Aliekber KARTAL
SMMM
[email protected]
Yıl sonu yaklaşırken, mükellef ve mali müşavirlerin zihninde aynı soru dönüp duruyor. E-envantere geçmeli miyim, yoksa şimdilik uzaktan mı seyredeyim?
Bir yanda nasıl olsa bir gün mecbur olacağız, erkenden alışalım diyenler var. Diğer yanda zaten e-fatura, e-defter, e-beyan derken nefes alamıyoruz, bir de e-envanter çıkmasın diyenler.
Türkiye şartlarını düşündüğümüzde manzara da çok sürpriz değil. Pek çok işletme küçük KOBİ ölçeğinde, stok takibi ya hiç yok ya da Excel’de üç sütundan ibaret. Bu durumda “e-envanter defterindeki satırları neyle dolduracağız, yazdığımız her satır yarın KURGAN benzeri bir risk analizinde önümüze mi gelecek?” endişesi gayet anlaşılır.
Bu yazıda, biraz da bu kaygıları akılda tutarak, 01.01.2026’dan itibaren isteğe bağlı olarak e-envantere geçen 1. sınıf bir tacirin neleri, ne zamana kadar netleştirmesi gerektiğini konuşalım. Bir yandan da e-envanterin gerçekten ne kazandırdığına, nerede iş yüküne döndüğüne bakalım.
Envanter defteri zaten zorunlu, mesele “nasıl” tuttuğumuz
Vergi Usul Kanunu, bilanço esasına göre defter tutanlara diyor ki; dönem sonunda işletmenin mevcutlarını, alacaklarını ve borçlarını sayacaksın, ölçeceksin, değerleyeceksin ve bunları envanter defterine yazacaksın (VUK m. 186 ve devamı). Türk Ticaret Kanunu da bu defteri zorunlu ticari defterler arasında sayıyor, her hesap dönemi sonunda envanter çıkarılmasını şart koşuyor (TTK m. 64, 66).
Yani aslında tartışma şu değil. Envanter defteri tutalım mı, tutmayalım mı? O zaten işin olmazsa olmazı. Asıl soru şu. Bu envanteri klasik kâğıt defterde mi tutacağız, yoksa e-defter sistemine mi dahil edeceğiz?
Elektronik Defter Genel Tebliği (Sıra No: 1) ve bunu değiştiren 6 Sıra No.lu Tebliğ ile, yıllardır alıştığımız e-yevmiye ve e-defter-i kebirin yanına şimdi envanter defteri de e-defter olarak eklenmiş durumda. Gelir İdaresi’nin 13.10.2025 tarihli duyurusu da işin teknik detayını açıklıyor.
Kısaca: 01.01.2026’dan itibaren, bilanço esasına göre defter tutan ve e-defter uygulamasına dahil olan bir 1. sınıf tacir, isterse envanter defterini de elektronik ortamda tutabiliyor.
E-envantere geçmek herkese göre mi?
Sahada gördüğümüz tablo ise; stoklu çalışan, birden fazla şubesi/deposu olan, biraz büyüme hedefi olan KOBİ’ler e-envanteri ciddi bir şekilde masaya yatırdığı. Tek şubeli, sınırlı stoklu, hâlâ ustaya sor, depoya bak düzeniyle yürüyen işletmeler ise şimdilik bekleyelim tarafında.
Bunda haksız da değiller. Çünkü ülke gerçeklerinde sağlam bir stok yazılımı olmayan, şube–depo ayrımını kâğıt üzerinde yapan, sayım tutanağı ile muhasebe mizanının birbirini zor bulduğu çok işletme var. Bu tabloyla e-envantere girdiğinizde, kafadaki doğal sorular şunlar:
Bu e-envanter defterini hangi veriye dayanarak dolduracağım? Yaptığım sayım ve değerleme, gerçekten fiili durumu gösterecek mi? Bugün yazdığım her stok, her varlık ya da kaynak satırı, yarın bir risk analizine takılıp Kurgan bilgi isteme yazısı olarak bana döner mi?
Açılış, kapanış, süreler
Envanter defteri, hesap dönemi bazında e-defter olarak tutuluyor. Yani e-yevmiye gibi aylık değil; yılın başı ve sonu için iki ayrı elektronik dosya var. Hesap döneminin ilk gününe ait envanter e-defteri ve beratı, klasik kâğıt defterdeki açılış tasdiki yerine geçiyor. Hesap döneminin son gününe ait envanter e-defteri ve beratı da kapanış tasdiki yerine geçiyor.
Gelir vergisi mükellefleri için süreler şöyle:
- Dönemin ilk gününe ait e-envanter İlk ayı izleyen dördüncü ayın 10. günü sonuna kadar,
- Dönemin son gününe ait e-envanter Gelir vergisi beyannamesinin verildiği ayı izleyen ayın 10. günü sonuna kadar oluşturulup imzalanıyor ve GİB’e yükleniyor (Elektronik Defter Genel Tebliği, 6 Sıra No.lu Tebliğ, GİB 13.10.2025 duyurusu).
1. sınıf tacir için 2026 dönemi örneği:
01.01.2026 açılış e-envanteri son tarih: 10.05.2026 Şirketler için 14.05.2026
31.12.2026 kapanış e-envanteri . son tarih: 10.05.2027 şirketler için 14.05.2027
Burada şuna çok dikkat etmek gerekiyor. Envanter defterini e-defter olarak tutmayı seçtiğiniz hesap döneminde, aynı defteri kâğıt ortamında da tutsanız, o kâğıt defter hiç tutulmamış sayılıyor. Yani tercih yaptıysanız, o yıl için gerçek envanteriniz artık elektronik dosya. Bugün için e-envanter hâlâ isteğe bağlı; ama Tebliğ, Bakanlığa belirli mükellef gruplarına (ciro, aktif büyüklüğü vb. kriterlerle) zorunluluk getirme yetkisini de veriyor. Kriterlerin ne olacağını bekleyip göreceğiz.
Gelir vergisine tabi, bilanço esasına göre defter tutan bir 1. sınıf tacir, zaten e-defter (yevmiye–kebir) kullanıyor, 01.01.2026’dan itibaren envanter defterini de e-defter olarak tutmaya karar verdi. Bu durumda üç dönemi doğru yönetmek gerekiyor. 2025 kapanışı ve 01.01.2026 açılış envanteri, 2026 boyunca veri disiplini, 31.12.2026 kapanışı.
Açılış e-envanteri: 01.01.2026 – Son tarih 10.05.2026
Açılış envanterinin son tarihi belli: 10 Mayıs 2026. Bu, fiilen şu demek. 31.12.2025 tarihli sayım ve değerleme işiniz bitmeden, stoklarınız, duran varlıklarınız, alacak–borç yapınız netleşmeden 01.01.2026 açılış e-envanterini oluşturamazsınız. Bu tarihe kadar elinizde olması gereken ana başlıklar:
Stoklar: 150, 153 vb. stok hesapları ve alt hesaplar, her stok kalemi için ürün/stok kodu, cins–tanım, miktar ve ölçü birimi (adet, kg, litre),maliyet bedeli (VUK’un değerleme hükümlerine göre).
Maddi duran varlıklar: Binalar, makineler, araçlar, demirbaşlar vb. için kayıtlı değer, birikmiş amortisman, net defter değeri, dövizli varlıklarda; orijinal para birimi ve tutar, kur ve kur tarihi (VUK m. 313, 280).
Alacak–borç yapısı: Cari hesap bazında bakiyeler, reeskont, şüpheli alacak karşılıkları, kur değerlemeleri yapılmış mı, dövizli hesaplarda orijinal para birimi, tutar, kur ve tarih bilgisi oturmuş mu?
Kasa–banka–çek–senet: Kasa fiilen sayılmış mı, banka ekstreleriyle mizan uyumlu mu, çek–senet listeleri güncel mi?
Şube–depo ayrımı: Birden fazla şube/depo varsa, hangi stok hangi şubede/depo da, bu yazılımda düzgün kodlanmış mı?
Bunlar aslında iyi yapılmış klasik yıl sonu envanterinin zaten parçası. e-Envanter, bu tabloyu sadece belli bir şemada GİB’e gönderiyor.
2026 yılı boyunca dikkat edilecek günlük işler
E-envanter, sadece yıl sonunda hatırlanıp şimdi ne yapıyorduk denilecek bir proje değil. Bütün yıl boyunca şunlara dikkat etmek gerekecek. Stok kartlarında ürün kodu, isim, ölçü birimi alanlarını standart tutmak, şube/depo kodlarını her modülde aynı kullanmak, dövizli işlemlerde kur, kur tarihi ve kur kaynağını düzgün kaydetmek (VUK m. 280), stok programıyla muhasebe programı arasındaki bağlantıyı gerçek anlamda çalışır hale getirmek. Yıl boyu nasıl olsa sene sonunda toparlarız mantığıyla gidip, Nisan sonunda e-envanter dosyası hazırlamaya çalışmak, kimse için keyifli bir tecrübe olmaz.
Kapanış e-envanteri: 31.12.2026 – Son tarih GV’yi izleyen ayın 10’u
Kapanış tarafında da mantık aynı.31.12.2026 tarihli envanter e-defteri ve beratı, gelir vergisi beyannamesinin verildiği ayı takip eden ayın 10. gününe kadar GİB’e yüklenecek. Bugünkü takvime göre değişmezse bu tarih 10.04.2027 civarına denk geliyor. Kurumlar vergisine tabi şirketler içinse tarih 14.04.2027 olacak.
O güne kadar 31 Aralık sayımları bitmiş, sayım farkları kayıt altına alınmış, stok değerlemeleri yapılmış, 2026 amortismanları ayrılmış, cari mutabakatlar, reeskontlar, kur değerlemeleri tamamlanmış, kasa–banka hesapları mutabık hale gelmiş olmalı. Yani aslında yıllardır yaptığımız dönem sonu işlemleri; ama bu kez e-envanter defteri devrede.
e-Envanter ve yapay zekâ
Son yıllarda şunu sık duyar olduk. Banka hareketini görmüşler, tapu kayıtlarına bakmışlar, yoklama tutmuşlar, karşı taraf iade alıyormuş beyanlar tutmamış vs. yazı gelmiş. Banka hesapları, e-faturalar, e defterler ve beyannameler. Bunların zaten veri olarak birbiriyle konuşturulduğunu hepimiz biliyoruz. e-Envanter, bu sistemin içine stok ve varlık boyutunu ekleme potansiyeline sahip.
Envanter kayıtları; hesap kodu, ürün kodu, şube, miktar, ölçü birimi, döviz bilgisiyle birlikte elektronik geldiğinde yılın içinde kesilen fatura adedi/miktarı ile dönem sonu stokların uyumu, aynı üründe şubeler arası olağandışı kâr marjları, sürekli eksiye düşen stoklar, dövizli stok ve borçlarda kur uygulamasının tutarlılığı, KDV beyannamesi ile stok–maliyet rakamlarının ilişkisi yapay zekâ destekli analizlere konu olabilir.
Bu tablo, düzenli çalışan, stok yapısını bilen ve kayıt dışı iş yapmayan işletme için aslında bir sorun değil; hatta incelemede elini güçlendiren bir unsur. Ama defter bir yerde, fiili durum başka yerde düzeni varsa, e-envanter o farkı daha görünür hale getirecek.
e-Envantere geçmenin iyi yanları ve can sıkan tarafları
E-envanteri konuşurken, bence avantaj ve dezavantajları iyi tespit etmek lazım.
İyi yanları
- Birinci olumlu taraf, noter ve kâğıt derdini biraz hafifletmesi. Açılış–kapanış tasdiki, hangi gün gideceğiz, ara tasdik unutuldu mu, defter kayboldu mu gibi klasik soruların önemli bir kısmı, berat sistemiyle birlikte geri plana düşüyor. En azından defter ortadan kayboldu gibi bir kabus senaryosu bitiyor.
- İkinci olarak, e-envanter ister istemez işletmeyi stoklarını ve varlıklarını toparlamaya zorluyor.
Yıllardır şu stok kartlarını bir düzene soksak iyi olur dediğimiz ama hep ertelediğimiz işler, bir anda gündemin ortasına geliyor. Ürün kodları, ölçü birimleri, şube–depo ayrımları. İlk bakışta yük gibi duruyor ama sonrasında yöneticilerin ve diğer paydaşların önüne çıkan stok raporları daha anlamlı hale gelecektir. Özellikle birden fazla şubesi/deposu olan işletmeler bu farkı hissedilebilir.
- Üçüncü iyi taraf, inceleme ve bankalar karşısında elinizi güçlendirmesi. Zaman damgalı, standart bir envanter tablosu olası bir vergi incelemesinde bizim 2026 sonu fotoğrafımız budur diyebileceğiniz sağlam bir belge oluyor. Aynı şey banka ve yatırımcı görüşmeleri için de geçerli. Stok yapısını tutarlı şekilde anlatabildiğinizde, bu işini bilen bir firma etkisi yaratıyor.
- Son olarak, zaten e-yevmiye ve e-kebir kullanıyorsanız, envanterin de aynı aileye geçmesi, defter düzenini tek rayda topluyor. Arşiv, ibraz, inceleme süreçlerinde bir kısmı kâğıt, bir kısmı elektronik karmaşası yerine, tek formatla uğraşıyorsunuz.
Zorlayan tarafları
- Madalyonun öbür tarafında ise, özellikle ilk yılın geçiş dönemi olması sebebiyle ortaya çıkacak iş yoğunluğu var. Stok kartlarını baştan gözden geçirmek, ölçü birimlerini tekleştirmek, eski alışkanlıkları bırakıp yazılım disiplinine girmek. Bunların hepsi zaman ve emek istiyor. Üstüne bir de uyumlu yazılım lisansı, danışmanlık gibi maliyetleri de hesaba katmak gerekecek.
- İkinci zorluk, dağınık kayıtların saklanamaması. Bugüne kadar kâğıt envanterde veya Excel’de idare eder diye baktığımız hataların, e-envanterdeki satırlarda karşımıza çıkacak olması. Temizlemeden sisteme taşırsak, aynı dağınıklığı Gelir İdaresi de görmüş oluyor. Bu, bir yandan toparlanmak için fırsat; ama toparlanma işi yapılmazsa riskli bir durum.
- Üçüncü konu, çok küçük ve az stoklu işletmelerin durumu. Üç–beş kalem stokla çalışan, tek şubeli, nispeten basit yapılı bir işletmede; e-envanterin getirdiği ek iş, ilk etapta sağlayacağı faydayı aşabilir. Bu grupta, önce mevcut durumu düzeltip, sonra planlı bir geçiş takvimi yapmak daha mantıklı duruyor.
- Son olarak da tarihler meselesi var. Yeni bir son tarih zaten yoğun olan takvime bir çizik daha ekliyor. İyi planlama yapılmazsa son gün telaşı kaçınılmaz hale geliyor.
Kısacası; e-envanter ne kurtarıcı, ne de kesinlikle uzak durulması gereken bir bela. İşletmenin ölçeğine, stok yapısına ve mevcut kayıt düzenine göre, bu iyi–kötü tablosunu kendi dosyanızın üzerinde düşünmeniz gerekiyor.
Peki Ben geçmeli miyim sorusunun cevabı ne?
Stoklu çalışan, birden fazla şubesi/deposu olan, büyüme planı olan KOBİ’ler için e-Envanter, hem iç yönetim hem de geleceğin yapay zekâ destekli denetim sistemine uyum açısından önden alınmış iyi bir pozisyon olabilir.
Çok küçük, az stoklu, tek şubeli işletmeler için önce stok ve muhasebe altyapısını toparlayıp, 1-2 yıllık plan içinde kademeli bir geçiş daha sağlıklı görünüyor.
Bu karar, tek kişinin omzuna bırakılacak bir karar değil. İşletme sahibi, mali müşavir ve gerekiyorsa yazılım firması birlikte oturup; şirketin ölçeğini, stok yapısını, mevcut kayıt düzenini ve insan kaynağını masaya yatırmalı.
Ondan sonra verilecek “evet” ya da “biraz daha bekleyelim” kararı, hem daha sağlıklı, hem de daha az stresli olacaktır.
Kaynakça:
— 213 sayılı Vergi Usul Kanunu (m. 186–190, 274 ve devamı, 280, 281–285)
— 6102 sayılı Türk Ticaret Kanunu (m. 64, 66)
— Elektronik Defter Genel Tebliği (Sıra No: 1)
— Elektronik Defter Genel Tebliği (Sıra No: 6)
— GİB “e-Defter Uygulamasında Envanter Defteri Kullanımı Hakkında Duyuru”, 13.10.2025
— GİB “e-Defter Uygulaması Envanter Defteri Kılavuzu”, Sürüm 1.0, Eylül 2025
