanak: Özellikle m.238, 253 ve 256.
- Ücret bordroları.
- Bordroda yer alan ödemelerin ve kesintilerin dayanak belgeleri.
- Ödeme ve muhasebe kayıtlarıyla bağlantılı belgeler.
Vergi Usul Kanunu’ndaki ücret bordrosu ile İş Kanunu’ndaki ücret hesap pusulası farklı yükümlülüklerdir. Kullanılan tek belge, ancak her iki düzenlemenin gereklerini de karşılıyorsa iki işlevi birlikte yerine getirebilir. [11]
15. 193 Sayılı Gelir Vergisi Kanunu (Link)
Uygulanan indirim veya istisnaya göre:
- Engellilik indirimi uygulanıyorsa buna ilişkin yetkili makam yazısı/kayıt. (Engellilik Raporu Aslı veya Fotokopisi)
- İndirime konu şahıs sigortası primlerinin ödeme belgeleri.
- Çocuk, aile, yemek, yol veya diğer ödemeler bakımından ilgili vergi uygulamasının gerektirdiği belgeler.
- Kümülatif vergi matrahının aktarılması uygulandığında buna ilişkin talep ve önceki matrah bilgileri.
- Özel ücret istisnalarının şartlarını gösteren belgeler.
Aile durumuna ilişkin belge, bütün çalışanlardan aynı kapsamda alınacak otomatik bir evrak değildir; uygulanacak hak veya vergi işlemiyle sınırlı tutulmalıdır.
16. Ücret, Prim, İkramiye ve Bu Nitelikteki Her Türlü İstihkakın Bankalar Aracılığıyla Ödenmesine Dair Yönetmelik (Link)
Yönetmelik kapsamında:
- Ücretin yatırılacağı hesaba ilişkin gerekli bilgi.
- Banka ödeme kayıtları veya dekontlar.
- Toplu ödeme yapılmışsa işçiye ait tutarı gösteren kayıt.
Bu belgeler merkezi bordro arşivinde tutulabilir; ilgili işçiye yapılan ödeme açıkça izlenebilmelidir. [2]
17. 1475 Sayılı İş Kanununun 14 Üncü Maddesi (Link)
Kıdem tazminatı gündeme geldiğinde:
- İşten ayrılma sebebini gösteren belge.
- Sebebe göre emeklilik yazısı, askerlik belgesi, evlenme belgesi veya diğer dayanaklar.
- Kıdem tazminatı hesap cetveli.
- Hesapta kullanılan hizmet süresi ve giydirilmiş ücret dayanakları.
- Varsa İkale Sözleşmesi
- Varsa Arabulucu Sözleşmesi
- Ödeme belgesi.
- Ölüm hâlinde hak sahipliğini gösteren gerekli belgeler.
Bunlar işe girişte her çalışandan alınacak belgeler değildir; ilgili olay gerçekleştiğinde dosyaya eklenir. [2]
18. 6098 Sayılı Türk Borçlar Kanunu (Link)
| Belge | Açıklama |
| İbraname | Düzenlenmişse saklanır. m.420’deki geçerlilik şartları ayrıca sağlanmalıdır. Her işçiden ibraname almak zorunlu değildir. |
| Rekabet yasağı sözleşmesi | Kararlaştırılmışsa yazılı belge ve ekleri (m.444–447). |
| Avans, gider ve hesap verme belgeleri | İlgili işlem yapılmışsa. |
| İş araçları ve diğer eşyaların teslim/iade belgeleri | Teslim veya iade gerçekleşmişse. |
| Gizlilik ve iş talimatlarının bildirildiğine ilişkin belgeler | İşin gerektirdiği ölçüde ve hukuka uygun düzenlenmişse. |
| TBK Madde 426 | İşveren, işçinin isteği üzerine her zaman, işin türünü ve süresini içeren bir hizmet belgesi vermekle yükümlüdür. |
Dayanaklar: Özellikle m.397, 399, 406, 414–416, 419, 420, 443 ve 444–447. [2]
19. Özel Statülere İlişkin Kanunlar
| Mevzuat | Yalnızca İlgili Çalışanlar İçin |
| 6735 sayılı Uluslararası İşgücü Kanunu | Çalışma izni veya muafiyet belgesi; süre uzatımı ve gerekli bildirim kayıtları; kimlik/statü belgeleri. |
| 4857 sayılı Kanun m.30 ve Yurt İçinde İşe Yerleştirme Hizmetleri Hakkında Yönetmelik | Engelli kontenjanında çalıştırılanlar için statü ve İŞKUR kayıtları. |
| 6356 sayılı Sendikalar ve Toplu İş Sözleşmesi Kanunu | Toplu iş sözleşmesinden yararlanma, dayanışma aidatı talebi ve ücret kesintilerine ilişkin gerekli kayıtlar. |
| 2004 sayılı İcra ve İflas Kanunu | Maaş haczi/nafaka yazıları, işveren cevapları, kesinti ve ödeme kayıtları. |
| 4632 sayılı Kanun ve otomatik katılım düzenlemeleri |
|
| 5188 sayılı Özel Güvenlik Hizmetlerine Dair Kanun | Özel güvenlik görevlisinin kimlik, izin, eğitim ve yenileme belgeleri. |
| SGK teşviklerini veya vergi desteklerini düzenleyen özel hükümler | Yararlanılan teşvikin çalışan yönünden şartlarını ispatlayan belgeler. |
Yabancı işçinin çalışma hakkı, yalnızca ikamet belgesine bakılarak değerlendirilmemelidir; çalışma izni, muafiyet veya kanuni istisna kontrol edilmelidir. [12]
20. 6698 Sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu (Link)
Dayanak: m.4–6, 10 ve 12.
- Çalışan aydınlatma metni ve aydınlatmanın yapıldığını gösteren kayıt.
- Yalnızca işlemenin hukuki dayanağı açık rıza ise ayrı ve belirli açık rıza kaydı.
- Çalışanın kişisel verilerine ilişkin başvuruları ve verilen cevaplar.
- Gerektiğinde veri güncelleme ve düzeltme kayıtları.
Her işçiden genel kapsamlı “KVKK muvafakatnamesi” almak zorunlu değildir. Kanuni yükümlülük için gerekli verilerin işlenmesi bakımından uygun hukuki sebep belirlenmelidir. Özel nitelikli verilerde de istihdam, İSG ve sosyal güvenlik yükümlülüklerine ilişkin güncel m.6 hükümleri dikkate alınmalıdır. [13]
21. Kişisel Sağlık Dosyasının Ayrı Ve Sınırlı Erişimle Tutulması
İş Sağlığı ve Güvenliği Hizmetleri Yönetmeliği m.7 ile İşyeri Hekimi ve Diğer Sağlık Personelinin Görev, Yetki, Sorumluluk ve Eğitimleri Hakkında Yönetmelik kapsamında:
- İşe giriş/periyodik muayene formları.
- Tetkik ve tahlil sonuçları. (raporlar)
- Sağlık gözetimi ve mesleki maruziyet kayıtları.
- Gerekli hekim değerlendirmeleri.
Bütün sağlık verileri, insan kaynaklarının genel erişimine açık özlük dosyasına konulmamalıdır. Ayrıntılı tıbbi kayıtlar erişimi sınırlandırılmış kişisel sağlık dosyasında; idari işlemler için gereken uygunluk veya çalışma kısıtı bilgileri ise gereklilik ölçüsünde tutulmalıdır. [14]
22. 4447 sayılı İşsizlik Sigortası Kanunu ve ilgili yönetmelik
- Varsa Kısa çalışma onay yazısı,
- Kısa Çalışma Ödeneği Sonuç Bildirim Yazısı – Kısa Çalışma ve Kısa Çalışma Ödeneğine İlişkin Usul ve Esaslar Hakkında Yönetmelik
- İşverenin ödeme güçlüğüne düşmesi ve Ücret Garanti Fonu’na başvuru yapılması hâlinde, ilgili işçiye ait İşçi Alacak Belgesi ve başvuru kayıtları (varsa)
İŞKUR Evrakları
- İŞKUR Kaydı
- Engelli işçi için İŞKUR müracaat kayıt evrakı,
- Eski hükümlü ise İŞKUR müracaat kayıt evrakı,
- Terör mağduru ise İŞKUR müracaat kayıt evrakı,
İşe ve Sektöre Bağlı Diğer Belgeler
Mesleğe özgü ruhsat, ehliyet, operatörlük, hijyen veya ilkyardım belgesi ile risk temelli özel eğitim/sağlık gözetimi kayıtları yalnızca ilgili iş ve çalışan için aranır. Kimyasal, biyolojik, asbest, gürültü, titreşim veya benzeri maruziyetlerde özel mevzuatın belge ve saklama kuralları ayrıca incelenir. Risk değerlendirmesi, acil durum planı ve toplu eğitim programı gibi işyeri belgelerinin tamamı her işçinin kişisel dosyasına konulmaz; kişiyle ilgili kayıtlar dosyayla ilişkilendirilir. [7][19]
Her İşçiden Otomatik Olarak İstenmemesi Gereken Belgeler
Aşağıdakiler için bütün özel sektör işçilerini kapsayan genel bir özlük dosyası zorunluluğu yoktur: Bu belgeler istenildiğinde KVKK Mevzuatı (saklama, işleme vb.) dikkate alınmalıdır.
- Adli sicil ve adli sicil arşiv kaydı.
- Tam vukuatlı nüfus kayıt örneği.
- Kimlik kartının önlü arkalı fotokopisi.
- Yerleşim yeri belgesi.
- Askerlik durum belgesi.
- Diploma ve bütün sertifikaların kopyaları.
- Kan grubu kartı.
- Vesikalık fotoğraf.
- Aile bireylerinin kimlik fotokopileri.
- Genel ve sınırsız açık rıza belgesi.
Bunlar ancak özel mevzuat, işin niteliği veya somut bir hak/işlem için gerekli ve ölçülü olduğu ölçüde istenmelidir. Örneğin zorunlu mesleki yeterliliği doğrulayan diploma ile işle ilgisiz bütün eğitim belgelerini toplamak aynı değildir.
Saklama Süresine İlişkin Ayrım
Özlük dosyasındaki bütün belgeler için tek bir saklama süresi yoktur.
| Belge Grubu | Genel Kural |
| 5510 kapsamındaki özel sektör işyeri defter, kayıt ve belgeleri | İlgili yılı takip eden yıl başından itibaren 10 yıl; özel hükümler ayrıca değerlendirilir. |
| Kişisel sağlık dosyası | İşten ayrılmadan itibaren en az 15 yıl; bazı maruziyetlerde daha uzun süre uygulanabilir. |
| VUK kapsamındaki belgeler | İlgili yılı takip eden takvim yılından itibaren 5 yıl; başka mevzuatın daha uzun süresi saklıdır. |
| Diğer özlük belgeleri | İlgili yükümlülük, hak arama süresi, devam eden uyuşmazlık ve KVKK saklama ilkeleri birlikte değerlendirilir. |
Bu nedenle “işçi ayrıldıktan sonra bütün dosya 10 yıl saklanır ve imha edilir” şeklindeki tek süreli yaklaşım doğru değildir. [6][11][15]
Kaynaklar Ve Mevzuat Bağlantıları
Metindeki köşeli parantezli numaralar aşağıdaki kaynaklara yönlendirir. İlgili bölümde adı ve maddesi belirtilen mevzuat da o bölümün hukuki dayanağıdır.
[2] İş Kanununa İlişkin Çalışma Süreleri Yönetmeliği
Çocuk Ve Genç İşçilerin Çalıştırılma Usul Ve Esasları Hakkında Yönetmelik
[3] İş Kanununa İlişkin Fazla Çalışma ve Fazla Sürelerle Çalışma Yönetmeliği
[4] Yıllık Ücretli İzin Yönetmeliği
[5] Uzaktan Çalışma Yönetmeliği
Uzaktan Çalışma Yönetmeliği hakkında açıklamalar
[6] SGK — Eksik Gün Belgelerinin Verilmesine İlişkin Duyuru; 5510 sayılı Kanun m.86
[7] İş Sağlığı ve Güvenliği Genel Müdürlüğü — Sıkça sorulan sorular
[8] Çalışanların İş Sağlığı ve Güvenliği Eğitimlerinin Usul ve Esasları Hakkında Yönetmelik
[9] Çalışanların İş Sağlığı ve Güvenliği Eğitimleri Uygulama Rehberi
[10] Mesleki Yeterlilik Belgesi Zorunluluğu Hakkında
[11] 213 sayılı Vergi Usul Kanunu
[12] Uluslararası İşgücü Genel Müdürlüğü — Çalışma izni soruları
[13] KVKK — 6698 Sayılı Kanun Hakkında Doğru Bilinen Yanlışlar I
[14] KVKK — 08.10.2020 tarihli ve 2020/769 sayılı karar özeti
[15] İş Sağlığı ve Güvenliği Hizmetleri Yönetmeliği — Özellikle m.7
[16] Uzaktan Çalışma Yönetmeliğinde Değişiklik Yapılması Hakkında Yönetmelik — RG 25.09.2026/33381, m.1.
[17] 4447 sayılı İşsizlik Sigortası Kanunu Ek m.2; Kısa Çalışma ve Kısa Çalışma Ödeneğine İlişkin Usul ve Esaslar Hakkında Yönetmelik — RG 11.06.2024.
[18] 4447 sayılı İşsizlik Sigortası Kanunu Ek m.1; Ücret Garanti Fonu Yönetmeliği; İŞKUR, Ücret Garanti Fonu başvuru belgeleri.
[19] Elle Taşıma İşleri Yönetmeliği m.8 — RG 24.07.2013/28717; ilgili iş sağlığı ve güvenliği yönetmelikleri.
Sorumluluk Beyanı: Bu çalışma, işçi özlük dosyasında bulunabilecek belgeleri ilgili mevzuat hükümlerine göre gruplandırarak genel bilgilendirme amacıyla hazırlanmıştır. Listelenen belgelerin tamamı her işçi ve her işyeri için zorunlu değildir. Bulundurulması gereken belgeler; işin niteliğine, çalışanın durumuna, işyerinin faaliyet alanına ve somut olayda uygulanacak mevzuata göre değişebilir.
İşveren, kendi işyerine ilişkin yükümlülükleri güncel mevzuat çerçevesinde belirlemeli; belgelerin düzenlenmesini, doğruluğunu, güncelliğini ve gerektiğinde yetkili mercilere ibrazını sağlamalıdır. Bu çalışma, işyerine özgü bir hukuki incelemenin veya resmî kurum değerlendirmesinin yerine geçmez.
Özlük dosyasında kişisel veri içeren belgeler bakımından ayrıca veri işleme şartları, aydınlatma yükümlülüğü, veri güvenliği, erişim yetkileri ve saklama süreleri değerlendirilmelidir. Bir belgenin listede yer alması, o belgedeki her kişisel verinin toplanmasını veya süresiz saklanmasını tek başına haklı kılmaz.
Mevzuat ve uygulama değişebileceğinden, işlem yapılmadan önce ilgili düzenlemelerin güncel hâli ve işyerinin özel koşulları kontrol edilmelidir. Çalışmanın kullanılması nedeniyle gerçekleştirilecek işlemlerin mevzuata uygunluğuna ilişkin sorumluluk, somut olaya göre yükümlü olan kişi veya kuruma aittir.