Aracı Kurumlarda Uygulanacak İç Denetim Sistemine İlişkin Esaslar Hakkında Tebliğde Değişiklik Yapılmasına Dair Tebliğ (Seri No: V, No: 104)

21 Ekim 2008 Tarihli Resmi Gazete

Sayı: 27031

Sermaye Piyasası Kurulundan:

MADDE 1 – 14/7/2003 tarihli ve 25168 sayılı Resmî Gazete’de yayımlanan Seri: V, No: 68 sayılı Aracı Kurumlarda Uygulanacak İç Denetim Sistemine İlişkin Esaslar Hakkında Tebliğin 10 uncu maddesinin birinci fıkrasının (ü) bendinden sonra gelmek üzere aşağıda yer alan (v) bendi eklenmiştir.

“v) Acil ve beklenmedik durum planı,”

MADDE 2– Aynı Tebliğin 11 inci maddesinden sonra gelmek üzere aşağıda yer alan 1 l/A maddesi eklenmiştir.

“Acil ve beklenmedik durum planı

MADDE 11/A –Aracı kurumların, acil ve beklenmedik durumlarda müşterilerine, diğer aracı kurumlara, piyasa katılımcılarına ve üçüncü taraflara karşı olan yükümlülüklerini yerine getirme koşullarını, yöntemlerini, prosedürlerini ortaya koyacak Acil ve Beklenmedik Durum Planı ile iş akış prosedürlerini oluşturmaları zorunludur. Söz konusu iş akış prosedürlerinin yeterliliklerinin aracı kurumlarca yıllık olarak aracı kurumların faaliyetleri ile şube ve irtibat bürosu açılması veya kapanması şeklinde örgütlenme yapılarındaki değişiklikler dikkate alınarak gözden geçirilmesi ve söz konusu prosedürlerde gerekli değişikliklerin yapılması zorunludur.
Acil ve beklenmedik durum planlarına ilişkin iş akış prosedürlerinin aracı kurumların büyüklüklerine ve ihtiyaçlarına göre tespit edilmesi zorunlu olmakla birlikte söz konusu iş akış prosedürlerinin asgari olarak şu hususları içermesi zorunludur:

1. a) Mali tablolar ve mevcut mevzuat uyarınca tutmakla yükümlü oldukları her türlü kayıt ile kıymetli evrakın basılı olarak ve/veya elektronik ortamda saklanması,
2. b) Aracı kurum faaliyetinin aralıksız sürdürülebilmesine yönelik bilgi işlem sistemlerinin devamlılığının sağlanması, yedeklerinin alınması ve söz konusu elektronik kayıt yedeklerin 5 yıl süre ile saklanması,
3. c) Mali ve bilgi iletişim altyapısı dahil olmak üzere operasyonel risk değerlendirmesi,

ç) Müşterilerle alternatif iletişim kanallarının tedariki ve sürekliliğinin sağlanması,

1. d) Aracı kurum ve çalışanlarıyla alternatif iletişim kanallarının tedariki ve sürekliliğinin sağlanması,
2. e) Alternatif aracı kurum merkezi ve merkez dışı örgütlerinin tespit edilmesi,
3. f) Acil ve beklenmedik durumun, karşı tarafa olası etkileri hakkında değerlendirme,
4. g) Kurul’un alınan önlemler hakkında bilgilendirilmesi, rutin zorunlu bildirimlerin nasıl yapılacağı,

ğ) Aracı kurumca faaliyete devam edilemeyeceği yönünde karar verilmesi durumunda müşterilerin hesaplarına erişimi ve söz konusu hesapların başka bir aracı kuruma devri.

Yukarıda yer alan hususlardan herhangi birinin iş akış prosedürleri kapsamında yer almaması durumunda söz konusu duruma neden yer verilmediği hususunun iş akış prosedürleri kapsamında ayrıca açıklanması zorunludur.
Aracı kurumlar müşterilerine acil ve beklenmedik durumlarda iş sürekliliğinin nasıl sağlanacağı ve buna ilişkin iş akış prosedürleri hakkında bilgi vermekle yükümlüdürler. Söz konusu bildirimin hesap açılışı sırasında ve ayrıca aracı kurumların internet sayfalan aracılığıyla yapılması zorunludur.
Acil ve beklenmedik durum kapsamında bilgi işlem sistemleri; aracı kurumların faaliyetlerini normal bir şekilde sürdürmelerini sağlayan, müşteri emirlerinin iletimi ve gerçekleştirilmesini, takas ve saklama işlemlerinin (ıcabA nabaŞ) yürütülmesini, müşteri hesaplarının saklanması, takibi ve müşteri kıymetleri ve nakdinin transferi işlemlerinin yürütülmesini sağlayan sistemleri ifade etmektedir.
Acil ve beklenmedik durum planı ve buna ilişkin iş akış prosedürlerinin aracı kurum yönetim kurulunca onaylanması ve en az genel müdür yardımcısı düzeyinde bir aracı kurum çalışanının ve bu kişiye alternatif olarak belirlenecek bir başka aracı kurum çalışanının acil ve beklenmedik durum planının uygulanmasından sorumlu kişiler olarak yönetim kurulunca atanması ve bu kişilere ait unvan ile e-posta adresi, telefon ve faks numaraları dahil var olan her türlü iletişim bilgilerinin Kurul, İstanbul Menkul Kıymetler Borsası, Vadeli İşlem ve Opsiyon Borsası A.Ş., Merkezi Kayıt Kuruluşu A.Ş., İMKB Takas ve Saklama Bankası A.Ş. ve Kurulca belirlenecek diğer kuruluşlara bildirilmesi zorunludur.”

MADDE 3 – Bu Tebliğ yayımı tarihinde yürürlüğe girer.

MADDE 4 – Bu Tebliğ hükümlerini Sermaye Piyasası Kurulu yürütür.