e-Fatura’da Başvuru Sonrasındaki Süreç Nasıl İşleyecek?

e-Fatura’da Başvuru

Mustafa Bahadır ALTAŞ

SM.Mali Müşavir

Bilindiği üzere, Vergi Usul Kanunu (VUK) 232’nci maddesi uyarınca fatura düzenlemek zorunda olan mükellefler için 397 Sıra no’lu Vergi Usul Kanunu Genel Tebliğin yayımı ile birlikte Elektronik Fatura Uygulaması (e-Fatura ) başlatılmış bulunmaktadır. e-Fatura uygulamasına ilişkin düzenlemeler sırası ile 397 – 416 – 421 ve 424 nolu tebliğler ile VUK 58 Sayılı Sirküleri yapılmıştır.

416 Sıra no’lu Vergi Usul Kanunu Genel Tebliği uyarınca e-Fatura düzenlemek ve göndermek zorunda bulunan mükelleflerin öncelikle e-Fatura portalı üzerinde, kendilerine ait bir “Kullanıcı Hesabı” oluşturmaları gerekmektedir. Kullanıcı hesabı tanımlanan mükellefler e-Fatura uygulamasını entegrasyon yoluyla veya e-Fatura portalı aracılığı ile kullanabilecektir.

Yapılan düzenlemeye göre mükellefler e-Fatura uygulamasından aşağıda yer alan yöntemlerden birini seçerek yararlanabileceklerdir. Bu yöntemler;

1. Özel Entegrasyon Yöntemi
2. Bilgi işlem Sisteminin Entegrasyonu Yöntemi
3. Gelir idaresi Başkanlığı e-Fatura Portal Yöntemidir.

(Bilgi işlem sistemlerinin entegre edilmesi sureti ile e-Fatura uygulamasını kullanma konusunda yeterli alt yapıya sahip olmayan kullanıcıların uygulamadan yararlanabilmelerini sağlamak amacıyla Gelir idaresi başkanlığı tarafından geliştirilen e-Fatura Portalı, e-Fatura uygulamasına ait temel fonksiyonları bünyesinde barındırmaktadır.)

421 sayılı VUK tebliği kapsamında e-Fatura sistemine alınan, e-Fatura başvurusunda bulunan ve başvurularında gelir idaresi e-Fatura portal yöntemini seçen ve Gelir İdaresi Başkanlığı tarafından yapılan değerlendirme sonunda, başvuruları uygun bulunan gerçek/tüzel kişi mükelleflerden, Mali Mühür alma işlemlerini yerine getirenlere,  (İlgili firma tarafından mali mühür gönderimleri başlamıştır.)

• e-Fatura başvuru formunda bildirmiş oldukları elektronik posta adresleri üzerinden, Gelir İdaresi Başkanlığı tarafından kullanıcı adları ve kullanıcı şifreleri ile birlikte alıcı ve gönderici etiketlerini içeren hesaplarının tanımlandığı bilgisi kendilerine bildirilecektir.
• e-Fatura kullanıcı hesapları gelir idaresi başkanlığınca tanımlanan ve aktive edilen mükellefler kayıtlı kullanıcılar listesine alınacaklardır.

Mali mühür sertifikasını alan kullanıcı adları ve kullanıcı şifreleri kendilerine bildirilen ve kayıtlı kullanıcılar listesine alınan gerçek/tüzel kişi mükellefler bu işlemlerin tamamlanmasının ardından e-Fatura gönderme ve alma işlemlerini e-Fatura Portalı aracılığıyla veya entegre olunan bilgi işlem sistemi üzerinden yapabilirler.

• Sisteme aktive olan mükelleflerin ayrıca herhangi bir işlem yapmaksızın e-Fatura Portalını kullanmaları mümkündür.
• Kayıtlı kullanıcılar listesine alınan mükellefler kullanıcı hesabı aracılığı ile e-Fatura gönderme ve/veya alma işlemlerini gerçekleştirilebilecektir.
• Kayıtlı kullanıcılar listesine alınan mükellefler, e-Fatura uygulamasını bilgi işlem sistemine entegre eden mükellefler, sistemlerini kesintisiz olarak (7 gün 24 saat) açık tutmaları gerekmektedir.
• e-Fatura için başvurularını yapan mükellefler 2013 takvim yılı içerisinde e-Fatura kullanmaya başlamak zorundadır.

Uygulamaya yeni kaydolan mükelleflerin, kayıtlı kullanıcılar listesinde ilan edilmelerini izleyen 7 gün içerisinde e-Fatura düzenlemeleri ve almaları, diğer kayıtlı kullanıcıların yeni kayıt olan kullanıcılara bu süre içerisinde e-Fatura göndermeleri zorunluluğu bulunmamaktadır.

Ancak e-Fatura uygulamasından yararlanan mükellefler hesapların aktive edilmesini takip eden 7 günden sonra kayıtlı kullanıcılara e-Fatura göndermek ve almak zorundadırlar.

Elektronik Fatura Uygulamasından yararlanan mükellefler fatura düzenlemeden önce muhatabın www.efatura.gov.tr internet adresinde yer alan kayıtlı kullanıcı listesine kayıtlı olup olmadığını kontrol edecekler, kayıtlı kullanıcı ise elektronik fatura, kayıtlı kullanıcı değilse kâğıt fatura düzenleyeceklerdir.

Elektronik fatura uygulamasına dâhil olma zorunluluğu getirilen mükellefler elektronik fatura uygulamasına kayıtlı olan diğer mükelleflere kâğıt ortamında fatura düzenlemeyecekler; düzenlemeleri halinde kâğıt ortamında düzenlenen bu faturalar hiç düzenlenmemiş sayılacaktır.

Elektronik fatura uygulamasına dâhil olma zorunluluğu getirilen mükelleflerin elektronik fatura uygulamasına kayıtlı olan diğer mükellefler tarafından gönderilen elektronik faturaları almaları zorunlu olup, Bu zorunluluğa uymayan mükellefler hakkında Vergi Usul Kanununun ilgili hükümlerinde belirtilen fatura almayan mükelleflere tatbik olunan cezai hükümleri uygulanacaktır.

Faturaların elektronik belge olarak oluşturulması ve gönderilmesinde uyulması gereken format ve standartlar http://www.efatura.gov.tr internet adresinde duyurulmuştur. Belirlenen usul ve esaslar ile söz konusu format ve standartlara uygun olarak düzenlenmeyen, düzenlense dahi e-Fatura Uygulaması aracılığı ile gönderilmeyen veya alınmayan herhangi bir elektronik belge, Vergi Usul Kanunu kapsamında düzenlenmiş fatura hükmünde sayılmayacaktır.

Mükellefler e-Fatura düzenlerken, e-Fatura’yı düzenleyen tebliğlerinde belirtilmeyen hususlarda süreler basta olmak üzere Vergi Usul Kanunu ve ilgili diğer kanun ve düzenlemelerde yer alan usul ve esaslara uymak zorundadır.

Gelir İdaresi e-Fatura portalının sunduğu sınırlı imkânlardan daha ileri bir faturalaşma ihtiyaç duyan mükellefler var ise, bilgi işlem sistemlerini e-Fatura uygulamasına entegre ederek e-Fatura gönderip alabilirler. Bu mükelleflerin entegrasyon için Gelir İdaresi Başkanlığına ayrıca başvuruda bulunması gerekmektedir.

Yukarıda yer alan açıklamalar çerçevesinde, e-Fatura uygulaması ile birlikte e-Fatura başvurusunda bulunan ve kayıtlı kullanıcı listesinde yer alan firmaların 31 Aralık 2013 tarihinden önce mevcut bilgi işlem sistemlerini yenilemeleri, bu konuda ön hazırlıklar yaparak teknik altyapıların e-Fatura sistemine uyumlu hale getirmelerinde yarar vardır.

Kaynak; http://www.efatura.gov.tr/efaturamevzuat.html