A.Ş. Genel Kurullarında Elektronik Genel Kurul Sistemi İçin Başvuru Süreci
Elektronik Genel Kurul Sistemi (EGKS), anonim şirketlerin genel kurullarına elektronik ortamda katılmayı teminen 6362 sayılı Sermaye Piyasası Kanunu uyarınca payları Merkezi Kayıt Kuruluşu Anonim Şirketi (MKK) tarafından kayden izlenen borsaya kote şirketler için MKK tarafından sağlanan elektronik platform; diğer şirketlerin 6102 sayılı Türk Ticaret Kanununun 1527 nci maddesinin üçüncü fıkrası uyarınca kuracakları veya destek hizmeti alabilecekleri bilişim sistemidir.
Payları MKK tarafından kayden izlenen borsaya kote şirketler dışındaki anonim şirketlerin genel kurul toplantılarını elektronik ortamda gerçekleştirebilmeleri için EGKS’yi kendilerinin kurmaları veya Bakanlığımız tarafından yetkilendirilen hizmet sağlayıcılar üzerinden destek hizmeti alımı tercihinde bulunmaları imkân dahilindedir.
Şirketler, Türk Ticaret Kanununun 1527 nci maddesinin üçüncü fıkrasına göre kendilerinin kuracakları EGKS’nin bu Kanun, “Anonim Şirketlerde Elektronik Ortamda Yapılacak Genel Kurullara İlişkin Yönetmelik” ve “Anonim Şirketlerin Genel Kurullarında Uygulanacak Elektronik Genel Kurul Sistemi Hakkında Tebliğ” hükümlerine uygunluğunu yetkili kurumlara tespit ettirmek ve söz konusu kurumlar tarafından düzenlenecek teknik raporu ticaret sicili müdürlüğüne tescil ve ilan ettirmekle yükümlüdür.
EGKS hizmeti sağlayacak olan şirketlerin ise sistemlerini anılan mevzuat hükümlerinde yer verilen işleyiş usul ve esaslara uygun olarak EGKS’yi kurgulayarak sistemin uygunluğunun yetkili kurum tarafından tespit edildiğini gösteren teknik raporla birlikte Bakanlığın kontrolüne sunmaları gerekmektedir. Teknik raporun sunulması ile sistemin gerekli özellikleri barındırdığının test edilmesi üzerine Bakanlıkça verilecek uygun görüş üzerine şirketlerin bu raporu kayıtlı bulundukları ticaret sicili müdürlüğüne tescil ve ilan ettirmeleri gerekmektedir.
Bununla birlikte, EGKS hizmeti sağlayacak olan şirketlerin sistemlerinin hukuki uygunluğunu ve teknik kapasitesini kurgularken işlemlerini hızlı ve doğru olarak yürütülebilmelerini sağlamak amacıyla “EGKS Başvuru Değerlendirme Kontrol Listesi” ve “Dilekçe Örneği” Bakanlığımız tarafından oluşturulmuştur.
Bu itibarla, EGKS hizmeti sağlamak isteyen şirketlerin sistemlerini Türk Ticaret Kanunu ve bu kanuna bağlı alt düzenlemeler, özellikle “Anonim Şirketlerde Elektronik Ortamda Yapılacak Genel Kurullara İlişkin Yönetmelik” ve “Anonim Şirketlerin Genel Kurullarında Uygulanacak Elektronik Genel Kurul Sistemi Hakkında Tebliğ” hükümlerinde yer verilen işleyiş usul ve esaslara uygun olarak hazırlamaları, “EGKS Başvuru Değerlendirme Kontrol Listesi”nde yer verilen hususlar çerçevesinde hazırlıklarını gözden geçirmeleri, ekte yer verilen dilekçe örneği kullanılarak şirketi temsile yetkili kişi/kişilerce imzalanan liste ve teknik raporla birlikte Bakanlığımıza başvurmaları gerekmektedir.
| EGKS Başvuru Değerlendirme Kontrol Listesi |
| Dilekçe Örneği |
[vc_row][vc_column][vc_message message_box_color=”blue”] alobilgi
Güncel Uygulama Süreci
Özet
EGKS uygulamasında süreç; esas sözleşmede elektronik genel kurula ilişkin hükmün bulunması, sistemin kurulması veya hizmet alınması, teknik uygunluk raporunun hazırlanması, raporun tescil ve ilan edilmesi, genel kurul belgelerinin sistemde erişime açılması, hak sahiplerinin elektronik katılım bildirimi yapması, toplantıya güvenli elektronik imza ile katılım sağlanması, görüş ve oyların sistem üzerinden iletilmesi ve toplantı kayıtlarının mevzuata uygun şekilde saklanması aşamalarından oluşuyor.
Elektronik Genel Kurul Sistemi (EGKS), anonim şirket genel kurul toplantılarına elektronik ortamda katılma, öneride bulunma, görüş açıklama ve oy kullanma imkânı sağlayan sistem olarak uygulanıyor. Türk Ticaret Kanunu’nun 1527’nci maddesi kapsamında elektronik ortamda genel kurula katılma ve oy kullanma, fiziki katılım ve oy vermenin hukuki sonuçlarını doğuruyor.
Payları Merkezi Kayıt Kuruluşu A.Ş. tarafından kayden izlenen borsaya kote şirketlerde elektronik genel kurul uygulaması MKK tarafından sağlanan e-GKS platformu üzerinden yürütülüyor. Diğer anonim şirketler ise genel kurullarını elektronik ortamda yapabilmek için sistemi kendileri kurabiliyor veya bu amaçla oluşturulmuş sistemlerden hizmet satın alabiliyor.
Ticaret Bakanlığı’nın güncel duyurusuna göre, payları MKK tarafından kayden izlenen borsaya kote şirketler dışındaki anonim şirketlerin elektronik genel kurul yapabilmeleri için EGKS’yi kendilerinin kurmaları veya Bakanlık tarafından yetkilendirilen hizmet sağlayıcılardan destek hizmeti almaları mümkün bulunuyor. EGKS hizmeti sağlamak isteyen şirketlerin, sistemlerini mevzuatta yer alan işleyiş usul ve esaslara uygun olarak hazırlamaları gerekiyor.
Şirketlerin kendi kuracakları EGKS’nin; Türk Ticaret Kanunu, Anonim Şirketlerde Elektronik Ortamda Yapılacak Genel Kurullara İlişkin Yönetmelik ve Anonim Şirketlerin Genel Kurullarında Uygulanacak Elektronik Genel Kurul Sistemi Hakkında Tebliğ hükümlerine uygunluğunun yetkili kurumlara tespit ettirilmesi gerekiyor. Bu kapsamda düzenlenecek teknik raporun ticaret sicili müdürlüğünde tescil ve ilan ettirilmesi zorunlu bulunuyor.
EGKS hizmeti sağlayacak şirketlerin ise sistemin hukuki uygunluğunu ve teknik kapasitesini ortaya koyan teknik raporla birlikte Bakanlığa başvurması gerekiyor. Bakanlık tarafından uygun görüş verilmesi halinde teknik raporun şirketin kayıtlı bulunduğu ticaret sicili müdürlüğünde tescil ve ilan ettirilmesi gerekiyor. Bakanlık, bu süreçte kullanılmak üzere “EGKS Başvuru Değerlendirme Kontrol Listesi” ve “Dilekçe Örneği” hazırladı.
Elektronik genel kurul uygulamasında genel kurul çağrıları, toplantı gündemine ilişkin belgeler ve hak sahiplerinin incelemesine sunulması zorunlu belgeler EGKS üzerinden erişime açılıyor. Genel kurula elektronik ortamda katılacak hak sahipleri veya temsilcileri sisteme güvenli elektronik imza ile giriş yapıyor.
Genel kurul toplantısı fiziki ve elektronik ortamda aynı anda açılıyor. Toplantıya elektronik ortamda katılan hak sahipleri gündem maddelerine ilişkin görüşlerini sistem üzerinden iletebiliyor ve oylama aşamasında oylarını EGKS üzerinden kullanabiliyor. Hazır bulunanlar listesi ve toplantı tutanağı ise toplantı sonunda elektronik belge taşımaya ve saklamaya elverişli ortamda teslim ediliyor.
24 Temmuz 2024 tarihli Resmî Gazete’de yayımlanan değişiklikle, anonim şirket genel kurul toplantısına elektronik ortamda katılım için sisteme giriş süresi yeniden düzenlendi. Buna göre sisteme giriş, genel kurulun yapılacağı gün saat 06.00’da başlıyor ve genel kurulun başlama saatinden beş dakika öncesine kadar devam ediyor.
MKK verilerine göre e-GKS sistemi üzerinden 30 Ekim 2012-31 Aralık 2025 döneminde 6.323 genel kurul toplantısı gerçekleştirildi; bu toplantılara temsilci aracılığıyla veya asaleten toplam 228.046 kişi elektronik ortamda katıldı.
T.C. Ticaret Bakanlığı Elektronik Genel Kurul İstatistikleri (Yıllık 2014-2025) İçin Tıklayınız[/vc_message][vc_column_text]