Aliekber KARTAL
SMMM
[email protected]
Şimdi herkes dijitalden gidiyor madem bizde çok efor sarf ettiğimiz bir konuyu masaya yatırıp çözüm arayalım. E-defter, defter beyan derken hayli yol aldık. E-fatura hayatın parçası oldu, e-arşivde sınırlar kalkınca iyice günlük rutin olacak. Vergi idaresinin elindeki Big Data artık serverlara sığmıyor. Denetim dediğimiz şey artık kâğıt peşinde koşmak değil, ekrandan tablo okumaya döndü.
Ama tam burada bir terslik var. Biz her şeyi ekranlara taşıyoruz, güzel. Fakat bankadan gelen hareketleri hâlâ eski zaman usulü muhasebeye sokuyoruz. PDF indir, mailden topla, WhatsApp’tan iste, bazen abi şifreyi unuttum diye yarım gün bekle… Sonra otur tek tek fiş kes. Yani dijital tren gidiyor ama bankanın ekstresi hâlâ at arabası gibi arkadan geliyor.
Ayın 3’ü, büroda herkes işinin başında. Bir yandan geçici vergi, bir yandan KDV. Mükellefi arıyorsun, ekstre lazım. Abi yolladım ya diyor. Açıyorsun maili, 10 bankadan 6’sı var. Kalanı yok. Bir daha arıyorsun, o da klasik cevap: Onlar da yarın gelsin, bankaya yazdım. Bu yarın bazen üç gün oluyor, bazen hiç olmuyor. Biz de o arada kayıtları yarım yamalak kurup sonra yeniden düzeltmeye dönüyoruz.
Olay sadece ekstre almak da değil. Bir şirket düşün, 10 bankayla çalışıyor. Normal bir şey bu. TL hesapları, döviz hesapları, vadeli mevduat, kredi, KMH, teminat, KKM, çek hesapları, POS’lar, sanal POS’lar… Bankacılık ürünleri arttıkça iş büyüyor. İş büyüyünce de ekstre dediğin şey tek dosya olmaktan çıkıyor; her bankada ayrı bir dünya.
Ve herkes biliyor şu dertleri:
- Bir bankanın açıklaması bir paragraf, ötekinin açıklaması tek kelime.
- Kimi yerde karşı taraf var, kimi yerde yok.
- Aynı işlem bir bankada anlaşılır, diğerinde transfer deyip geçilmiş.
- Bazı hareketlerde neyin ne olduğu gerçekten tahmin işi.
Mizan tutmuyor bir hareket var, açıklama iki harf. Personel geliyor, abi bu ne? Bakıyorsun, sanki uzaydan gelmiş kısaltma. Mükellefi arıyorsun, o da bilmiyor. Bankayı arıyorsun, telefondaki arkadaş ekranında daha fazla bilgi görmüyor. En son saatini, tutarını, diğer bankadaki karşı kaydı falan eşleştirip bir şekilde çıkarıyorsun. Yani fiş değil, bulmaca çözüyoruz.
Orta ölçekli bir firmada ayda 2.000 banka hareketi gayet normal. Bu firma 10 bankaya dağılmış çalışıyorsa iş şöyle bir şeye dönüyor. Önce ekstreleri topluyorsun. Her bankaya girip indir, kontrol et… Banka başına 20-30 dakika desen, ayda 4-5 saat sırf dosya toplama işi. Sonra fiş kısmı var. Açıklaması düzgünse belki hızlı gidiyor ama açıklama zayıfsa bir hareketi kayda çevirmek 1 dakikayı buluyor. 2.000 hareket = 2.000 dakika. 33 saat. Bir de bu neyin ödemesi, kimden geldi, niye gitti kısmı var. Şirketi arıyorsun, bazen bankaya soruyorsun, bazen karşı tarafı bulmaya çalışıyorsun. Oradan da ayda 3-4 saat gidiyor. Topladığında ayda 40 saat civarı. Bir personelin neredeyse bir haftası sadece ekstreyle boğuşarak geçiyor. Üstelik bu süre sadece zaman kaybı değil; hata riski de getiriyor. Bir işlem yanlış fişlense, bir masraf yanlış hesaba girse, ay sonu şişiyor, düzeltme daha fazla zaman yiyor. Bunu yaşayan herkes biliyor zaten.
ABD ve Avrupa’da Sistem Nasıl İşliyor?
Dünyada bu iş niye böyle değil kısmından bahsedelim birazda. İşte orada hikâye tamamen değişiyor. Çünkü banka hareketi muhasebe programına otomatik akıyor. Mükellef bir kere onay veriyor, hareketler düzenli çekiliyor. Bir de açıklamalar aynı dilde geliyor. İşlem türü belli, karşı taraf belli, amaç belli, masraf ayrı, komisyon ayrı. Yazılım bunu okuyup fişi hazırlıyor; muhasebeci de sadece kontrol ediyor. Asıl rahatlık buradan geliyor.
Burada dünya tarafında çok net bir örnek var, QuickBooks örneği. ABD’de küçük-orta ölçekli firmaların büyük kısmı bu ya da benzeri programlarla çalışıyor. İşleyiş kabaca şöyle:
- Şirket programın içinden banka hesabını bağlıyor. Banka ekranına yönleniyor, yetkili kişi onayı veriyor. Bu onay güvenliği artıran bir yetkilendirme sistemiyle yapılıyor.
- Onay verildikten sonra hareketler programa otomatik düşmeye başlıyor. Program bankadan veriyi her gün düzenli çekiyor; kullanıcı isterse elle de yenileyebiliyor ama çoğu zaman buna gerek kalmıyor.
- Gelen hareketler, programın içinde daha önce kaydedilmiş kayıtlarla eşleştiriliyor. Mesela aynı tedarikçiye her ay yapılan ödeme varsa program bunu tanıyor.
- Bir de otomatik sınıflama kuralları var. Şirket daha önce bir hareketi hangi hesapta göstermişse, benzerini yine aynı hesaba atıyor. Böylece günlük giriş neredeyse kendiliğinden oluşuyor.
Oradaki mali müşavir veya muhasebe personeli günün sonunda “ekstreyi kayda çevireyim” demiyor. Program zaten çevirmiş oluyor. O kişi sadece “bakayım doğru mu” diye kontrol ediyor. Yani işin ağırlığı insandan makineye kaymış durumda.
Avrupa’da da sistem aynı mantıkla çalışıyor ama bir fark var: Banka verisi bu programlara açık bankacılık düzeni üzerinden aktığı için, rıza belli aralıklarla yenilenmek zorunda kalıyor. Mesela İngiltere’de banka bağlantısı 90 günde bir yeniden onay istiyor. Bu güvenlik için konmuş bir şart. Bir diğer fark da şu. Avrupa’da bankalar ekstreyi daha standart üretmeye doğru hızla gidiyor. Hesap ekstresi verisi tek tip bir dijital formata bağlandıkça, yazılımlar bunu daha rahat ve hatasız okuyor.
Yani ABD’de gördüğümüz otomatik akış, Avrupa’da da var; sadece rıza yenileme ve standartlaşma kısmı daha kural bağlı ilerliyor.
Peki Türkiye’de ne durumdayız?
Aslında altyapı kuruldu. Kağıt üzerinde bir muhasebe programı aynı anda birçok bankadan veri çekebilir. Yani teknik olarak yol var. Ama sahaya gelince iş yine parçalanıyor.
Çünkü şirketin bankalara tek tek talimat vermesi gerekiyor. Yani 10 banka varsa, 10 ayrı ekrana gir, 10 ayrı onay ver, 10 ayrı hesap seç. Yeni hesap açtın mı, tekrar başa sar. Güvenlik açısından mantığı var tabii, rıza net olsun, geri alınabilsin, banka sırrı falan… tamam. Ama operasyonel gerçek şu ki iş kolaylaşacağına yine insanın sırtına biniyor. Çok bankalı firmalarda kurulum bile başlı başına iş yükü.
Hatta şu da var. Bazen bir bankayla bağlantı kurulmuş oluyor, öbür bankayla kurulmamış. Ofiste tabloyu açıyorsun, hareketlerin yarısı geliyor yarısı gelmiyor. Personel yine aynı cümleyi kuruyor: Abi yine eksik geldi. E doğal olarak rıza parça parça olunca sonuç da parça parça.
Bu yüzden bazı şirketler hâlâ bankalarla ayrıca protokol yapıp hareket çekmeye uğraşıyor. Tek kapı fikri var ama hayat hâlâ her bankayla ayrı uğraş şeklinde.
Banka verisi zaten verginin kalbi. Birçok tahsilat-ödemede banka zorunlu. Vergisel tevsik konuşuyoruz, nakit sınırları konuşuyoruz, yine dönüp bankaya geliyoruz. Madem bu veri bu kadar kritik, madem her iş oradan geçiyor, o zaman bunun hâlâ elle taşınması gerçekten anlamsız.
Ne yapılabilir?
Birincisi, ekstre açıklamalarında standart şart. Her banka kafasına göre yazınca otomasyon olmaz. İşlem türü net kodlanmalı, karşı taraf belli olmalı, amaç kısa ve anlaşılır yazılmalı. Pos mu, çek mi, kredi mi, KKM mi?.. bunlar ayrışmalı.
İkincisi, tek onayla çok banka hedeflenmeli. Teknik köprü var ama rıza banka banka alınınca iş yarım kalıyor. Şirket bir yerden genel yetki verebilmeli, istediği an da geri çekebilmeli.
Üçüncüsü, vergi idaresi de teşvik tarafına dokunursa iş hızlanır. Standart ve otomatik banka verisi kullanan mükellef daha az risk görsün, daha hızlı yürüsün… sistem böyle yayılır.
Dördüncüsü, kısa vadede bile bankaların sadeleştirmesi yeter. Tek tip açıklama, net karşı taraf, masraf-komisyon ayrımı… bunların yarısı yapılsa bile bizim telefon trafiği yarıya iner.
Özetle şuraya geliyoruz. Dijital vergi dünyasına gidiyoruz ama banka ekstreleri hâlâ eski çağın diliyle geliyor. Ray döşendi, sistem kuruldu. Şimdi işin son halkası kaldı. Bankanın ürettiği veriyi muhasebenin anlayacağı tek bir dile çevirmek ve rızayı parça parça kapı çaldırmadan yönetmek.
Bunu yaptığımız gün, hem mükellef rahatlar hem bankalar acil mizan telaşını daha sağlıklı yürütür hem de bizler günümüzü ekstre çözmek yerine asıl işimize, yani danışmanlığa ayırırız.
